Gemeente Amsterdam digitaliseert zorgdossiers

De papierversnipperaar mag overuren draaien bij de gemeentelijke Dienst Zorg en Samenleven in Amsterdam. De vernietigingsactie is het gevolg van de digitalisering van het papieren archief door leverancier van software voor documentmanagement en dienstverlener Zylab.

Door de digitalisering van aanvragen voor rolstoelen en aangepast vervoer is de dienstverlening aan burgers verbeterd. Medewerkers van de dienst kunnen informatie gemakkelijker inzien en delen, dossiers raken niet langer zoek en de archiefruimte komt vrij.

Begin vorig jaar is bij de Dienst Zorg en Samenleven een digitaal archief met software van Zylab opgezet. De papieren dossiers zijn gescand en toegevoegd aan het digitale archief. De kinderziektes in het gebruik zijn inmiddels verholpen en eind december 2007 heeft de archiefinspectie na een korte procedure de werkwijze goedgekeurd. De dienst is één van de eerste gemeentelijke diensten die zijn papieren archief mag vernietigen.

Uitbreiding

De gemeentelijke dienst breidt dit jaar de digitalisering uit naar twee andere afdelingen, waar een nog groter archief in gebruik is. Eind dit jaar moeten alle stukken bij de behandeling van aanvragen in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) digitaal zijn. Het digitale archief is gebaseerd op open technologie, zoals XML.