Ambassadeur e-facturatie Marco Pastors vindt het teleurstellend dat het de overheid in 2010 niet lukte om 10 procent van zijn inkoopfacturen elektronisch te ontvangen en te verwerken. 'Het was een ambitieus doel dat wel haalbaar was', vertelt hij aan Computable. Pastors verwacht de doelstelling in 2011 wel te halen. Dat rijksoverheden vanaf 1 januari e-facturen moeten kunnen ontvangen, helpt daarbij goed.
Pastors werd in 2008 aangesteld als ambassadeur e-facturatie bij het ministerie van Economische Zaken. Zijn taak is om de overstap naar elektronisch factureren bij overheidsinstellingen te versnellen.
Hij vertelt dat hij sindsdien bij veel overheden is langsgeweest om ze 'over te halen'. 'Dat lukte aardig. In de praktijk blijkt het echter lastig om afspraken na te komen.' De politicus legt uit dat veel organisaties voor het accepteren van e-facturen hun processen moeten aanpassen. 'De workflow verandert en soms moeten hele financiële systemen worden aangepast.'
Belemmeringen
Volgens Pastors is een aantal belemmeringen nu opgelost. 'Zo eiste de Belastingdienst in het begin dat overheden papieren facturen behielden ter controle. Toenmalig staatssecretaris De Jager heeft dat geschrapt.'
Bovendien is de Rijksoverheid per 1 januari 2011 verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen. 'Zolang er geen plicht was voelden veel overheden geen drang.' Inmiddels zijn alle 78 organisaties van de Rijksoverheid klaar voor e-facturatie.
Pastors vindt het een goede zaak dat de rijksoverheid niet alleen aandringt op e-facturatie, maar zichzelf een 100-procentsdoelstelling oplegde. Er bestond volgens hem een soort kip-ei-situatie, waarbij overheden en bedrijfsleven beide afwachtend waren. 'De rijksoverheid zei toen: wij zijn het ei. Nu is de volgende stap dat uit het ei een kip komt, de bedrijven die e-facturen gaan versturen.'
Handmatig
Van de bijna 14,4 miljoen facturen die de overheid ontving in 2010, was bijna 6 procent elektronisch, blijkt uit onderzoek van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Vooral de ministeries scoren hoog: 15,8 procent van de inkoopfacturen werd digitaal aangeleverd. Het zijn vooral lagere overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, die weinig facturen elektronisch ontvangen.
58 procent van de Nederlandse overheidsinstellingen behandelt elektronisch ontvangen inkoopfacturen op een ouderwetse manier: ze drukken de factuur af en verwerken hem handmatig.
De kern van het vraagstuk, ook hier weer, is, zoals Pastors kernachtig weergeeft, dat processen (en in applicatieve zin de systemen) moeten worden aangepast. Factuurverwerking is geen losse activiteit maar een proces. En dat vraagt dus een beschrijving, analyse en de in de praktijk altijd aanpassing van de processen. Het is ook niet beweerd, maar e-facturering is niet een handig kunstje, maar een procesmatige wijze van werken. En in de keten (ten overvloede: factureren heeft altijd tenminste twee partijen. Dus ook keteninformatisering.
Kortom, het is niet de techniek maar het (administratieve, financiele, informatieve, enz.) proces
waar het omgaat.Laten we dat centraal stellen en dan zullen ook heel veel andere zaken (lees processen) bij de overheid beteren sneller gaan.
Ronald van Eerten
Stichting PIOFA
@Ronald van Eerten
Interne processen zijn inderdaad een uitdaging voor het halen van de doelstellingen (10%>80%>100%). Met het digipoort besluit werden bedrijven verplicht hun facturen digitaal in UBL aan te leveren. Misschien moeten we de aanleververplichting juist wel loskoppelen van de interne processen.