Gemeente Utrecht heeft zijn content management en archivering ondergebracht in Alfresco, een enterprise content management (ECM) platform. Minister Plasterk heeft alle Nederlandse gemeenten ertoe verplicht in 2017 volledig digitaal te werken, hierom heeft gemeente Utrecht besloten de volgende stap te zetten in de digitalisering. De partner van Alfresco, it-dienstverlener Incentro, voert de implementatie uit.
Gemeenten hebben een complexe infrastructuur, overal is een andere applicatie voor. Volgens Diederick Splinter, manager bij Incentro, gaat er al veel tijd en moeite zitten in een wijziging in de structuur. Om hiermee om te gaan wordt alle content nu opgeslagen in de ecm-software. De software van Alfresco wordt door hun partner Incentro aan de infrastructuur van de gemeente gekoppeld. Volgens Splinter, is het platform van Alfresco het enige moderne open source ecm-systeem dat content vanuit de hele organisatie centraal beschikbaar stelt en tegelijkertijd de compliance en governance waarborgt.
De koppeling van het platform met outlook is in juni gestart. Er is in de zomermaanden eerst een pilot uitgevoerd onder ongeveer veertig gebruikers. Deze gebruikers waren enthousiast, want ze kunnen nu hun mails en bijlagen toevoegen aan een zaak of dossier. De gemeente besloot na de pilot over te gaan tot verdere uitrol. Het ecm-systeem is overigens geen nieuw systeem, maar het belooft wel de oplossing te zijn voor de chaos van het informatiebeheer bij de gemeenten.
Opslaan in archief
Een voorbeeld van de koppeling aan Alfresco is Outlook. Hierbij worden nu alle inkomende en uitgaande mail automatisch opgeslagen in het archief. Hierdoor wordt het werkproces efficiënter gemaakt. Verder kunnen medewerkers overal en te allen tijden gebruik maken van het platform, ook dit is een punt van verbetering voor de gemeente. Lazo Bozarov, manager functioneel beheer bij de gemeente Utrecht, zegt: ‘De moderne open source enterprise content management software van Alfresco laat mijn collega’s samenwerken waar en wanneer dat uitkomt. Met het ontzorgende voordeel dat alle content onder controle is, conform de gemeentelijke processen.’
De infrastructuur is door Incentro aan de gemeente gekoppeld, dus de stappen die nog genomen moeten worden zijn voor de gemeente. Incentro laat weten dat zij dit systeem al vaker aan gemeenten hebben gekoppeld. De uitwisseling tussen verschillende applicaties gaat over een bepaalde integratielaag. Bij gemeenten gaat het om zaak- en document services. Incentro heeft hiervoor functionaliteit voor Alfresco ontwikkeld. Hierdoor kunnen meerdere gemeenten daar gebruik van maken.
