Succes behalen met BI is lastig

Succes behalen met bi-oplossingen is voor veel bedrijven een lastige opgave. Dat blijkt uit de Nationale bi Survey 2006-2007 van bi-specialist Passionned in samenwerking met Computable. Van de 113 organisaties (bedrijven en non-profit instellingen) die aan het onderzoek deelnamen zeggen 33 instellingen (financieel) voordeel te halen uit hun bi-oplossingen.

Rapportage en analyse

Daan van Beek van Passionned: "Bij bi-oplossingen draait het om rapportage en analysesoftware in combinatie met dashboards voor stuurinformatie en prestatiemanagement. Op basis daarvan kunnen medewerkers en managers zien wat er binnen bedrijfsprocessen en in de markt gebeurt. Die gegevens moeten geanalyseerd worden en vervolgens kan actie worden ondernomen."

De onderzoekers geven een aantal handvatten voor succesvolle doorvoer van bi. Het succes van bi hangt volgens hen af van:

1) Een analytische bedrijfscultuur
"Het is van belang dat stuurinformatie consequent door iedereen in het bedrijf wordt gebruikt voor analyse, communicatie en actie. Zo kan bijvoorbeeld het probleem van hoog ziekteverzuim worden gelokaliseerd, geanalyseerd en verbeteringen worden doorgevoerd", aldus Van Beek.

Volgens de onderzoekers komt het regelmatig voor dat te weinig medewerkers toegang hebben tot bi. De onderzoekers stellen dat bi nooit succesvol kan zijn als minder dan 10 procent van de medewerkers toegang heeft tot de gegevens. Daarnaast wijzen ze erop dat het verstandig is om zakenpartners toegang te geven tot bi-oplossingen en informatie.

2) Zijn verantwoordelijkheden en rollen goed gedefinieerd in dashboards en rapporten?
Van Beek: "Het gaat erom dat informatie wordt aangeboden op basis van de taken, persoonlijke voorkeuren en verantwoordelijkheden die iemand heeft. Een accountmanager krijgt in eerste instantie alleen de indicatoren te zien van zijn klanten."

3) De mate van interactieve analytische mogelijkheden
Het gaat erom in hoeverre een werknemer direct meer details kan opvragen van informatie (drill-down). Van Beek: "Bij tegenvallende omzetgroei is het bijvoorbeeld belangrijk om direct te weten om welke regio of welk team het gaat. Een directeur kan dan meteen contact opnemen met de eindverantwoordelijken."           

4) Prestatiebeloning voor iedereen in plaats van alleen de top
"Prestatieverbetering vindt vaak plaats op het laagste niveau van een organisatie daarom moet niet alleen de bedrijfstop of salesmanagers prestatiegericht worden beloond", zegt Van Beek. Het valt de onderzoekers verder op dat er bij bedrijven vaak prestatienormen zijn opgesteld, zogenaamde KPI's, (key performance indicators) maar daar wordt nauwelijks op aangestuurd en er zijn in de meeste gevallen geen (financiële) consequenties aan verbonden.

5) Op alle niveaus werken aan strategische doelstellingen
Het effect van bi kan volgens de onderzoekers sterk verminderen als elke manager of medewerker zijn eigen weg kan kiezen.

6) Wordt de top betrokken bij het veranderingstraject behorend bij bi?
Van Beek: "De bedrijfstop moet het goede voorbeeld geven, dat goede voorbeeld moet gevolgd worden door de rest van het bedrijf."

Volgens de onderzoekers is dit zeker van belang als bi bedrijfsbreed wordt doorgevoerd. De onderzoekers ontdekten verder dat met name het middenkader niet altijd blij is met de transparantie die bi met zich meebrengt. Die transparantie werkt vaak kostenbesparend. Transparantie van het declaratiesysteem kan bijvoorbeeld het aantal declaraties sterk doen verminderen.  

7) Of concurrenten structureel in de gaten worden gehouden
Het imago van bi is dat het zich vooral richt op de interne organisatie en transacties. Maar met bi naar buiten kijken is volgens de onderzoekers net zo belangrijk. Het faciliteren van die informatie blijkt wel een struikelblok omdat het om minder goed gestructureerde informatie gaat zoals informatie op websites, opgevangen gesprekken op de golfbaan, persberichten en ontwikkelingen in de branche. Zo kan een accountmanager bij een klant opvangen dat een concurrent bezig is met een nieuwe dienst. Ook dit soort ‘zachte' informatie moet voor succesvolle bi gedeeld worden met belanghebbenden binnen een bedrijf of organisatie.

Het viel de onderzoekers verder op dat externe informatie wel wordt verzameld maar koppeling aan interne informatie wordt vaak nagelaten.