Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Het werkende leven voor en ná Teams

Computable Expert

Hylke van der Velde
Country Manager Netherlands, AvePoint. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation, Datamanagement en Cloud Computing.

In grote organisaties is samenwerken een uitdaging. Medewerkers zijn betrokken bij verschillende projecten, krijgen veel mails en werken met verschillende tools zoals Skype, OneDrive, Trello, Dropbox en Slack. Zou het niet prettiger zijn om het teamwerk te stroomlijnen en centraliseren? In dit artikel bekijken we hoe Microsoft Teams hierbij kan helpen.

Microsoft Teams is een relatief nieuw platform binnen Office 365, dat is ontworpen voor teamwork. Verder is het een one-stop-shop, die tools biedt om te helpen bij het naleven van regels rond de AVG/GDPR.

Voor samenwerking biedt het een uniforme, vertrouwde omgeving met tools voor communicatie (chat, meetings en calls) en om documenten en informatie te vinden en delen in alle geïntegreerde Office 365-apps. Verder kan Office 365 gepersonaliseerd en uitgebreid worden via een ecosysteem van interne en externe apps, processen en devices. Als geheel biedt het platform enterprise-data-security en standaardtools voor compliance en beheer. Met Microsoft Teams worden ten slotte bestaande tools als SharePoint, Skype for Business en Ondedrive bij elkaar gebracht. Dat klinkt mooi, maar hoe overtuig je gebruikers om ermee te gaan werken?

Vóór het Teams-tijdperk

"Hoe vaker je van taak wisselt, hoe langzamer dat verwerken gaat"

Veel medewerkers zijn uit noodzaak gewend om met veel verschillende tools te werken. Dat is niet bevorderlijk voor hun concentratie en productiviteit, omdat het bijna onmogelijk is in een lekkere werkflow te komen met al die gefragmenteerde tools en verschillende browservensters. Het brein moet steeds switchen en zich heroriënteren als je van de ene op de andere tool overstapt. En dat niet een paar keer per dag, maar vele malen. Dat gaat ten koste van de productiviteit. Het verwerken van informatie kost immers tijd en energie. Hoe vaker je van taak wisselt, hoe langzamer dat verwerken gaat. En doordat je minder gefocust bent, voer je de verschillende taken minder goed uit. Daarnaast belast je voortdurend je ‘werkgeheugen’, waardoor andere delen van het brein die cruciaal zijn bij denkwerk, niet aan bod komen.

Nieuwe manier van werken

Microsoft Teams is een one-stop-shop voor communicatie en samenwerking, en medewerkers hebben daardoor in theorie minder behoefte aan externe tools. Als ze op Teams overstappen, kunnen ze dus veel productiever werken en het vergroot bovendien de betrokkenheid bij het bedrijf en onderling. Een ander voordeel is dat Teams de wensen van gebruikers centraal stelt, uiteraard zonder de zakelijke doelstellingen van de werkgever uit het oog te verliezen. Microsoft Teams is alleen een technisch innovatief product, dat een fundamenteel nieuwe manier van werken introduceert. Het gebruik ervan vereist een culturele verandering binnen een organisatie, en een gedragsverandering van gebruikers. Ga daarom niet over één nacht ijs bij het introduceren van Microsoft Teams.

Weerstand bij verandering

"Gebruikers hunkeren naar eenvoud bij het uitvoeren van hun werkzaamheden"

Verandering binnen organisaties kan vrijwel altijd op weerstand rekenen. Over het algemeen bestaat circa 35 procent van de medewerkers uit early adopters die nieuwe technologie snel omarmen. Veel anderen hebben in hun werkende leven vaak al talloze nieuwe tools moeten omarmen, waardoor de ‘verandermoeheid’ is toegeslagen. Om de weerstand weg te nemen en een duurzame adoptie te realiseren, is een eenvoudige training niet genoeg. De belangrijkste dingen die nieuwe gebruikers zich afvragen zijn: wat heb ík eraan en het gaat nu toch ook prima? Wat schiet ik op met deze nieuwe manier van werken? Wordt het niet alleen complexer dan het al was?

Gebruikers hunkeren naar eenvoud bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Het is belangrijk om de gebruikers’ weerstand bij de invoer van Teams te overwinnen door quick wins te demonstreren. Laat bijvoorbeeld zien hoe je eenvoudig 24/7 met collega’s van elk continent kunt samenwerken vanaf je mobiele telefoon.

En als het erom gaat de acceptatie van nieuwe technologie bij medewerkers te vergroten, is het van het grootste belang dat gebruikers gemakkelijk het ‘juiste’ kunnen doen. Het gebruik moet dan ook zo laagdrempelig mogelijk zijn, waardoor gebruikers zonder frictie op de juiste manier gaan werken. Medewerkers willen gewoon hun werk doen, terwijl de it- en juridische afdeling kritische bedrijfsinformatie wil beschermen. Een balans hiertussen vinden is mogelijk. Het is daarom aan te raden om in verband met governance de ‘rules of engagement’ te specificeren en te automatiseren.

Bij Teams is sprake van veel selfservice. Daarbij is het belangrijk om het proces van het verstrekken van faciliteiten en permissies aan een medewerker te controleren en waar mogelijk te automatiseren. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld per ongeluk gevoelige informatie delen met externe partijen en dat wil je niet.

