Uit Groot-Brittannië is de Toptaken-discussie overgewaaid. Dit is een ordeningsprincipe waarbij de inhoud van een website wordt bepaald door wat burgers belangrijk vinden. Het zorgt voor een frisse wind in website-beherend-overheidsland.
Eind september mocht ik in Deventer aanwezig zijn bij een Toptakenbijeenkomst, georganiseerd door de beroepsvereniging Cascadis en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, in het kader van het programma Beter en concreter, voor het terugdringen van regeldruk).
Conclusie: Toptaken is een ordeningsprincipe waarbij de vraag van de lokale burger leidend is. Prima aanpak, want met name gemeenten doen veel te weinig aan het testen van hun communicatiemiddelen. Gebruikerstest of klantenpanel is waarschijnlijk alweer een te ouderwetse term, en Toptaken klinkt ook wel ‘lean’.
Iets te makkelijk daarbij was de stelling van een spreker dat alle andere informatie dan gewoon van de site verwijderd kan worden. De betreffende gemeentelijke site was van enkele duizenden naar enkele honderden pagina’s getransformeerd. Alleen, hoe verhoudt deze stelling zich met het advies van de Raad van Openbaar bestuur dat bij een transparante overheid alle informatie beschikbaar moet zijn (Wet Openbaarheid van Bestuur).
Vanzelfsprekend hoort bij de visie ‘alles openbaar’ ook een personeelsformatie die dit realiseert. Dan kan ‘van Toptaken naar Transparant’ je helpen om het management te overtuigen om meer mensen voor het web te hebben.
Een andere interessante stelling op de bijeenkomst was dat bij een Toptakensite alleen een centrale webredactie goed functioneert. Veel overheidsorganisaties werken echter nog met decentrale redacteuren vanuit het idee dat vakafdelingen ook een verantwoordelijkheid hebben om een website actueel te houden. Misschien werkt het niet overal even goed, maar het zorgt wel voor betrokkenheid van de hele organisatie. Feit blijft dan wel dat er minimaal een centrale eindredacteur voor website en internet moet zijn (bij communicatie).
Decentraal webbeheer zorgt er ook voor dat communicatie of taal niet alleen het domein is van de communicatieafdeling of webredacteur. Een centrale opzet zorgt namelijk voor een ‘flessenhalsconstructie’ bij publicaties en diskwalificeert de vakinhoudelijke collega’s.
Mijn stelling is dat je van een goed opgeleide vak- of beleidsambtenaar mag verwachten dat die ook goede brieven en (web) teksten kan produceren. Blijkt de kwaliteit tegen te vallen dan moet je die collega’s trainen, maar niet per definitie het werk naar de communicatieafdeling overhevelen. Deze opvatting past ook bij een andere wind die door overheidsinstanties waait, namelijk de factor-C, een methodiek om een organisatie communicatiever te maken. Ambtenaren horen namelijk meer ‘omgevingsbewust’ te functioneren.
De factor-C draait om het verankeren van de aandacht voor communicatie in alle fasen van het beleidsproces. Als je vervolgens met een centrale redactie gaat werken, of het nu online dan wel offline is, dan stel ik vast dat er sprake is van visies die elkaar niet versterken.
Reacties
Oke de stelling zegt:
"Een goed opgeleide vak- of beleidsambtenaar mag verwachten dat die ook goede brieven en (web) teksten kan produceren. Blijkt de kwaliteit tegen te vallen dan moet je die collega’s trainen, maar niet per definitie het werk naar de communicatieafdeling overhevelen."
Volgens mij is het in de eerste plaats een misvatting dat het werk van een webredacteur alleen het schijven van teksten is. Dat omvat ook zaken als content life cycle management, SEO, Analyse en verbeteren van usabillity, webcare, uitvoering geven aan een online strategie etc. Daarnaast is het succes van de toptaken website juist het niet schrijven van teksten en onnodige informatie weghalen. Webredactie is Anno 2013 gewoon een vak evengoed als het werk van de ambtenaar op de vakafdeling. We zullen de stelling dan dus even omdraaien en dan zie je hoe krom deze is.
Mijn stelling is dat je van een goed opgeleide webredacteur mag verwachten dat die ook de werkzaamheden van een vak- of beleidsambtenaar kan uitvoeren. Blijkt de kwaliteit tegen te vallen dan moet je die collega’s trainen, maar niet per definitie het werk naar de vak- of beleidsafdelingen overhevelen.
Zelf ben ik webredacteur en kan ik beamen dat soms een wereld te winnen is om mensen te overtuigen dat webredactie meer is dan PDF's plaatsen op websites. Het gaat niet alleen om tekst, maar ook om beeld en beeldvorming, en om platformen, zoals Linkedin, Twitter en Facebook. In gemeenteland komt webcare erbij en komt er nog meer druk te liggen op een klantgerichte houding. Verder moet ook compacte content beheerd worden. Dat is een vak.
Het mooie van de toptakenbenadering is dat toptaken analyse de nadruk legt op klantgerichtheid. Inderdaad, er komen weliswaar veel minder webpagina's, maar die geven wel echt antwoord op vragen.
Gemeenten laten in toenemende mate zien wie er over een bepaald beleidsveld gaat, waardoor directer contact met ambtenaren beter kan verlopen.
Natuurlijk, gaan ambtenaren ook meer zelf communiceren, ik noemde al webcare, dus de centrale webredactie (jawel) heeft de strategische rol om beleidsmedewerkers te ondersteunen bij het verrichten van goede online communicatie. Een centrale webredactie vergroot het succes in de praktijk, dat hoor ik ook terug van andere gemeenten die met toptaken werken.
Om een idee te geven waarover we het hebben. Ik heb een lijstje van gemeenten verzamelt die toptaken analyse hebben toegepast op hun website. Zie de pagina: http://gerbengvandijk.nl/toptaken-analyse-gemeente-website
Gerben G van Dijk
Webredacteur gemeente Bussum