Zorgmanager beschikt zelden over actuele data

Dit artikel delen:

Slechts 13 procent van de zorginstellingen beschikt over actuele gegevens bij het aansturen van de organisatie. Het management neemt vaak beslissingen aan de hand van verouderde informatie die is opgeslagen in geïsoleerde informatiesystemen. Slechts een op de tien zorginstellingen beschikt over een informatiesysteem waarin gegevens over zorgverlening, financiën en personeelplanning integraal zijn opgeslagen. Dat blijkt uit een enquête onder ruim honderd AWBZ-instellingen in Nederland.

Ict-leverancier Phobos Care gaf opdracht voor de enquête die door Goals Marktbewerking werd uitgevoerd. Volgens de onderzoekers is het gebrek aan up-to-date managementinformatie grotendeels terug te voeren op de informatiesystemen die in de zorgsector worden gebruikt. Veel instellingen beschikken per afdeling of zorgtaak over afzonderlijke systemen. 'Daardoor is de informatievoorziening gefragmenteerd en mist het management instellingsbreed het overzicht op de zorgkwaliteit in relatie tot de kosten', concluderen de onderzoekers.

Volgens de onderzoekers overweegt vier op de tien van de ondervraagde zorginstellingen om in de nabije toekomst over te stappen naar een informatiesysteem dat  integrale managementinformatie kan bieden.

Noodzaak real-time informatie

Het ontbreken van managementinformatie is vooral een probleem, omdat zorginstellingen de kloof tussen gebudgetteerde en daadwerkelijk geleverde zorg willen dichten. Vergoedingen worden in de toekomst niet meer per zorgdag of ziekenhuisbed verstrekt, maar op basis van de zorg die een cliënt daadwerkelijk heeft ontvangen. Bovendien moeten door de toenemende zorgvraag en het tekort aan gekwalificeerd personeel minder handen meer zorg leveren.  'Dat vraagt om actuele en geconsolideerde informatie over de werkprocessen', concludeert het onderzoeksbureau.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Weet iemand of in dit onderzoek ook is meegenomen de nauwkeurigheid van de gegevens in de systemen? Uit ervaring weet ik dat hier ook nog behoorlijk wat te winnen is in het kader van 'daadwerkelijk geleverde zorg'...

Zelfs bij organisatie brede uitrol van zorg-informatiesystemen als Regas kan men niet blind van de informatie uit gaan. Door de naar mijn mening meer dan noodzakelijke complexiteit van deze paketten zijn er medewerkers die het simpelweg vertikken om alle gegevens hierin in te voeren. Rapportages van de wel ingevoerde gegevens zijn ook niet blind over te nemen omdat deze afhankelijk zijn van scripts gemaakt door de applicatiebeheerders. Klassieke fout hierin als voorbeeld het niet meenemen van de eerste en laatste dag van een maand.

Juiste, dus tijdige, informatie kan alleen tot stand komen wanneer de invoer goed en tijdig is. Veel te veel worden nog steeds gegevens van papieren documenten overgenomen. Hierbij komt de tijdigheid al direct onder druk te staan. Denk maar aan de bekende grote stapels documenten die op bureaus blijven liggen. Pas als de basis goed is komt een goed BI systeem om de hoek kijken om de verzamelde gegevens te analyseren.
De oplossing om dit probleem te tackelen is paperless trading en directe invoer door bv. alle (be)handelingen door scanning in te voeren. Deze werkwijze kan echter alleen goed worden ingevoerd als de betreffende systemen hiervoor geschikt zijn. Toch valt hier veel te winnen. Minder fouten en verbeterde kwaliteit.
Meer informatie zie: Platform Elektronisch zakendoen Gezondheidszorg (www.platformezg.nl)