En wat als het project klaar is, blijft het Team dan bestaan of hoe ga je het archiveren? Wanneer dit soort dingen automatisch gebeuren is de kans op fouten aanzienlijk kleiner. Automatiseren helpt medewerkers vanzelf het ‘juiste’ te doen.

Wijs daarnaast enthousiaste medewerkers aan die feedback geven over wat wel en niet werkt en deel hun ervaringen met de anderen. Het enthousiasme van deze early adopters straalt af op andere medewerkers, wat bijdraagt aan de verandering op lange termijn. Je wilt niet dat medewerkers Microsoft Teams al na een paar dagen of weken weer opgeven. Het is daarom van belang om die verandering uitermate te faciliteren en te ondersteunen. Hiertoe heeft Microsoft zes strategieën ontwikkeld om de adoptie van Microsoft Teams binnen een organisatie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wie over die strategieën meer details wil horen, zoekt op internet naar bijvoorbeeld webinars gehost door Dux Raymond Sy (AvePoint) en Karuana Gatimu (Microsoft).

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Goed verhaal, klinkt prima. Wat ik echter mis is een visie op hoe je hiermee op de lange duur om gaat. Mensen komen en gaan in een organisatie, mensen krijgen nieuwe functies en dus andere informatie rechten.
Hoe borg je GDPR-achtige zaken hierin? Zoals al gezegd, iemand kan simpel, per ongeluk, vertrouwelijke info delen etc. de organisatie is verantwoordelijk, niet het individu. Rechten uitgeven doet iedereen wel, als het nodig is, maar wie verwijderd rechten die niet meer nodig zijn, nee sterker, die niet meer mogen bestaan?
M.a.w. hoe "ruim je op"?

Ik heb een office 365 licentie en al meerdere keren willen samenwerken in Teams met bedrijven die ook Office 365 hebben. Niet één keer was dat een soepele ervaring en komt dus niet van de grond.

Laat het mij nu eens zien in een video en dan niet zo'n nietszeggend filmpje van Microsoft zelf. Ik ken alleen mensen die Teams "verkopen", maar niemand die er nu echt in productie mee werkt.

Ik wil dus best meer weten van teams, maar tot nu was de ervaring ruk. Nodig mij uit: henri@thingks.academy

Heb ook wat ervaringen met Teams:
- de communicatie via Teams lijkt wat beter te gaan dan met Lync.
- onduidelijke planning met behulp van een soort electronish KanBan board
- onduidelijk document storage (waar staan die documenten dan)?
http://techgenix.com/microsoft-teams-data/

Verder goede vragen van Henk hierboven.

Selfservices versus compliance, de balans tussen wat kan en mag blijft altijd lastig en de opmerking van auteur over wat te archiveren als het project klaar is blijkt zo'n puntje van governance waar dus pas over nagedacht wordt als de bonnetjes zoek zijn. Bonnetjes die 7 jaar ongewijzigd bewaard moeten worden volgens Nederlandse fiscale wetten en misschien is de cloud dus niet de beste plaats om in te archiveren.

Zelfde ervaring als @Henri: meteen toen Teams beschikbaar kwam in Office 365 met een paar "early adapters" uitgeprobeerd, maar 1-voor-1 haakte men af. Later weer eens geprobeerd met zelfde resultaat. De ideeën erachter zijn leuk, presentaties en verkooppraatjes erover lovend, ook zoals hier als "expert verhaal", maar waar is het als collaboratieve UC-tool voor bedrijven succesvol in gebruik momenteel? Wat zijn dat voor bedrijven, wat gebruiken ze wel en niet en waar moet er nog iets verbeterd worden? Krijgen we straks ondanks alle gerichtheid op selfservice en gebruiksvriendelijkheid toch weer een nieuwe ICT-functie erbij? Dus naast of liever ter vervanging van de Sharepoint Beheerder nu de Teams Beheerder, die de hele dag bezig is de governance en koppelingen met de rest van het Microsoft ecosysteem te finetunen en gebruikers in het woud aan mogelijkheden de weg te wijzen?

Mijn inschatting is dat het nog geen volwassen enterprise product is en nu Lync/Skype for Business eindelijk een SIP-trunk ondersteunt en Microsoft daarna nu ook WebRTC integreert in deze suite, er kans is dat het toch een blijvertje kan worden. Maar de kans dat het de weg van vele nieuwe en met veel bombarie gepresenteerde Microsoft producten volgt en dus snel weer van het toneel verdwijnt ook nog zeker niet valt uit te sluiten.

@henk, ik ben het volledig met je eens. Het gevaar van een product als Teams is dat iedereen content creëert, maar niemand beslist wat de retentie is. Het begint bij een beleid op retentie. Er zijn een aantal goede tools beschikbaar die op basis van de content direct een retentie voor maken. Ook kun je bijvoorbeeld automatisch rechten intrekken bij inactiviteit om compliant te blijven. Maar tools werken uiteraard alleen bij een goed beleid.

@Henri & @Fred, in mijn wereld zie ik juist veel enthousiasme voor het gebruik van Teams. Maar het hangt wel sterk af van het type organisatie. Ik ben zelf ook vrijwilliger bij een kleine stichting waar ik liever gebruik maak van Slack of Basecamp.

@KJ, uitstekende toevoeging. Dit zijn inderdaad een aantal verborgen zaken die je goed moet begrijpen voordat je start.

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2019-05-07T11:17:00.000Z Hylke van der Velde
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.