De IT’er in de rol van assistent-accountant

Met de huidige SaaS-software ligt de kracht van de it-medewerker binnen een bedrijf niet meer in het onderhoud van de boekhoudsoftware zelf. Waar vroeger updates van de software op de pc’s geïnstalleerd moesten worden, daar neemt de leverancier dit nu via de cloud voor zijn rekening. SaaS-software verandert dus de rol van de it'er. In dit artikel de uitleg waarom dit zo is.

Nu boekhoudsystemen meer en meer over kant-en-klare automatische koppelingen beschikken, behoren – naast het updaten van de boekhoudsoftware – het aanleveren van bestanden zoals bankexports in een bepaald formaat of het moeten koppelen van systemen door middel van op maat geprogrammeerde api’s tot het verleden.

Rol van adviseur

De komst van slimme boekhoudsoftware maakt dat de it’er met zijn tijd mee moet gaan om waardevol te blijven voor de organisatie. Een nieuwe rol waarin hij zijn meerwaarde kan bewijzen, lijkt die van adviseur over de mogelijkheden van de online-boekhoudprogramma’s. Juist advies op dit vlak scheelt de organisatie uren tijd: bij de implementatie, maar ook in het gebruik. De financiële administratie en de controles door de accountants verlopen dan immers snel en efficiënt.

Om als it’er de rol van technische assistent-accountant glansrijk te vervullen, is kennis nodig van de functionaliteiten van de moderne boekhoudsoftware.

Kennis van functionaliteiten moderne boekhoudsoftware

De meest interessante technische functies van boekhoudprogramma’s anno 2017 zijn:

• UBL-facturen.

Deze functie zorgt voor efficiënte verwerking van uitgaande facturen.

• Automatische koppelingen met bank en andere software.

Deze functie zorgt voor efficiënte verwerking van bankboekingen. Door een boekhoudprogramma te kiezen waarbij er een koppeling mogelijk is met bijvoorbeeld het urenregistratiesysteem van het bedrijf, zijn gegevens te synchroniseren, waardoor er een erp-systeem ontstaat.

• Blockchain.

Blockchain voorkomt veel handmatig werk van de accountant bij de verbandcontroles, en dus kostbare accountantsuren. Een voorwaarde hiervoor is dat de interne organisatie waterdicht is ingeregeld. Dit is te realiseren door zaken als:

• Autorisaties juist in te stellen ten behoeve van de controletechnische functiescheiding.
• Het instellen van een identiek wachtwoord per gebruiker.
• Goede controle van de contracten van de leveranciers van SaaS-software op het gebied van privacy en veiligheid van de software. CMaas is bijvoorbeeld een optie waarmee je je data goed beschermt.

Om van blockchain te profiteren, is het noodzakelijk als organisatie een accountant te kiezen die bekend is met het boekhoudprogramma en optimaal gebruikmaakt van diens mogelijkheden. De accountant fungeert steeds meer als adviseur dan als boekhouder, vanwege de steeds verdergaande automatisering.

Experts voorspellen dat door de komst van robotica in 2020 veertig procent van het boekhoudwerk dat nu nog handmatig gedaan wordt, verder geautomatiseerd is. (bron: CFO).

Praktijkervaring

Om als technisch assistent-accountant op te treden, is praktijkervaring met online-boekhoudsoftware een vereiste. Alleen zo krijg je feeling met wat er te koop is op dit gebied en van welke technieken jouw organisatie zou kunnen profiteren bij het verwerken van de financiële administratie. Gebruikmaken van software-vergelijkingssites kan een handige zet zijn om inzicht te krijgen in de aanbieders en hun functionaliteiten. Veel aanbieders van SaaS-software bieden gratis proefperiodes aan: ideaal om verschillende software te verkennen. Zo word je binnen een mum van tijd een ware expert op het gebied van online-boekhoudsoftware.