Verbonden blijven en vergaderen in hybride tijdperk

En hoe kun je effectief overleggen met collega’s van wie de helft thuis zit? Hoe vervang je het schouderklopje of een vernietigende blik? De synergie tussen medewerkers heeft nu eenmaal invloed op de prestaties van een organisatie. Ondertussen weten we dat die synergie ook kan ontstaan door elkaar online te ontmoeten. Hoe ziet dit eruit in de nieuwe werkvorm?

De situatie kun je goed vergelijken met de rookruimtes, waar in een grijs verleden nog veel gebruik van werd gemaakt. Hier ontstonden spontane gesprekken, ideeën en werd een overleg nog voorbereid of nabesproken. Als niet-roker bestond de kans dat je deze informatie miste. Deze situatie wil je voorkomen bij een hybride werkvorm. Organisaties moeten ervoor waken dat er onderscheid ontstaat tussen de medewerkers op afstand en op kantoor. Optimaliseer thuiswerken op afstand, faciliteer contact met collega’s en bedenk hoe je collega’s het beste bij de organisatie kan betrekken, want dit ontstaat niet vanzelf.

 

Micropauzes

Hoe ziet vergaderen eruit in een hybride tijdperk? Voor een belangrijk overleg, functionerings- of kennismakingsgesprek gaat de voorkeur vermoedelijk uit naar een fysieke ontmoeting. Online missen we de non-verbale communicatie, wat juist een belangrijk rol speelt bij het gevoel van verbinding en persoonlijk contact.

Zodra de noodzaak afneemt om elkaar offline te ontmoeten, kun je een overleg online plannen. Probeer daarnaast eens niet langer dan vijftien tot twintig minuten in te plannen. Stap af van de gewoonte om meteen een halfuur of uur te reserveren of voeg micropauzes toe aan overleggen die langer duren dan 45 minuten.

Gebruik de juiste technologie

Een goed overleg valt of staat met goede communicatie en interactie ongeacht fysiek of online. Mensen moeten zich gehoord voelen en moeten elkaar ook de ruimte geven om elkaar meer te laten horen. In het begin zal het niet makkelijk zijn zo’n dynamiek te creëren in een hybride overleg, maar hier kan technologie ons bij helpen.

Microsoft heeft onlangs een aantal aanpassingen gedaan waardoor presenteren met PowerPoint via Teams makkelijker verloopt. Doel is om het contact met collega’s te behouden. Met deze presenter mode ben je als presentator zichtbaar alsof je zelf presenteert voor een scherm. Voordeel is dat de presentator in het middelpunt staat en de presentatie het verhaal ondersteunt in plaats van dat dit alle aandacht naar zich toetrekt. In dit kader is het goed om te wijzen op de keerzijde van het delen van het scherm. Wees je ervan bewust dat deelnemers elkaar niet goed kunnen zien wanneer je je scherm deelt. Vergeet dus niet tijdig weer te stoppen met delen om te voorkomen de interactie verdwijnt.

Een ander voorbeeld is de Meeting Owl. De naam verklapt het al: het is een 360-gradencamera die de volledige vergaderzaal toont en focust op de persoon die aan het woord is. Dit geeft het gevoel alsof iedereen daadwerkelijk aan dezelfde vergadertafel zit. Kortom, wees creatiever met de digitale faciliteiten die je tot je beschikking hebt waarmee je de interactie met elkaar kunt verhogen.

Vr-bril

De tijd dat we met zijn allen op kantoor zitten, komt naar verwachting niet meer terug. Des te meer moeten we innovaties als vr/ar (virtual en augmented reality) omarmen in het bedrijfsleven, die ons helpen een hybride werkomgeving te creëren. Deze technologie stelt je in staat om vanuit je huiskamer of kantoor interactief samen te werken met collega’s en klanten in dezelfde virtuele ruimte. Je kunt onder meer bestanden delen, opmerkingen plaatsen, notities maken, interactieve presentaties en 3d-designs bekijken.

Nederland mag nog digitaler worden. Vooral de traditionele branches lopen achter. Ter illustratie: de autobranche heeft in de lockdown-periode omzet in stand gehouden door het werk voort te zetten via online-gesprekken. Stel je eens voor hoeveel meerwaarde er is te creëren als nieuwe businessmodellen worden omarmd gefocust op de digitale transformatie. Een autofabrikant kan bijvoorbeeld gaan samenwerken met innovatieve startups die virtuele testritten aanbieden. Daarmee wil ik zeggen dat er nog zoveel branches aan de vooravond staan van hun digitale transformatie.

Voor nu is het belangrijk dat we het nieuwe werken opnieuw gaan ontwerpen en ontdekken. Wanneer je iedereen actief betrekt bij nieuwe technologische ontwikkelingen, zal de acceptatie een stuk vlotter verlopen en boek je eerder succes.

(Auteur Mike van Zandwijk is technology development manager bij Winvision.)