Basisregistratie Topografie verlaagt kosten

Gemiddeld wordt bij gemeenten 3,5 hectare in weg- en groenbeheer dubbel geregistreerd. Dit is gebleken uit mijn onderzoek bij tientallen gemeenten. Verschillende afdelingen werken met een eigen systeem, waarin ze de situatie intekenen met verschillende actualiteit en kwaliteit. Dit is vaak niet met elkaar te vergelijken en het is ook dubbel werk. Dit verandert met de invoering van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT).

De gemeenten, waterschappen, provincies en rijksdiensten hebben voor kapitalen aan waardevolle goederen in de openbare ruimte staan. Dat zijn verkeersborden, lichtmasten, stoplichten, maar ook groenvoorzieningen en tegelverhardingen. Aanleg ervan is kostbaar maar onderhoud is zo mogelijk nog kostbaarder.

Naast vervanging moet het kapitaal uit de openbare ruimte ook voldoen aan normen en regelmatig gecontroleerd in verband met eventuele schadeclaims als bomen die op auto’s vallen. Er zijn dus niet alleen kapitaalgoederen die goed beheerd moeten worden, maar er zijn ook wettelijke en/of juridische plichten die zorgen dat de beheerder een goed beeld moet hebben van zijn/haar kapitaalgoederen.

Eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik

In de regel worden deze ‘objecten’ door de beheerder vastgelegd in bestanden. Hetzij in verschillende losse applicaties met losse bestanden, hetzij in een centrale database. Elke paar jaar wordt op basis van deze registraties een meerjarenbegroting opgesteld voor beheer & onderhoud van deze objecten.

De tijd dat een groenafdeling alleen voor eigen doeleinden de registratie bijhoudt is echter voorbij. Eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik is de regel voor basisregistraties. Dus geen dubbele registratie of overtekenen meer. Natuurlijk kan er per object wel een verschillende dynamiek zijn qua actualiteit en bijhouding, zo worden bomen jaarlijks geïnspecteerd, speeltoestellen vaker.

Centrale objectregistratie

Belangrijk is dat het integraal wordt beheerd. Het kan niet meer zo zijn dat in de topografische kaart door de landmeter bomen zijn opgemeten, dat in het veld in een bomenregister de bomen nog een keer zijn ingewonnen en dat in een derde spreadsheet de begroting wordt opgesteld. Deze informatie moet eenmalig worden vastgesteld, vervolgens moet iedere belanghebbende daaraan zijn eigen informatie koppelen.

Deze centrale informatievoorziening zorgt dat het aantal en de locatie van de objecten altijd klopt en door het meervoudig gebruik zorgt de organisatie gezamenlijk voor de beste garantie op kwaliteit van de gegevens. Als de beheerder constateert dat de boom gekapt of het kruispunt veranderd wordt kan dat middels de centrale registratie vastgelegd en met elkaar gedeeld worden. Per object en per kenmerk van het object is er een bronhouder en is er iemand verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens.

Afstemming

Het meest lastige van de centrale registratie van objecten is de onderlinge afstemming. Intern met de andere beheerders, maar ook extern met andere overheden die ook de openbare ruimte beheren. Dubbele registratie en dubbel inmeten, maar ook twee keer opbreken van de straat zijn het gevolg van gebrekkige afstemming. Door de objecten centraal te gaan beheren is er dus winst te behalen. Dat is echter wel een hele organisatie. Het SamenwerkingsVerband Bronhouders (SVB-BGT) gaat in ieder geval een belangrijke rol spelen in de afstemming tussen de externe partijen. Intern moet de bronhouder dat zelf regelen.

Kwaliteit van de gegevens

De kwaliteit van gegevens  zijn in een Geografisch Informatie Systeem (GIS) goed te analyseren. In een GIS komen bomen uit een beheersysteem, uit de basiskaart en uit de excelsheet bij elkaar. Door vooraf kwaliteitsregels af te spreken en daarop objectief op te toetsen in een GIS kan de hele organisatie baat hebben van een beter kwaliteitsbeleid op gegevens.

Conclusie

Centrale objectregistratie is in de wet vastgelegd (Basisregistratie Grootschalige Topografie, BGT) en is voor de bronhouders een mooie aanleiding om een aantal zaken te realiseren die al jaren op de agenda staan maar vaak geen prioriteit krijgen. Eén is rondom het proces van gegevensinwinning in de openbare ruimte door nu eenduidig af te spreken wie doet wat, waarom en hoe, zowel intern als extern. Twee is het centraal beheren van objecten, waarbij iedere afnemer in een GIS zijn eigen gegevens daar aan kan koppelen. En drie is dat de kwaliteit van de data verbetert, de informatie betrouwbaarder is en hopelijk betere beslissingen genomen kunnen worden.