Managed hosting door True

De outsourcing-checklist

Op een goede manier je ICT buiten de deur doen

 

Hoewel er veel succesverhalen de ronde doen, zijn er ook bedrijven vreselijk de mist ingegaan toen zij de keuze maakten voor het outsourcen van delen van hun ict-infrastructuur. Daarom deze checklist. Zodat je jezelf kunt afvragen waarom, wanneer, waar en hoe je kunt outsourcen.

Wanneer bedrijven zoeken naar betere en goedkopere manieren om dingen te doen, kan het outsourcen van zaken die niet tot de core business van het bedrijf horen, een aantrekkelijke optie lijken. Maar voordat je als organisatie anderen inzet om delen van je organisatie te runnen, is het wel belangrijk om de risico’s af te wegen. De belangrijkste vragen bij outsourcing zijn dan ook of outsourcing wel of niet interessant is voor de organisatie, of het technisch mogelijk is om te outsourcen en of het organisatorisch mogelijk is om over te gaan op outsourcing. Want wellicht is de huidige ict-organisatie geïntegreerd en helemaal niet te scheiden of zijn de processen niet goed gestructureerd en gestroomlijnd en wordt outsourcing aangegrepen om problemen buiten de deur te leggen. Ook de beveiliging van processen, data en autorisatie kan een probleem zijn.

Volgens Alex van den Bergh, verantwoordelijk voor de sourcing-adviespraktijk van Quint Wellington Redwood, is het bij de overweging wel of niet outsourcen vooral van belang dat een bedrijf nagaat waarom het een deel van zijn activiteiten wilt outsourcen, wat zij precies willen outsourcen, wie dit gaat doen en hoe dit vormgegeven moet gaan worden.

Waarom?

Outsourcing is geen doel maar een middel. Wat wil je bereiken met de outsourcing? Dat is namelijk heel bepalend voor het model dat je kiest. Er zijn verschillende reden om over te gaan op outsourcing. Ten eerste kan het een kostenoverweging zijn. Standaardisatie leidt tot vaste kosten en mogelijk een pay per use-kostenmodel dat schaalbaar en gestructureerd wordt opgezet.

Wanneer een organisatie ervoor kiest een deel van de ict-infrastructuur uit te besteden, zijn er geen investeringen meer nodig in hardware, software of infrastructuur. Ook operationele medewerkers verdwijnen van de loonlijst. Outsourcing biedt dus kansen, maar zijn deze kansen voor jouw organisatie van wezenlijk belang?

Door uitbesteding is het mogelijk om te focussen op je kerncompetenties. De eigen werknemers kunnen zich richten op tactische en strategisch innovatieve projecten. Voor de leverende partij zijn de uitbesteedde diensten echter wel zijn core business. De kracht van outsourcing ligt dus vaak in het vergroten

Wat?

Als organisatie moet duidelijk zijn welke ict-diensten je overweegt te outsourcen en welke diensten juist niet. Het is belangrijk dat je als organisatie een standpunt inneemt over wat wel en wat niet acceptabel is. Om dit duidelijk te krijgen is het verstandig een zelfstandig adviseur in de arm te nemen of in ieder geval in dialoog te gaan met ervaringsdeskundigen.

Stel een business case op

Door een business case te maken kan een bedrijf bepalen of de voordelen opwegen tegen de nadelen. Hiervoor moet een bedrijf begrijpen hoe het zijn doelen wil gaan bereiken met outsourcing en dit hoeven geen financiële doelen te zijn. Deze doelstellingen moet de organisatie blijven toetsen tijdens het keuzetraject en het outsourcingsproces.

Wie?

Wanneer duidelijk is dat een bedrijf gaat outsourcen en weet welke diensten het wil outsourcen, moet duidelijk worden wie dit gaat doen. Welke leveranciers neem je mee in de overweging? Stel hiervoor een long list op en vergelijk de verschillende outsourcingproviders met elkaar. Passen de partijen bij de doelenstellingen die je hebt? Ook is het van groot belang te bepalen hoe en wie in het vervolgtraject de regie gaat voeren en de outsourcingsprovider aanstuurt. Als het outsourcingsproject niet goed wordt gemanaged, kunnen er intern en extern bij de leverancier verkeerde verwachtingen en uitgangspunten ontstaan.

Hoe?

Ook is het in dit kader van belang hoe het traject wordt vormgegeven. Er moet worden bepaald welk proces de organisatie voor ogen staat om tot een contract te komen en vervolgens welke tijdslijn daarbij wordt gehanteerd, de transitietijd. Dit is zeer bepalend voor het risicoprofiel en de opbrengsten.

Maak een risicoanalyse

Het outsourcen van diensten betekent een ingrijpende verandering en brengt risico’s met zich mee. Door van tevoren een risicoanalyse uit te voeren zijn veel van deze risico’s in kaart te brengen. Hiervoor moeten de technische en ict-infrastructurele risico’s in kaart worden gebracht, maar ook de mogelijke organisatorische problemen. Outsourcing is namelijk vaak een eenmalige actie, waar expertise voor nodig is. Een externe adviseur kan de verwachtingen binnen de organisatie en van het personeel vaak beter duidelijk maken. Daarmee is ook te voorkomen dat de kwaliteit van de serviceprovider niet naar wens is en contracten en service level agreements aan de hand van de van te voren opgestelde performance key indicatoren goed worden gemanaged.

Daarnaast is het verstandig de verwachtte en bestaande kosten duidelijk tegen elkaar af te zetten. Want wanneer er toch problemen ontstaan bij de beslissing tot outsourcing of de uitvoering hiervan, kan het zijn dat tijdens het beslissingsproject de kosten/baten-analyse niet goed is uitgevoerd, doelstellingen niet helder beschreven zijn, de huidige kosten van de ict-infrastructuur en medewerkers niet goed in kaart zijn gebracht of de risicoanalyse en impact op de bedrijfsvoering en het personeel niet goed is gecommuniceerd.

Stel jezelf de volgende vragen:

1. Is outsourcing interessant voor mijn organisatie?

2. Is het technisch mogelijk om te outsourcen?

3. Is het organisatorisch mogelijk om over te gaan op outsourcing?

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5109560). © Jaarbeurs IT Media.

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×