Hoe verlaag je kosten tijdens recessie?

Uit de nieuwe cijfers van het CBS blijkt dat de economische onzekerheid in Nederland groot is. Bovendien zagen ondernemers de winstgevendheid afgelopen kwartaal dalen en blijft het pessimisme over het economische klimaat toenemen. Bedrijven zullen in deze moeilijke tijden ongetwijfeld nieuwe prioriteiten moeten stellen en de efficiëntie moeten verhogen, zonder dat dit een grote hap uit het budget neemt.

In voorbereiding op een eventuele recessie voeren bedrijven wereldwijd al gerichte kostenherstructureringen door. Volgens experts moeten bedrijven klaar staan om hun strategieën aan te passen, hun financiën op orde brengen en hun liquiditeit en balans goed in de gaten houden. Daarnaast moet automatisering de prioriteit krijgen om de kosten te verlagen, processen te optimaliseren en de veerkracht te verbeteren.

Maar hoe kunnen bedrijven zich voorbereiden op een mogelijke recessie?

Verhoog de energie-efficiëntie

Het ministerie van Economische Zaken heeft onlangs nieuwe aanpassingen van de Tegemoetkoming Energiekosten-regeling (TEK) aangekondigd, waardoor duizenden bedrijven in energie-intensieve sectoren financiële steun kunnen krijgen. Hoewel deze financiële stimulus een goede ontwikkeling is, moet er ook intern in een organisatie gewerkt worden aan een goede besteding, zoals het gebruik van energiezuinige apparaten en de installatie van zonnepanelen en warmtepompen. Met de stijgende energieprijzen en mogelijke bezuinigingen is het voor veel bedrijven in het nieuwe jaar een topprioriteit om na te gaan waar veranderingen zijn door te voeren die op lange termijn tot kostenbesparingen leiden. Bedrijven kunnen hiervoor advies inwinnen bij een energie-efficiëntiedeskundige en nagaan of ze in aanmerking komen voor financiële steun.

Basisvoorwaarde

Volledige transparantie in boekhouding en betalingsstromen is een basisvoorwaarde voor succesvol cashmanagement. Zelfs op het eerste oog kleine cashflowproblemen kunnen grote gevolgen hebben voor het hele bedrijf. Wanneer een onderneming goed inzicht heeft in de wijze waarop operationele, inkoop- en supply chain-beslissingen het werkkapitaal en de vrije cashflow beïnvloeden, kunnen gerichte beslissingen worden genomen. Om dit te kunnen doen, moeten prognoses van de cashflow worden geïntegreerd met winst- en verliesprognoses en scenariomodellen. In deze context is het gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning steeds belangrijker geworden voor bedrijven zodat deze betrouwbare prognosemodellen kunnen creëren - vooral in de huidige instabiele situatie.

Cashmanagement

Bedrijven die zich richten op cashmanagement, moeten ook aandacht besteden aan het uitgavenbeheer. Op bijna alle uitgavenprocessen kan worden bespaard. De handmatige verwerking van leveranciersfacturen, uitgaven en creditcardtransacties neemt veel tijd in beslag voor de betrokken teams. Het registreren, verifiëren en boeken van uitgaven is niet alleen tijdrovend voor medewerkers en financiële afdelingen, maar ook foutgevoelig. Bovendien heeft het weinig zin om financiële teams handmatig reiskostendeclaraties te laten controleren die zowel aan wettelijke als interne bedrijfsvoorschriften moeten voldoen.

Met behulp van kunstmatige intelligentie is uitgavenbeheer in hoge mate te automatiseren. Medewerkers hoeven alleen nog handmatig uitschieters, uitzonderingen en verdachte transacties te controleren. Dit bespaart niet alleen kosten, dankzij geïntegreerde analysefuncties, maar helpt financiële afdelingen ook om een beter overzicht te krijgen van het uitgavengedrag van het bedrijf. Op basis daarvan kunnen financiële managers gerichte beslissingen nemen voor de toekomst van het bedrijf.

Toekomstbestendig

Gezien het huidige economische klimaat is het goed om enkele belangrijke aspecten zoals energiekosten, cashmanagement en zelfs uitgavenbeheer te herzien en zo nodig aan te passen. Om betere besluitvorming mogelijk te maken, is het noodzakelijk om een transparant overzicht te creëren van de kosten of uitgaven binnen de organisatie. Ook kunnen bedrijven hun activiteiten toekomstbestendig maken door het uitgavenbeheer te automatiseren. Ze kunnen ook andere geavanceerde technologieën implementeren die hun eigen veerkracht vergroten en personeel vrijmaken. Een aantal relatief kleine maatregelen kunnen namelijk significante gevolgen hebben, waar het hele bedrijf op lange termijn van kan profiteren.