Het bovenstaande klopt. De problemen zijn vooral te wijten aan de cultuur van de zorg en in minder mate aan de frictie tussen zorg- en ICT-cultuur (zorg ICT-ers komen veelal uit de zorg). Aan ICT-techniek zal het zelden liggen.
Slecht afgestemde procedures, slecht geïmplementeerde datamodellen, nonchalante uitvoering van processen, enzovoorts, zorgen ervoor dat de gegevens heel vaak niet correct zijn, achterhaald zijn of onvolledig zijn. Te declareren bedragen worden vaak niet of pas heel laat geïnd (na een half - anderhalf jaar), of ze zijn niet inbaar door niet meer te corrigeren fouten, of ze zijn nauwelijks te controleren.
Er komt regelmatig fraude voor door patiënten en behandelaars en dan gaat het bij elkaar om grote bedragen. Maar het gaat vooral om fouten doordat de behandelaars vaak ook niet meer weten welke code ze moeten gebruiken. Dit probleem is de laatste jaren groter geworden omdat steeds meer behandelingen apart gedeclareerd moeten worden. Patiënten kunnen daardoor nauwelijks meer zien of hun eigen bijdrage terecht is. Gegevens van patiënten worden met regelmaat verwisseld. Hierdoor komt de zorg regelmatig in gevaar en wordt regelmatig ook de privacy geschonden.

Zorgverzekeringen doen het niet beter dan de rest van de zorgketen. Aantoonbare fouten in NAW-gegevens worden bij de verzekeringen vaak pas na vele maanden gecorrigeerd, waardoor soms heel veel declaraties verkeerd of niet uitgevoerd kunnen worden. Zorgaanbieders moeten de foute NAW-gegevens gebruiken, anders kunnen ze niet elektronisch declareren. De ICT-systemen zijn niet voor ingericht voor schaduwgegevens, die fraude en andere fouten juist moeten voorkomen. Tussen grote partijen wordt handjeklap gedaan gebaseerd op wederzijdse inschattingen van de omvang van de betalingen.

Het inscannen van documenten klinkt mij nogal primitief in de oren. In de Thuiszorg weet - ik uit ervaring - is men dan toch wat verder. Daar wordt al regelmatig gewerkt met planning = registratie = facturatie. Daarnaast heeft men toch een goed inzicht in productie uren, productiviteit etc etc. Afgezien van alle proces- en hard en software kanten aan het verhaal heeft men nog te maken met de interpretatie van de data. Uit ervaring weet ik dat een groot deel van 'de zorgmanagers' niet gewend zijn data te analyseren en hier dan ook daadwerkelijk op te sturen. Afgezien het feit of men ook de vrijheid krijgt om hierin ook excecutive descissions te nemen.

Uit bovenstaande blijkt dat er fouten in dossiers ontstaan doordat er handmatig gegevens uit papieren documenten worden overgenomen. Daarbij duurt het soms even voordat die documenten überhaupt worden bijgewerkt. Artsen en verplegend personeel hebben wel wat beters te doen dan om de zoveel tijd te leren omgaan met weer een nieuw systeem. De enige manier is om actuele en correcte data te realiseren is om een gebruiksvriendelijk systeem neer te zetten dat werknemers graag hanteren omdat ze er direct de voordelen van ondervinden.
De meeste zorginstellingen werken met een ZIS, EPD of ECD. Binnen deze systemen worden alle gegevens van patiënten opgeslagen. Koppel deze systemen aan één systeem, en voeg daar onder andere de mogelijkheid aan toe om verwijsbrieven en andere papieren formulieren te scannen en direct in het patiëntendossier te stoppen. Zo kan de correcte informatie onmiddellijk gedeeld worden met collega’s. Snel en simpel documenten -papier of digitaal- naar de juiste plaats sturen, zodat de informatie voor de juiste persoon op het juiste moment beschikbaar is. Inzicht in patiënt- of cliëntinformatie is van groot belang voor zorginstellingen. Het gaat erom dat informatie beschikbaar en toegankelijk is, maar ook beveiligd is en in de juiste vorm wordt aangeleverd. Bijvoorbeeld op het scherm van de arts tijdens een controlebezoek, via internet voor de huisarts van de patiënt, maar ook op de eerste hulp, de polikliniek en bij de apotheek is het van belang dat de informatie ingezien en eventueel geprint kan worden. Zorginstellingen zullen voorlopig nog veel te maken hebben met papier. Het gaat erom deze papiermassa bij de deur al om te zetten naar digitale dossiers. Zodat artsen, verplegend personeel maar ook zorgmanagers altijd werken met data die up to date is.

Pieter Rahusen Market Development Manager Ricoh Healthcare

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2010-05-27T16:58:00.000Z Pim van der Beek
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.