Met traditioneel document management is gebleken (minimaal op basis van mijn ervaring) dat er veel controle nodig is om de kwaliteit en inzichtelijkheid van alle informatie (documenten, metadata en processen) te waarborgen. Veel huidige archiefstructuren zijn gebaseerd op archiefcodes en trefwoorden, toegekend door specialisten, maar vaak onbekend voor de 'gewone' eindgebruiker. Onbekende structuren en omslachtige registratie zijn veelal de oorzaak dat de 'gewone' eindgebruikers zich niet kunnen associëren met het desbetreffende informatiesysteem, waardoor de doelen kennisdeling en volledigheid van zaken in het gedrang komen. En dit terwijl juist alle informatie in een document management systeem (DMS) vóór de organisatie is bestemd. Voor deze laatste doelen hebben de specialisten en de 'gewone' eindgebruiker elkaar juist hard nodig. De specialisten om de wettelijke en/of organisatorische kaders aan te geven en de eindgebruikers voor de inhoudelijke invulling van zaken (ook als dossier). Maar welke rol kan een document structuurplan (DSP) 'nieuwe stijl' hierin vervullen?
Basisconcept
Binnen een organisatie zijn er altijd vaste relaties tussen producten, processen, dossiers (zaken) en documenten. Dit wetende, is het mogelijk om een DSP te creëren met deze relaties en hun specifieke metagegevens (kenmerken), welke vervolgens in een DSP-systeem worden beheerd.
Een geïnventariseerde DSP zorgt ervoor dat, in combinatie met de koppeling naar een ECM/DMS, het registreren van stukken zo eenvoudig mogelijk wordt gemaakt waarbij de meeste 'kenmerken' automatisch worden ingevuld (op basis van een gekozen onderwerp). De eindgebruiker kan hierdoor op uniforme wijze zijn of haar documenten registreren en de specialist kan, via het stellen van specifieke kaders per documentonderwerp, ervoor zorgen dat ook de metadata met een meer formeel c.q. wettelijke karakter automatisch mee wordt geregistreerd, zonder dat de eindgebruiker bij registratie van zijn of haar stukken daarvan kennis hoeft te hebben.
Met behulp van DSP 'nieuwe stijl' kunnen zaken en/of documenten, via een (grafisch) navigatiemodel worden geregistreerd dan wel worden geraadpleegd. Hierdoor hoeft er geen gebruik meer te worden gemaakt van traditionele dossier-, subdossier- en subsubdossier-structuren (met andere woorden; ondoorzichtige structuren).
Functionele karakteristieken:
- (Grafische) navigatie voor zoeken en registreren.
- Automatische dossiervorming.
- Automatische toekenning van kenmerken bij registratie.
- Historische woordenfilter (bewaking van actuele procedures en historische procedures).
- Hiërarchische filters en navigatie.
Besparing
Door de gecontroleerde mogelijkheid om de gehele organisatie te betrekken bij de registratie van stukken in het ECM/DMS, zien we een groei (met name in overheidsland) van koppelingen tussen DMS/ECM-systemen en document structuurplan-systemen. Deze gezamenlijke toepassing kan als DSP 'nieuwe stijl' worden betiteld. Het eindresultaat hiervan is dat alle gebruikers van het ECM/DMS nu in staat worden gesteld via een op onderwerp gebaseerde structuur, automatisch afgeleid van een geïnventariseerde document sructuurplan (DSP), te navigeren (soms zelf grafisch), te registreren en te vinden. Belangrijk element hierbij is dat de gestelde onderwerpen afkomstig zijn van afdelingen binnen de organisatie. Ook worden de gebruikers automatisch geconfronteerd met de geldende afspraken wanneer een document wordt geregistreerd. En de vulling van 'zaken' (dossiers) wordt automatisch door het systeem geregisseerd. Dit verhoogt de uniformiteit waarop de eindgebruikers hun informatie kunnen terugvinden en registreren en op deze manier is een organisatie in staat veel tijd te besparen (20 tot 50 procent) met betrekking tot het vinden en registreren van documenten (in relatie tot traditioneel document management).
Het ECM/DMS moet weer 'ons' systeem worden, waarbij alle gebruikers het gevoel moeten krijgen dat het systeem er is voor 'ons' en 'wij' niet werken voor het systeem. Het mag duidelijk zijn dat in deze DSP 'nieuwe stijl' een belangrijke rol speelt.
De inhoudelijke totstandkoming van een DSP 'nieuwe stijl' verdient zijn eigen artikel, want voor de eenvoud aan de voorkant… moet wel veel gebeuren. Cultuur, verschillende aanpak methodieken (met doorlooptijden variërend van vier maanden tot twee jaar), de voor- en de nadelen daarvan en wellicht een case-beschrijving lenen zich goed hiervoor.
