Zylab archiveert projectinformatie bij Endemol

Zylab Benelux, leverancier van documentmanagementsoftware, heeft bij multimediabedrijf Endemol een platform geïmplementeerd voor het beheren, archiveren en doorzoeken van projectinformatie. Met het Information Access Platform moet informatie snel en eenduidig worden opgeslagen en toegankelijk worden gemaakt via een digitaal archief. De gegevens worden opgeslagen in het Open XML-formaat. Het platform is gekoppeld aan Microsoft Sharepoint. Het contract is voor onbepaalde tijd. Er zijn geen financiële details bekendgemaakt.

Endemol verwacht met het Zyimage Information Access Platform zijn projectinformatie snel en eenduidig op te slaan en te toegankelijk maken via een centraal digitaal archief. Het gaat om archivering van alle documenten die bij een productie woden gebruikt, van ideeën en scripts tot contracten met  deelnemers en  leveranciers. Volgens de leverancier gaat het om enkele petabytes (1000 terabytes, red) aan gegevens. In het verleden werden contracten bijvoorbeeld in de archiefkast bewaard. Met scanners worden nu fysieke documenten gedigitaliseerd en bewaard in het systeem.

De document management leverancier heeft het platform uitgebreid met archiefdiensten en een contract management module voor Microsoft Sharepoint. Dat is een verzameling softwarecomponenten voor bijvoorbeeld het delen van informatie via bedrijfsportals, het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en voor het zoeken binnen bedrijfsgegevens. De software draait op de server.

Checklist

Endemol heeft zijn werkwijze ingesteld op het nieuwe documentmanagementplatform. Projecten worden binnen Sharepoint gecreëerd. Wanneer een project is afgerond en afgeleverd, ontvangt de eigenaar van het project automatisch een checklist van alle documenten die verplicht moeten worden gearchiveerd.

Binnen die omgeving functioneert het informatieplatform als de archiefomgeving van alle documenten. Tijdens de dagelijkse batchverwerking verplaatst de Zyimage connector alle documenten van Sharepoint naar de definitieve bewaaromgeving. Alleen links naar Zylab's open archiefopslag blijven in de Sharepoint-omgeving bestaan.

Alle informatie wordt opgeslagen in Open XML-formaat. Daardoor is het multimediabedrijf niet gebonden aan één leverancier en is de informatie ook in de toekomst toegankelijk.

Big Brother

Endemol ontwikkelt en produceert amusementsprogramma's voor televisie en interactieve netwerken. Het bedrijf is bekend van programma's zoals Big Brother, Star Academy en Deal or No Deal.

Documentmanagementleverancier Zylab levert software voor onder andere document- en recordmanagement, text mining en workflow management. Het Benelux-kantoor is gevestigd in Amsterdam.