Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Hoogste tijd voor revolutie in factuuradministratie

Computable.be Expert

Jeffrey Muller
Business Development Expert ITS , Konica Minolta Business Solutions. Expert van Computable.be voor de topics Datamanagement, Infrastructuur en ICT-branche.

‘Niets is zeker in deze wereld, behalve de dood en belastingen.’ Zei Benjamin Franklin in de achttiende eeuw al. Voor het bedrijfsleven komt daar nog een zekerheid bij: factuuradministratie. Elke onderneming krijgt ermee te maken - en ziet het als een noodzakelijk kwaad, waar je liever niet in investeert. Ten onrechte.

Handmatige, papiergerichte bedrijfsprocessen zijn inefficiënt. Uit onderzoek van AIIM (Association for Information and Image Management) blijkt dat de verwerking van één inkomende factuur gemiddeld bijna negen dagen in beslag neemt en meer dan acht euro kost. Door dit lage efficiëntieniveau lopen organisaties niet alleen kortingen bij snelle betaling mis, maar krijgen ze zelfs boetes voor te late betaling. Bovendien verhindert deze gang van zaken een betrouwbaar overzicht van de cashflow.

Ook zijn handmatige processen foutgevoelig: medewerkers klasseren gemiddeld een op de twintig documenten verkeerd. De cijfers tonen aan hoeveel tijd en kosten gepaard gaan met de factuuradministratie.

Op naar een efficiënt proces

"De ingeslopen complexiteit is de reden waarom bestaande facturatieprocessen niet worden geautomatiseerd"

Elke organisatie heeft processen om binnenkomende facturen te verwerken, maar die blijken vaak een mix te zijn van ad-hoc-oplossingen en niet-gedocumenteerde functies. Dit leidt tot trage, foutgevoelige en kosten-intensieve bedrijfsvoering. De ingeslopen complexiteit is vaak ook de reden waarom bestaande facturatieprocessen niet worden geautomatiseerd: het lijkt te moeilijk.

Het heeft dan ook geen zin alle bestaande processen te automatiseren, want een slecht niet-digitaal proces levert een slecht digitaal equivalent op. Het is beter de processen eerst onder de loep te nemen en daarna een op maat gemaakte oplossing te implementeren, die de processen op elkaar afstemt. Enkel zo zijn stappen vooruit te zetten.

Voordelen van automatisering

Nu veertig procent van de organisaties meer digitale dan papieren facturen ontvangt, moet er toch sprake zijn van een verbetering? Jammer, maar helaas. 35 procent van de elektronisch ontvangen facturen, wordt nog steeds geprint – om in een archief voor papier te belanden.

Let wel,  een verkorte verwerkingstijd van de facturen én een verlaging van de daaraan verbonden kosten levert voor een organisatie aanzienlijke voordelen op. Zo zorgt een factuurkorting van twee procent bij prompte betaling voor een jaarlijks rendement van 37 procent. Dat is een gigantische potentiële opbrengst die door de versnelde verwerking en identificatie van relevante facturen en leveranciers is te bereiken.

Het afschaffen van handmatige facturatieprocessen om de efficiëntie te verhogen en om fouten te beperken, is een voor de hand liggende doelstelling bij het uitvoeren van een automatiseringsproject voor de factuuradministratie. Maar vaak onderschatten we daarbij de schaal van de mogelijke voordelen. Uit onderzoek bij organisaties waar de  factuuradministratie is geautomatiseerd, blijkt dat de gemiddelde tijdsduur voor het verwerken van een factuur amper vier uur is. Vergelijk dat maar eens met de negen dagen in een handmatig systeem.

Naast de verwerkingssnelheid en de daaruit voortvloeiende tijdswinst, kunnen organisaties ook digitale facturen verwerken die ze via e-mail, fax of zelfs EDI (Electronic Data Interchange) toegestuurd krijgen. Een ander belangrijk voordeel is dat organisaties een beter en betrouwbaarder inzicht hebben in hun cashflow.

Het moment is daar

"Tijd voor een interne revolutie bij de factuurverwerking"

Dus waarom niet overschakelen naar digitale processen die wél efficiënt werken, met alle bijkomende voordelen? Het moment is aangebroken voor een interne revolutie bij de factuurverwerking. Alle medewerkers, het management en het hele bedrijf varen er wel bij.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Sterk artikel!

Ik kon mij vooral vinden in de volgende zin: "35% van de elektronisch ontvangen facturen, wordt nog steeds geprint – om in een archief voor papier te belanden."

Dit is vaak het geval wanneer verschillende afdelingen een ander beleid hebben met betrekking tot het verzamelen van facturen. In plaats van een centraal punt te hebben waar facturen geüpload en geordend worden, worden ze via verschillende kanalen zoals e-mail, fax of papier naar de financiële afdeling verzonden.

Er is nog zoveel te winnen.

'Het moment is aangebroken voor een interne revolutie bij de factuurverwerking.'
En dan burnout en mindfullness :-)
Marc als eerste.

Dat er veel te winnen is ben ik het wel met Marc eens, maar om die winst te behalen is er vrees ik heel wat meer nodig dan alleen digitale processen. Ook een stukje cultuurverandering, werkprocessen en degelijk management (die mensen kunnen bewegen tot andere manier van werken) is een must
Een tweetal voorbeelden die ik in de loop der jaren gezien heb:
- een proces wat maar één keer per week uitgevoerd wordt. Leverde je 5 minuten te laat aan, kon je een week wachten
- werknemers (ook managers!) die, doordat ze weigeren te veranderen of kennis te delen, hun eigen baan/functie in stand houden

Dit neemt overig niet weg dat digitalisering van factuuradministratie een goede aanjager kan zijn van de beoogde verandering

Zeer herkenbaar probleem Pa Va Ke.

Een cultuurverandering is essentieel en je geeft ook goede voorbeelden waar bij stilgestaan moet worden. Ik heb eens eerder mogen schrijven over waarom digitale transformaties falen wanneer de basis niet goed in elkaar zit.

Ik geloof dat een cultuurverandering samenhangt met het digitalisering van processen. Dus, als je een klein proces al enorm kunt verbeteren door dat te digitaliseren, kunnen jouw collega's ook de voordelen van digitalisering beginnen in te zien.

Er hoeft maar een persoon te zijn binnen het bedrijf, vaak de 'innovator', die de taak op zich neemt om de eerste stap te zetten. Wanneer dat slaagt, verandert de cultuur ook mee.

Leuk onderwerp!

@Marc

Een innovator is zeker nodig, maar ook belangrijk is het kunnen herkennen van de "saboteurs".
Dit boek beschrijft deze types op een leuke wijze:
https://www.bol.com/nl/f/de-projectsaboteur/36945147/

Jouw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met je persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2018-11-22T10:31:00.000Z Jeffrey Muller
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.