Innovatie is het sleutelwoord in 2018. Iedereen gaat aan de slag met blockchain, internet of things en het ontwikkelen van apps. Iedere (grote) onderneming wil zoveel mogelijk van het it-budget besteden aan innovatie, maar moet een deel van het budget besteden aan legacy. Hoe sneller je de kosten voor legacy verlaagt hoe meer je overhoudt voor innovatie.
De kostentargets van een ict-afdeling zijn steeds vaker gekoppeld aan het uitzetten van legacy applicaties. Projecten om legacy uit te faseren strijden qua prioriteit met de commerciële projecten en compliance/wetgevingsprojecten zoals GDPR. De extra eisen vanuit wet- en regelgeving leiden weer tot extra verplichte aanpassingen in de legacy en daarmee extra kosten. Daarom wordt een snelle afbouw steeds belangrijker.
Aanpak
Om meer focus en grip te krijgen op het rationaliseren van applicaties richten sommige organisaties een aparte afdeling ‘end of life’ (eol) op. Door het maken van een roadmap, eventueel samen met een externe adviseur, wordt bepaald wat de planning is en wanneer welke applicatie wordt uitgefaseerd. De inrichting van eol kun je in een aantal fasen doen:
Fase 1 – Verantwoordelijkheid ligt voor de geselecteerde eol-applicaties bij de latende it-managers. De afdeling eol inventariseert de applicaties en gaat op basis van managed sourcing de continuïteit borgen (inclusief kennisoverdracht).
Fase 2 – Afdeling eol neemt de eol-applicaties in beheer met ondersteuning van de latende it-managers voor de resources en kennis.
Fase 3 – De afdeling eol neemt een actieve rol in de uitvoering van de roadmap en neemt de verantwoordelijkheid van de eol-applicaties. Vanaf nu stuurt eol strak op het uitfaseren volgens de roadmap.
Prijs en personeel
Werk met een P (price) * Q (quantity) model voor de infrastructuur. Het maakt niet uit of het gaat om de interne doorbelasting van een eigen ict-afdeling of bij afname van een service van een externe dienstverlener. Hierbij is de prijs per applicatie of database vast. Als een applicatie en bijbehorende databases worden uitgefaseerd, dalen direct de kosten voor technisch applicatiebeheer en databasebeheer.
Hetzelfde effect treedt op aan de applicatiekant, doordat het uitfaseren van een Applicatie betekent dat minder mensen nodig zijn.
Ook belangrijk is hoe lang de applicaties nog mee gaan. Voor minder dan één jaar kun je het beste een constructie verzinnen met de vertrekkende medewerkers dat ze nog doorwerken. Als applicaties langer dan één jaar mee gaan, is het verstandig in een korte periode van bijvoorbeeld zes weken kennisoverdracht te doen van de vertrekkende medewerkers naar jongere collega’s. Deze investering is de moeite waard, want er zijn meer grote ondernemingen die mensen met dezelfde kennis nodig hebben.
Bij een outsourceconstructie kan de outsource manager de mensen inzetten bij meerdere klanten. Bij eigen personeel is het slim om te kijken of je de mensen kunt delen met andere bedrijven, waardoor je de kosten deelt en de continuïteit waarborgt.
Edwin Huygens, service delivery en transitie manager bij CGI
