De provincie Noord-Holland moet twee fulltimers extra inzetten om de SAP-boekhoudmodule voor subsidies te kunnen gebruiken. De module had juist drie fulltimers moeten besparen. De ontwikkeling van de module is inmiddels stopgezet.
Mocht de provincie Noord-Holland de SAP-boekhoudmodule voor subsidies (SAP GM) nog willen gebruiken, dan is daar een extra inzet van twee fulltimers voor nodig. Eerder rekende de provincie nog op een besparing van drie fulltimers. Dat schrijft de interne projectleider in een overzichtsrapport aan de rekencommissie van de provincie. De ontwikkeling van de boekhoudmodule van subsidies is inmiddels stopgezet.
Nieuwe kosten/baten-analyse
De provincie had eigenlijk 370.000 euro uitgetrokken als eenmalige investering in de module. Daarnaast zou de software jaarlijks nog 53.000 euro kosten aan beheer en licenties. Er werd gerekend op een besparing van drie fulltimers.
Een nieuwe kosten/baten-analyse wijst uit dat er inmiddels 555.000 euro is besteed aan de module. Aanvullden werk om de module te laten voldoen aan de wensen van de provincie, zou nog eens 500.000 euro kosten. Daarnaast zouden de jaarlijkse beheer- en licentiekosten oplopen naar 190.000 per jaar. Er zijn geen baten meer voor de provincie.
Haalbaar
De provincie wilde de 2,12 fte (full-time equivalent), die extra nodig zijn om de module SAP GM te laten draaien, opvangen binnen de bestaande formatie. "Maar onduidelijk is of dit haalbaar is", schrijft de interne projectleider aan de rekencommissie.
De provincie begon in 2005 met de ontwikkeling van een boekhoudmodule voor subsidies. Deze module werd bij SAP gekocht. De provincie werd ramp-up partner, wat betekent dat zij een van de eerste gebruikers zijn van SAP Grantor Management versie 5.0. Ctac was de implementatiepartner van het project.
Soms kan een goede uitvoering van de eerste fasen van Prince2 e.d. toch wel erg nuttig zijn. Dat geldt juist voor SAP-projecten. Dat weet Ctac ook. In een ambtelijke omgeving kan de doorlooptijd gemakkelijk veel langer worden dan gepland, maar dat de kosten pakweg het drievoudige worden is toch wel uitzonderlijk. Meestal hou je bij de combinatie van dit soort organisaties en kleinere projecten juist geld over omdat de ambtenaren niet alle wensen weten te implementeren en je daarom niet alles hoeft te ontwikkelen. Dus wat is hier zo verkeerd gegaan (en wat is is goed gegaan)?
Als de vermelde gegevens kloppen, dan moet er gestopt worden en eventueel opnieuw begonnen worden met deels andere spelers. Maar had de Commissaris van de Koningin Harry Borghouts niet al besloten te stoppen met de ontwikkeling van SAP GM? (Computable.nl 04-12-200)
Elke organisatie die aan de slag gaat met een nieuwe module van een standaard pakket, hoort te weten dat daar extra risico’s bij worden gelopen. Modulen van standaard pakketten worden algemeen opgezet, zodat ze verschillende organisatie geconfigureerd kunnen worden voor specifiek gebruik. Als je dan bij de eerste organisaties behoort waarvoor dat gebeurd, is er nog geen ervaring met hoe lang het duurt. Daarom vindt ik het erg frapant dat er hier al van te voren zo precies (twee cijfers achter de komma) bekend was dat er 2,12 FTE bespaard zou gaan worden.
Ik ben het eens met Jacob (hierboven) wat betreft zijn statement over de eerste fasen van Prince2. Hoe staat het hier met de business-case? Wat was het echte probleem dat opgelost diende te worden? En was dit echt de juiste manier om dat op te lossen.