Hoogste tijd voor revolutie in factuuradministratie

‘Niets is zeker in deze wereld, behalve de dood en belastingen.’ Zei Benjamin Franklin in de achttiende eeuw al. Voor het bedrijfsleven komt daar nog een zekerheid bij: factuuradministratie. Elke onderneming krijgt ermee te maken – en ziet het als een noodzakelijk kwaad, waar je liever niet in investeert. Ten onrechte.

Handmatige, papiergerichte bedrijfsprocessen zijn inefficiënt. Uit onderzoek van AIIM (Association for Information and Image Management) blijkt dat de verwerking van één inkomende factuur gemiddeld bijna negen dagen in beslag neemt en meer dan acht euro kost. Door dit lage efficiëntieniveau lopen organisaties niet alleen kortingen bij snelle betaling mis, maar krijgen ze zelfs boetes voor te late betaling. Bovendien verhindert deze gang van zaken een betrouwbaar overzicht van de cashflow.

Ook zijn handmatige processen foutgevoelig: medewerkers klasseren gemiddeld een op de twintig documenten verkeerd. De cijfers tonen aan hoeveel tijd en kosten gepaard gaan met de factuuradministratie.

Op naar een efficiënt proces

Elke organisatie heeft processen om binnenkomende facturen te verwerken, maar die blijken vaak een mix te zijn van ad-hoc-oplossingen en niet-gedocumenteerde functies. Dit leidt tot trage, foutgevoelige en kosten-intensieve bedrijfsvoering. De ingeslopen complexiteit is vaak ook de reden waarom bestaande facturatieprocessen niet worden geautomatiseerd: het lijkt te moeilijk.

Het heeft dan ook geen zin alle bestaande processen te automatiseren, want een slecht niet-digitaal proces levert een slecht digitaal equivalent op. Het is beter de processen eerst onder de loep te nemen en daarna een op maat gemaakte oplossing te implementeren, die de processen op elkaar afstemt. Enkel zo zijn stappen vooruit te zetten.

Voordelen van automatisering

Nu veertig procent van de organisaties meer digitale dan papieren facturen ontvangt, moet er toch sprake zijn van een verbetering? Jammer, maar helaas. 35 procent van de elektronisch ontvangen facturen, wordt nog steeds geprint – om in een archief voor papier te belanden.

Let wel,  een verkorte verwerkingstijd van de facturen én een verlaging van de daaraan verbonden kosten levert voor een organisatie aanzienlijke voordelen op. Zo zorgt een factuurkorting van twee procent bij prompte betaling voor een jaarlijks rendement van 37 procent. Dat is een gigantische potentiële opbrengst die door de versnelde verwerking en identificatie van relevante facturen en leveranciers is te bereiken.

Het afschaffen van handmatige facturatieprocessen om de efficiëntie te verhogen en om fouten te beperken, is een voor de hand liggende doelstelling bij het uitvoeren van een automatiseringsproject voor de factuuradministratie. Maar vaak onderschatten we daarbij de schaal van de mogelijke voordelen. Uit onderzoek bij organisaties waar de  factuuradministratie is geautomatiseerd, blijkt dat de gemiddelde tijdsduur voor het verwerken van een factuur amper vier uur is. Vergelijk dat maar eens met de negen dagen in een handmatig systeem.

Naast de verwerkingssnelheid en de daaruit voortvloeiende tijdswinst, kunnen organisaties ook digitale facturen verwerken die ze via e-mail, fax of zelfs EDI (Electronic Data Interchange) toegestuurd krijgen. Een ander belangrijk voordeel is dat organisaties een beter en betrouwbaarder inzicht hebben in hun cashflow.

Het moment is daar

Dus waarom niet overschakelen naar digitale processen die wél efficiënt werken, met alle bijkomende voordelen? Het moment is aangebroken voor een interne revolutie bij de factuurverwerking. Alle medewerkers, het management en het hele bedrijf varen er wel bij.