Informatietechnologie is een sterk cyclische industrie, we komen dus nog weleens terug op besluiten. Na het loslaten van het centrale model van informatieverwerking en -opslag met monolithische systemen als gevolg van de wet van Moore zijn we meerdere malen op onze schreden terug gekomen aangaande de leveringsmodellen. Van mainframe naar Windows en terug naar server-based computing bijvoorbeeld. Dit veelal dus door de wet van Murphy: als er meerdere mogelijkheden zijn dan zal er altijd iemand één kiezen die tot een ramp leidt. En dit blijkt steeds vaker het geval met het archief waardoor het zeggen wat je doet, doen wat je zegt en dit bewijzen dus knelt.
Data bewerkingsovereenkomsten die de business afsluit houden vaak geen rekening met de kosten van het archief. En na alle onthullingen van Edward Snowden is het nog maar de vraag hoeveel waarde databewerkingsovereenkomsten hebben. Cyclische kijk op privacy zorgt nu voor een maatschappelijke discussie aangaande de bewaarplicht, maar er wordt nog vergeten dat met de regelmaat van de klok andere data zoek raakt en soms na enige tijd weer opduikt op de redactie van de opiniërende journalistiek. Beloften van de achteruitkijkspiegel van big data bieden iedereen de mogelijkheden om uit rondslingerende datasets waarvan het eigendom onduidelijk is het nieuws van morgen te halen.
Het juridische vraagstuk rond het eigendom speelt steeds vaker ook intern door organisatorische veranderingen, waardoor niet alleen het recht om vergeten te worden lastig is in te vullen maar ook de correctie van onjuiste gegevens. Want samenwerkingen en uitbestedingen zijn de onomkeerbare trend, informatieketens stoppen allang niet meer bij de grens van de organisatie. Dit geldt echter niet voor het archief, want maar weinig organisaties hebben een archief dat net zo snel mee beweegt als de business. En dit zorgt ervoor dat er geen eenduidige archivering is, samenstellen van een compleet dossier voor de bewijslast achteraf wordt hierdoor dan ook steeds lastiger. En wie de regie op zijn bedrijfsarchief kwijt is leidt aan geheugenverlies, een organisatorische vorm van Alzheimer zullen we maar zeggen.
Dat lijkt steeds vaker het eveneens vanuit Amerika overgewaaide fenomeen van de ‘class act’ te voeden, lot uit de loterij is gokken op een slechte archivering. Veel organisaties worden door de rondslingerende datasets niet alleen transparanter maar ook kwetsbaarder. Het: ‘Dat kan ik me niet herinneren’ is vervangen door een: ‘Dat zoeken we even op met Google.’
Dit artikel is eerder verschenen in Computable magazine jaargang 48, nummer 5 van mei 2015.
