Juryrapport: Automatisering bij Van der Veekens

Van der Veekens is een aannemersbedrijf in de grond-, weg- en waterbouw. Bij Van der Veekens bestond de werkstroom voornamelijk uit papieren documenten. Zo kon het gebeuren dat een werktekening inmiddels was bijgewerkt met nieuwe informatie, maar in het veld nog gebruik werd gemaakt van een eerdere versie. Het risico bestond dat het werk dan niet volgens de laatste inzichten werd uitgevoerd.

Inmiddels behoort dit tot het verleden: de volledige werkstroom is gedigitaliseerd en toegankelijk voor belanghebbenden met Office365. Zodra de binnendienst een verandering doorvoert, is dit zichtbaar op de werkplaats. Andersom geldt ook: Als er tijdens de uitvoering van het werk een probleem wordt ontdekt, kan er van buiten snel een foto van de situatie worden gestuurd naar de binnendienst. Die kan vervolgens het probleem direct afhandelen en een nieuw document online plaatsen. De medewerkers van Van der Veekens werken met tablets (Surface Pro 3), waarop alle projectbestanden zijn opgeslagen. Waar de medewerkers in het verleden de werklocatie nog moesten bezoeken met verschillende mappen, is dat nu niet meer nodig. Door informatie centraal op te slaan, kan een projectteam ook meer gestructureerd te werk gaan. Bij het aannemersbedrijf wordt een centraal aantekeningensysteem in de vorm van OneNote gebruikt voor de communicatie tussen de binnen- en buitendienst. Medewerkers buiten hebben via de tablet toegang tot dezelfde aantekeningen als de binnendienst medewerkers, die de notities op hun desktop openen. Die toegang tot de laatste informatie zorgt ervoor dat er minder fouten worden gemaakt en iedereen efficiënt te werk kan gaan.

Dit project laat mooi zien hoe een bedrijf verder geholpen kan worden door goede automatisering. Van der Veekens is een aannemersbedrijf dat traditioneel werkte wat betreft de werkstroom; op papier. De volledige digitalisering van de werkstroom op basis van bewezen technologie van Microsoft is een pragmatische keuze voor de automatisering. Acceptatie van de bewezen technologie is hoog door de wat betreft ict relatief onervaren medewerkers van Van der Veekens.

Juryoordeel

De projectjury van Computable heeft dit project genomineerd omdat het aantoont dat een pragmatische aanpak van een automatiseringsvraagstuk op basis van bewezen technologie op een korte termijn een groot resultaat kan hebben. Het project is in enkele maanden volledig uitgevoerd. De gekozen oplossing automatiseert de volledige werkstroom en levert direct resultaat op in de vorm van zorgvuldiger werken omdat er geen verschillende versies van tekeningen op papier meer kunnen bestaan en leidt uiteraard tot significant minder papiergebruik. Acceptatie van de oplossing is hoog, terwijl Van der Veekens niet van nature een ict-minded bedrijf is.