De uitzendondernemingen TiP personeelsdiensten en Maintec, beide onderdeel van de Humares Groep, hebben IntraOffice van IntraData geselecteerd om het gehele administratieve proces rondom de plaatsing van uitzend- of detacheringskrachten te digitaliseren. TiP en Maintec zijn de eerste uitzendorganisaties in Nederland die dit traject zonder gebruik van papier kunnen uitvoeren.
Bijzonder bij dit proces is dat documenten juridisch rechtsgeldig ondertekend worden met behulp van een digitale handtekening. IntraData heeft in samenwerking met partner PigeonTrust de randvoorwaarden van de digitale handtekening geïmplementeerd in IntraOffice, waardoor deze functionaliteit nu beschikbaar is.
TiP personeelsdiensten en Maintec hebben al verschillende digitaliseringstrajecten gerealiseerd. Zo gebeurt de afhandeling van werkbriefjes en de verloning volledig papierloos. Sebas Winkel, kwaliteitsmanager bij Humares, toont zich zeer enthousiast over dit nieuwe project. 'Vanaf nu gaan we ook de plaatsing van kandidaten volledig digitaal afhandelen. Dit betekent dat we veel sneller en wendbaarder kunnen opereren. Flexkrachten en opdrachtgevers kunnen vanuit huis of kantoor alle administratieve handelingen uitvoeren zonder dat er tijdverlies is door reizen of door de post. Het rechtsgeldig digitaal ondertekenen van documenten is relatief nieuw en biedt grote voordelen in onze procesafhandeling. De uitzendmarkt is een heel snelle markt die zich volop aan het ontwikkelen is op veel gebieden. Dit is echt een product van deze tijd waarvoor we subsidie toegewezen hebben gekregen van het Europees Sociaal Fonds gericht op innovatie.'
Fouten uitgesloten
Het digitaal afhandelen van de plaatsing levert een efficiëntieslag op. 'Met één druk op de knop krijgen we alle documenten beschikbaar die nodig zijn voor een plaatsing', aldus Winkel. 'Bovendien hebben we straks het proces zo ingeregeld, dat we een plaatsing niet kunnen afronden als niet alle benodigde documenten ondertekend zijn. Hierdoor weten wij zeker dat alle stappen doorlopen worden en zijn fouten uitgesloten.'
Het belangrijkste document dat door beide partijen ondertekend moet worden, is volgens Winkel de uitzendovereenkomst. 'Dankzij de applicatie van IntraData die gekoppeld is aan ons crm-systeem Flexservice is het nu mogelijk om dit document digitaal te ondertekenen met een juridisch rechtsgeldige handtekening. Het wordt vervolgens opgeslagen in het digitale dossier dat via het internet altijd toegankelijk is voor de uitzendkracht door in te loggen op de site. Kandidaten zijn hierdoor eventueel op afstand te bemiddelen.'
Honderden kilo’s papier
Een ander winstpunt heeft te maken met kwaliteit. TiP en Maintec voeren regelmatig interne audits uit in verband met kwaliteitsborging. 'Ook dit is veel eenvoudiger nu de dossiers digitaal beschikbaar zijn', aldus Winkel. 'Dan is ook sneller te controleren of dossiers volledig zijn waardoor de kans op fouten tot een minimum gereduceerd wordt.'
Door IntraOffice wordt ook de papierstroom aanzienlijk teruggebracht. De arbeidsovereenkomsten, loonbelastingformulieren, instructiepapieren en dergelijke die bij een plaatsing horen zijn in totaal goed voor rond de vijftig pagina's. Winkel: 'We besparen door de digitalisering honderden kilo's papier per jaar. Dat is goed nieuws voor het milieu. Daarnaast betekent dit voor ons dat we dit project snel zullen terugverdienen. Het aantal prints zal afnemen, de portokosten worden teruggebracht en onze medewerkers worden productiever.'
