We zitten in een periode van stijgende energiekosten, hoge inflatie en consumenten en bedrijven die prijsbewuster worden. Elk bedrijf wil groeien, maar in deze onstabiele economische tijden is dat moeilijker dan ooit. Digitalisering van het uitgavenbeheer is een eenvoudige manier om de controle over de bedrijfsuitgaven te vergroten en winstgevend te blijven.
De meeste bedrijven zoeken voortdurend naar manieren om de bedrijfsvoering te optimaliseren. Toch wordt het vaak pas in een crisis duidelijk welke zaken goed zijn verlopen en welke minder goed. Moeilijke economische tijden kunnen zelfs een voedingsbodem zijn voor toekomstig succes als inefficiënte bedrijfsprocessen onder de loep worden genomen en de controle over de bedrijfsuitgaven wordt vergroot.
Een moderne financiële afdeling moet een centrale rol spelen in de bedrijfsstrategie van een organisatie en haar middelen inzetten voor het verzamelen van data. Op basis daarvan zijn analyses te maken die de onderneming in staat stellen de juiste klanten te bereiken, prijzen te bepalen, in de juiste markten te investeren en risico’s te berekenen. Kortom, de afdeling moet bijdragen aan groei.
Progrnoses
Met digitale tools en externe ondersteuning kunnen bedrijven hun uitgavenbeheer verbeteren en een completer overzicht van uitgaven krijgen. Digitalisering van dit proces kan direct kosten besparen door meer transparantie en helpt betere prognoses van uitgaven te maken. Daarnaast zorgt de implementatie van één gestandaardiseerd proces voor alle soorten uitgaven (out-of-pocket, kaartbetalingen en facturen) voor minder complexiteit en tijdwinst. En dat geeft de financiële afdeling meer ruimte om zich te richten op strategisch werk om de winstgevendheid van het bedrijf te verhogen.
Als onderdeel van uitgavenbeheer is het noodzakelijk om bepaalde uitgaven te verminderen om zo een bedrijf goed uit de crisis komt. Daarom is het ook zaak dat bedrijven hun interne rapportageprocedures digitaliseren.
Betaalkaarten
Met digitaal uitgavenbeheer kunnen werknemers zelf eenvoudig zakelijke uitgaven bijhouden via een app, of dit automatisch doen met gekoppelde zakelijke betaalkaarten.
Het is bijvoorbeeld mogelijk om foto’s van bonnen te maken via smartphones, deze te koppelen aan de juiste transactie en opmerkingen toe te voegen. Zo hoeven declaraties niet achteraf te worden bewerkt en krijgen accountants snel en eenvoudig nauwkeurige informatie. Tegelijkertijd krijgen ze een realtime-overzicht van de bedrijfsuitgaven, zodat iemand aan het eind van de maand niet voor verrassingen komt te staan wanneer alle declaraties binnenkomen. Het tijdrovende proces van het uitzoeken van creditcard-afschriften aan het einde van de maand behoort dan tevens tot het verleden.
Declareren
Het declareren van onkosten zorgt bij sommige medewerkers voor stress. Volgens een recent onderzoek van Pleo moeten Europese werknemers gemiddeld 907 euro aan onkosten per jaar declareren en dit kan leiden tot zorgen over wanneer ze hun geld terugkrijgen. Sterker nog, ruim de helft van de respondenten gaf aan bonnetjes te hebben verloren waardoor ze bepaalde bedrijfsuitgaven niet konden declareren.
Met digitaal uitgavenbeheer neem je niet alleen de onzekerheid voor bedrijven weg, maar ook voor werknemers. Zeker in de huidige economische tijden kan het wachten op betalingen van declaraties veel stress opleveren. Deze middelen verwijzen het voorschieten van zakelijke uitgaven naar het verleden en maken dat werknemers snel het voorgeschoten bedrag teruggestort krijgen.
(Auteur Eilika Regenbrecht is country lead Nederland bij Pleo.)
