Doe je voordeel met de stilte voor volgende storm

Stel dat morgen het land vanwege een pandemie of andere calamiteit weer op slot gaat, hoe staan organisaties er dan voor? Schakelen ze naadloos over naar werken op afstand en lopen business, productie, finance en hrm zonder onderbrekingen door? Of moeten ze weer teruggrijpen op noodscenario’s en lapmiddelen?

De storm van de pandemie werd snel opgevolgd door nieuwe onzekerheid. Het is dus niet verstandig om achterover te leunen. Wanneer het relatief rustig is, is het juist de tijd om de organisatie stormbestendig te maken. Zorg dat de kloof tussen het tempo van verandering en het vermogen van de organisatie om die veranderingen bij te houden niet groot wordt. 

Hoe zorg je ervoor dat je organisatie veranderingen – verwacht en onverwacht – kan bijhouden en niet overvallen wordt door nieuwe ontwikkelingen? Een deel van het antwoord is te vinden in digitale technologie. Een ict-landschap dat processen compliceert en toegang tot data en toepassingen plaats- en tijdgebonden maakt, helpt niet om snel te kunnen schakelen. Niet bij calamiteiten, maar ook niet bij de dagelijkse gang van zaken. Een organisatie die weet wat verandering en groei betekenen, is Basic-Fit. Het is met met meer dan drie miljoen leden en ruim duizend clubs een van de snelst groeiende sportschoolorganisaties in Europa. 

De groei is er nog lang niet uit, hoorde ik van Marie-Véronique Bernard, hoofd hr bij Basic-Fit. Tijdens een evenement vertelde ze dat haar organisatie ongeveer elke werkdag een nieuwe club opent. Sinds haar aantreden in 2018 maakt zij zich daarom sterk voor één geïntegreerd hr-systeem voor de gehele organisatie. 

Instroom

Bernard legde uit dat ze zo’n twintig afzonderlijke it-systemen in beheer hadden, gecombineerd met een continue en grote instroom aan nieuwe medewerkers. Volgens haar werden de it-managers bijna wanhopig van die dynamiek en complexiteit. En uit al die systemen was niet eens uit te halen hoeveel mensen er exact werkzaam waren. ‘We moesten echt over naar een centraal systeem dat ons structuur gaf, processen stroomlijnde en standaardiseerde, en ons niet alleen volledig inzicht gaf in de feiten en cijfers van hr, maar ook diepere inzichten en extra tools voor hr opleverde’, aldus de topvrouw. Dat systeem moest bovendien gebruiksvriendelijk zijn, omdat nieuwe hr-medewerkers niet eerst een heel opleidingstraject in waren te insturen om te kunnen werken met het systeem. ‘Daar is simpelweg geen tijd voor’, aldus Bernard.

Buitenwereld

Implementaties gaan nooit zoals gepland, want de buitenwereld wacht niet tot je een keer klaar bent. Zo zat Atlas Professionals midden in de implementatie toen de coronapandemie uitbrak. André Secrest, finance director bij Atlas Professionals, vertelde dat hij desondanks toch besloot de implementatie door te zetten. Secrest wijt het aan wilskracht: ‘Je weet waar je vandaan komt en je weet waar je naartoe wilt. Maar in die tussenfase van een overstap naar een nieuw systeem kan het nog wel even lastig zijn. Het is dan belangrijk om je te blijven realiseren waarom je het doet. Durf te dromen en durf echt te veranderen. Anders maak je de overstap naar dezelfde toepassing met alleen een nieuwe naam. En daarmee kun je de veranderende wereld om je heen niet bijhouden.’

Natuurlijk is het voor organisaties ook zonder pandemie of andere crisis al een hele kluif om ontwikkelingen bij te houden en niet aan de verkeerde kant van de acceleration gap terecht te komen. Een geïntegreerd, centraal cloudsysteem, dat ervoor zorgt dat alle vestigingen waar ook ter wereld met dezelfde standaarden en processen werken is eigenlijk een basisvoorwaarde. Actuele (liefst realtime-)data en analyses die altijd en overal beschikbaar en direct bruikbaar zijn, maken het mogelijk om snel beslissingen te nemen die op feiten en inzichten gebaseerd zijn. En dat is geen overbodige luxe in deze dynamische tijden.