De gemeente Almelo implementeert Decos D5, een documentmanagementsysteem (dms) van de Noordwijkse softwareleverancier Decos. Met de nieuwe software digitaliseert de gemeente de volledige documentstroom, van aanvraag van stukken tot opslag in het archief. Negenhonderd medewerkers gaan het nieuwe systeem gebruiken. Eind 2010 moet het dms volledig zijn ingevoerd. De opdracht heeft een contractwaarde van ruim 300.000 euro en werd gegund na een Europese aanbesteding.
Het nieuwe systeem vervangt het pakket Docman van leverancier Circle Software. Het nieuwe systeem wordt in fases geïmplementeerd. Met het dms moet de aanvraag en verwerking van gemeentelijke documenten sneller afgehandeld worden. Het systeem wordt gekoppeld aan het webportaal waar burgers de gemeentedocumenten aanvragen. Op termijn moeten al het papier bij de gemeente verdwijnen.
Door het nieuwe systeem zijn gemeentemedewerkers voor de beschikbaarheid van documenten niet meer afhankelijk van hun werkplek. Ze kunnen vanuit verschillende plaatsen de digitale documenten raadplegen of bewerken.
Geen open source
De gemeente Almelo nodigde bij de offerteaanvraag van de Europese aanbesteding in april 2008 zowel leveranciers van open als closed source software uit om een voorstel in te dienen. Almelo lichtte toen toe dat bij gelijke geschiktheid de voorkeur uit zou gaan nar een open source leverancier. Dat deed de gemeente op grond van ‘Nederland Open In verbinding', een stimuleringsprogramma van het ministerie van Economische Zaken voor het gebruik van open source software bij de overheid. Uiteindelijk is de opdracht gegund aan Decos, een leverancier die de broncode van zijn software niet vrijgeeft.
Decos D5 wordt bij zestig Nederlandse gemeenten gebruikt. Het systeem draait onder andere in Maarssen, Roermond en Gorinchem.
