Voor het opbouwen en onderhouden van een sterke relatie met de klant, is persoonlijke communicatie een must have. Reeds verzamelde data maakt dit mogelijk, maar moet dan wel op de juiste manier worden ingezet. Een document composition systeem ondersteunt organisaties hierin. Daarnaast zorgt het voor efficiëntie, effectiviteit en compliancy in de uitgaande communicatie met de klant, cliënt, burger of zakenpartner.
Er zijn veel document composition systemen op de markt. Hoe kiest u voor het juiste systeem? Voor u het weet ziet u door de bomen het bos niet meer. In deze blog beschrijf ik de vijf checks voor het kiezen van een toekomstbestendig document composition systeem.
Definitie Document composition
Allereerst: wat verstaan we onder een document composition systeem? Dit is een tool waarmee volledig automatisch documenten worden geproduceerd zonder dat medewerkers een briefsjabloon moeten openen en handmatig uit een eerder document teksten moet kopiëren. Document composition ligt in het verlengde van de applicatie waarmee u uw bedrijfsprocessen uitvoert. Dit kan bijvoorbeeld een verzekeringsapplicatie, een klantsysteem of polis-administratiesysteem zijn. Tijdens of na afloop van een bedrijfsproces moet als resultaat een document worden geproduceerd.
Een document composition tool wordt gekoppeld aan uw systeem. Het geeft het systeem waarin u werkt het document composition systeem een seintje. Hierdoor wordt automatisch het juiste en actuele document gegenereerd. Daarbij wordt de vooraf vastgelegde huisstijl automatisch geïntegreerd met de inhoud. Het verwerken van offerteaanvragen, de afhandeling van klachten, het vervaardigen van complexe polissen, het opstellen van juridische adviezen en schadeafhandeling worden op deze manier in hoge mate geautomatiseerd.
Check 1: Multi-channel output
Kan de tool omgaan met alle gewenste communicatie kanalen? Zijn er business rules in te stellen?
Een goed document composition systeem werkt met multi-channel output. Hierdoor wordt het document op de gewenste wijze verstuurd, gepubliceerd (bijvoorbeeld in een klantportaal) of gearchiveerd. Dit moet mogelijk zijn voor web, e-mail, print en social media.
Check 2: Volume
Kan de tool omgaan met uw volume van documentverwerking? Documenten kunnen individueel worden geproduceerd, on demand, of in hoog volume voor al uw relaties in één keer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan batchverwerking van prolongatie nota’s, jaarafrekeningen of rekeningoverzichten. Het is belangrijk om met de leverancier in gesprek te gaan over het documentvolume van uw bedrijf, zodat de best passende oplossing kan worden gekozen voor de specifieke situatie. Het is belangrijk dat de tooling schaalbaar is en flexibel is in het opvangen van piekmomenten.
Check 3: Eenvoudig beheren
Is de tool eenvoudig in gebruik voor degene die de documenten moeten onderhouden? Een document composition systeem moet werk uit handen nemen. Bij sommige document composition-tools is een speciale programmeertaal of kennis van de software nodig om een template te maken. Bij andere partijen stelt alleen kennis van Word de organisatie al in staat om 95 procent van de brieven te onderhouden. Medewerkers die met document composition aan de slag gaan, kunnen met een uitgebreide tool zelf bepalen wie, wanneer en wat er wordt aangepast aan bepaalde templates. Dit zorgt voor overzicht, waardoor er minder fouten worden gemaakt.
Check 4: Migratie-mogelijkheden
Zijn uw huidige briefteksten herbruikbaar? Wat kunt u meenemen van de huidige documenten?
De migratie van bestaande templates en tekstblokken vanuit huidige Word templates of andere document composition systemen hoeft geen barrière te vormen. De implementatiepartner moet geruime ervaring met migratieprojecten hebben en beschikken over een team dat alle templates en tekstblokken kan omzetten naar het nieuwe systeem.
Check 5: De match met it
Past de document composition tool in het applicatielandschap? Voor de it-afdeling van uw organisatie is het belangrijk te weten welke impact een nieuwe tool heeft. Wanneer de document composition tool future proof, flexibel en wendbaar is en past in het huidige IT-landschap, weet u dat u de juiste keuze maakt.
Met bovenstaande check ben je op weg naar de keuze van een passend document composition tool. Naast de keuze voor het juiste systeem, is de keuze voor een juiste implementatiepartner ook geen overbodige luxe. Een dergelijk implementatietraject is namelijk iets waar veel it-managers voor vrezen. In mijn volgende blog beschrijf ik welke vijf stappen een bedrijf moet doorlopen voor het implementeren van een document composition systeem.
