Friesland bespaart via papierloos overleg

De Provinciale Staten Friesland willen voortaan papierloos vergaderen. Daarvoor is het documentbeheersysteem 360° van Wortell, gebaseerd op Microsoft Sharepoint, ingevoerd. Het digitaliseringsproject levert naar schatting een besparing op van honderdduizend euro per jaar op, na een investering van twee ton.

Waar Statenleden voorheen de stukken per post ontvingen, kunnen zij nu op ieder moment met behulp van 360° de laatste versie van een document op een tablet openen en bewerken met bijvoorbeeld Microsoft Office OneNote. Na begin april 2011 al met succes te hebben proefgedraaid met een papierloze commissievergadering staat vandaag, op 20 april, een papierloze Statenvergadering op de agenda. De invoering van het documentbeheersysteem 360° duurde zo'n zeven weken.

Kosten reduceren

Volgens Luc Joziasse van Wortell bespaart de provincie door de automatisering van de vergaderstukken zo'n honderdduizend euro per jaar op porto en printkosten. 'Dat is een grove schatting. De druk- en koerierskosten hebben we nog niet meegerekend. De besparing daarop weten we pas later.'

Pieter Hoenderken, projectleider van de provinciale afdeling Informatie en Automatisering, vertelt dat het project zo'n twee ton heeft gekost. Daarvan is een ton uitgegeven aan de software en de implementatie ervan. De andere ton heeft betrekking op de aanschaf van tablets. Maar zegt Hoenderken, dat is eigenlijk een investering die toch al gepland stond. Om de vier jaar wordt de hardware voor Statenleden vernieuwd. Hij schat verder in dat de provincie jaarlijks zo'n vierduizend euro kwijt is aan beheer- en licentiekosten.

Een ander voordeel van de digitalisering zou zijn dat de ingebruikname van 360° zorgt voor meer efficiëntie in de organisatie van de Friese provincie. 'Juist voor het openbaar bestuur, waarvoor mensen zich vaak parttime voor inzetten, is het handig om documenten digitaal bij de hand te hebben. Het voorkomt vergissingen in documentversies en komt zodoende de besluitvorming ten goede', aldus een woordvoerder van Microsoft.

Noors systeem

Het Noorse documentbeheersysteem 360° van Software Innovation, dat door Wortell naar Nederland is gehaald, maakt het mogelijk om de informatiehuishouding van een organisatie te digitaliseren, zodat mensen via laptop, telefoon of tablet bij hun bestanden kunnen. Distributeur Wortell heeft het Microsoft Sharepoint gebaseerde-systeem aangepast aan de Nederlandse wet- en regelgeving, zodat er bijvoorbeeld volgens de Archiefwet kan worden gewerkt.

Volgens Hoenderken werkt 360° als documentbeheersysteem (dms) met daarbovenop een vergadermodule. 'Die haalt de vergaderstukken uit het dms en stuurt ze met behulp van Microsoft Office OneNote door naar de Statenleden.' Hij stelt dat het systeem niet 1-2-3 overgenomen kan worden door andere provincies. 'Wij hebben als voordeel dat de Provinciale Staten relatief los staan van het ambtelijk apparaat. Daardoor kan er makkelijker specifieke functionaliteit voor de Statenleden worden ontwikkeld.'  

De provincie heeft al ervaring opgedaan met 360° in het kader van het eerdere project 'zaakgericht werken'. Daarbij wordt het systeem ingezet voor de subsidieaanvragen, waarbij alle officiële documenten in één digitaal dossier worden opgeslagen. Hoenderken adviseert andere overheden eerst te zorgen voor een goede technologische aanpassing in de back-office alvorens tablet-pc's aan te schaffen. 'Je moet je niet laten leiden door de functionaliteit van tablet-pc's.'