Om de curve richting de lockdown naar beneden te brengen, zijn er wederom strenge maatregelen getroffen. Hierbij speelt communicatie een belangrijke rol. Nu we maanden onderweg zijn, het tegengeluid aanzwelt, het geduld opraakt en er vraagtekens omtrent de maatregelen komen, is het belangrijk om de crisiscommunicatie als organisatie onder de loep te nemen. Hiermee komen de it-teams extra onder druk te staan, omdat ze een dynamisch personeelsbestand op afstand beheren.
In een crisis als deze kunnen maatregelen in een oogwenk veranderen. Houd dus rekening met de omvang van de organisatie en (internationale) coördinatie tussen werknemers, die een duidelijke, realtime-communicatie via meerdere kanalen en talen vereist. Hoe kunnen organisaties effectief hun medewerkers bereiken? Door de juiste it-systemen in te zetten.
Bestrijden van een uitbraak
Uitbraken van ziekten vereisen een ander soort communicatie dan noodsituaties zoals overstromingen, branden of terroristische aanslagen. In deze pandemische situatie moeten de getroffen personen zo snel mogelijk worden geïdentificeerd en vervolgens worden geïsoleerd van de andere medewerkers. Degenen die nog niet zijn besmet, moeten weten wanneer en waar ze zich moeten laten testen en wie ze om nadere informatie moeten vragen – waarbij de onderzoekslijnen moeten worden gekanaliseerd. Als de juiste informatie via it- en crisisteams is te verspreiden, betekent dit dat medewerkers die in contact komen met besmette personen makkelijker zijn te lokaliseren en af te zonderen. Hoe strakker de geografische hekken, hoe sneller een epidemie kan worden vertraagd en ingedamd.
Epidemiebestrijding vereist ook een andere aanpak op het gebied van de verspreiding van informatie. Het is belangrijk om werknemers te waarschuwen vanuit een vertrouwde bron en regelmatig op de hoogte te houden. Het gebruik van technologie om snel een bericht naar een telefoon, laptop, luidspreker, digitale tv, sociale media of een ander aangesloten apparaat te sturen, is van cruciaal belang om de werknemers te bereiken, in plaats van te vertrouwen op één soort technologie, zoals sms-berichten. It moet een cruciale rol spelen bij het opzetten van deze communicatiekanalen en ervoor zorgen dat ze veilig en betrouwbaar zijn in crisissituaties.
Net zo belangrijk is dat er gebruik wordt gemaakt van authenticatie en encryptie om alle communicatie te beveiligen en te voldoen aan de beveiligings- en privacyregels van de overheid. Het it-team moet ervoor zorgen dat deze inhoud zorgvuldig wordt beveiligd, zodat alleen volledig gecontroleerde en geautoriseerde communicatie uit bekende, betrouwbare bronnen wordt vrijgegeven aan het personeel.
Voorbereid zijn op alles
De richtlijnen en voorschriften voor de voorbereiding op noodsituaties zijn voortdurend in beweging naarmate de aard en ernst van noodsituaties wereldwijd veranderen, van terrorisme en cyberaanvallen tot de klimaatcrisis. Besluitvormers en it-managers binnen een organisatie, zowel in de publieke als in de private sector, moeten op alles voorbereid zijn. Het coronavirus herinnert er sterk aan dat het vermogen om snel, efficiënt en succesvol te reageren op crises wordt ondersteund door effectieve communicatie en reactie. Uiteindelijk kunnen deze acties levens redden.
Organisaties moeten nu aandacht besteden aan wat wel en niet goed is gegaan tijdens de corona-epidemie. Besluitvormers en it-managers moeten kijken naar hun communicatiesystemen, om na te gaan of deze overeenkomen met het niveau van de dreiging wanneer zich eventueel een volledige lockdown voordoet. Zijn ze in staat om het personeel dat onder hun hoede valt veilig te houden? Of is het tijd om nu actie te ondernemen voordat het te laat is?
David Wiseman, vice president marketing & secure communications bij BlackBerry
