Categoriemanagement: kader voor kwaliteit

Als maatregel binnen het inmiddels afgeronde uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst is het aantal inkooppunten binnen het Rijk verminderd van 350 naar twintig inkoop-uitvoeringscentra (IUC’s). Categoriemanagement draagt bij aan het harmoniseren van de vraag richting de markt en het optimaliseren van de inkoop vanuit Rijksperspectief.

Categoriemanagement impliceert dat elk IUC/inkooppunt voor een bepaalde categorie goederen en diensten inkoopt namens de andere ministeries. In dit verband is onlangs de eerste Rijksbrede raamovereenkomst Interim Management en Organisatie Advies (IMOA) gesloten.

GOV magazine sprak met Barbara Zeeman, hoofd afdeling Ontwikkeling & Interim, bij de Algemene Bestuursdienst en Jos van Wesemael, hoofddirecteur Financiën, Management en Control bij het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Zeeman en Van Wesemael zijn beiden deelnemer van de categorie Interim Management en Organisatie Advies (IMOA) en hebben ook zitting in de klantenraad. Dat is het gremium van afgevaardigden van deelnemende departementen die, naast departementale belangen, ook kennis en expertise inbrengen, en uiteindelijk akkoord geven op de vertaling in een Rijksbrede aanbesteding.

Jos van Wesemael en Barbara Zeeman zijn er trots op dat die IMOA er nu is. Van Wesemael vertelt dat het strategische uitgangspunt van het traject was ‘uit de prijs-vechtcontracten blijven. Ik wilde dat er een aanbesteding uit zou komen die zou leiden tot mededinging puur op grond van kwaliteit. Mijn aanvankelijke gedachte daarbij was zelfs om de prijs vast te zetten. Wat een redelijke prijs is en welke bandbreedte aan marge reëel is, dat kun je prima door een onafhankelijke partij laten vaststellen.’

Hij lacht: ‘Dat uitgangspunt bleek voor de markt een tikkeltje te wild.’ Hij voegt eraan toe dat Rijkswaterstaat bij aanbestedingen bodemprijzen vaststelt. ‘Men gaat daaronder niet gunnen, want dan kan het gewoon niet gemaakt worden. Je ziet die beweging dus wel. Vechtcontracten leveren alleen maar ellende op.’

Bewezen diensten

Het inkopen van interim management is iets anders dan het inkopen van kantoorartikelen, bedrijfskleding of catering. Iemand die tijdelijk een afdeling of een project moet runnen of orde op zaken moet stellen: ‘Ik zou dat zelfs het liefst ‘hand picked’ willen doen en met mij vele leidinggevenden’, glimlacht Van Wesemael. Hij zegt dat dit ook binnen de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR) onderwerp van gesprek was.

Barbara Zeeman is met het Bureau Algemene Bestuursdienst (ABD) de ‘(t)huisleverancier’ van het Rijk als het gaat om het vervullen van interim management vacatures. Daarbij wordt gewerkt met de segmenten ABD-interim en ABD-topconsultants (dat is een pool van voormalige SG’s en DG’s). Er zijn convenanten afgesloten met de provincies en de grote gemeenten. De opgedane ervaringen zijn mede leidend geweest voor het vaststellen van criteria (en daarmee kwaliteitsborging) in de uitvraging aan leveranciers.

Zo wordt van gecontracteerde partijen geëist dat zij opleidingen verzorgen voor betrokkenen en inzetten op verdere ontwikkeling en professionalisering van de aan te bieden kandidaten. Bij het contractmanagement wordt aansluitend expliciet getoetst of de geselecteerde marktpartijen doen wat ze beloven en hoe de inzet door de opdrachtgever wordt gewaardeerd.

‘De praktijk wijst uit dat er sterk wordt geselecteerd op bewezen diensten’, aldus Zeeman. ‘Heb je de ervaring die op dat moment nodig is? Dat heeft te maken met context. Dat heeft te maken met leiderschap, met persoonlijke eigenschappen. Ben je wel of niet iemand die zich makkelijk inwerkt in een groep? Dat zijn allemaal zaken waar wij naar kijken.’

Hoe gaat het nu in de praktijk?
Zeeman: ‘Sinds onze start op 1 februari zijn er al verschillende uitvragen geweest. Het is een andere manier van denken en werken. Het duurt even voordat iedereen ervan doordrongen is dat we het nu op deze manier doen.’

Er zijn vier percelen gedefinieerd (zie tabel) voor interim management, variërend van strategisch-filosofisch tot pragmatisch-resultaatgericht. ‘Perceel 1 impliceert: ik huur niet alleen jou in, maar je hebt ook een filosofie en volgens die filosofie gaan we werken. En bij perceel 4 speelt: er is een probleem, ik wil dat je er iets aan doet en dat moet binnen een half jaar opgelost zijn’, vult Van Wesemael aan.

Ook zzp’ers

Binnen die gedefinieerde percelen is er naast grote adviesbureaus ruimte voor zzp’ers. Van Wesemael geeft aan dat hiermee wordt ingespeeld op de maatschappelijke trend van een toenemend aantal zzp’ers maar ook dat het gaat om heel specifieke expertise. ‘Het was een expliciete wens dat niet alleen grote bedrijven maar ook de kleinere bedrijven en 1-pitters zich, al of niet in combinatie, zouden kunnen inschrijven. Ook hier gaat het nadrukkelijk om bewezen kwaliteiten. Op interim management gebied bestaan er trouwens fantastische 1-pitters, is onze ervaring.’

De zzp’ers overigens worden aangeboden via brokers met bij de broker een verplichting tot levering van kwaliteit. ‘Dat gaan we ook toetsen en meten.’

De ministeries van Buitenlandse Zaken en Onderwijs, Cultuur en Wetenschap hebben aangegeven om vanaf 2017 deel te nemen, op z’n vroegst. Alle departementen gaan op termijn participeren?
Zeeman lacht: ‘Dat is wel de bedoeling!’ Van Wesemael: ‘Er zijn lopende contracten die uitgediend moeten worden, maar er ligt een schema klaar.’

Geldt deze aanpak nu ook als een blauwdruk voor aanstaande aanbestedingstrajecten?
Van Wesemael: ‘Ik hoor terug dat dit hele proces zorgvuldig is verlopen, dus dat is een compliment aan alle direct betrokkenen. Het traject voor Inkoopadvies is afgerond, dat voor Audit ook. Financiële diensten is net uitgevraagd en gepubliceerd. Het traject voor Juridische capaciteit moet nog opgestart.’

Zeeman: ‘Vertrouwen is een belangrijk aspect bij het opbouwen van een relatie. Daar moet gelegenheid voor zijn en daar is tijd voor nodig. Met ad hoc partijen is dat vaak lastig, dus dat is zeker een voordeel van deze constructie.’

Dit artikel is ook te lezen in GOV magazine nummer 10.