Ict-dienstverlener IDB Groep is volop bezig met de implementatie van zijn document management systeem Digioffice, bij de Nederlandse Ondernemersvereniging voor Afbouwbedrijven (NOA) uit Veenendaal. Het doel van de implementatie is om het werk van NOA efficiënter te laten verlopen. De implementatie is naar verwachting half augustus afgerond.
NOA is een ondernemersvereniging met ruim zestienhonderd leden. Deze leden moeten allemaal worden geïnformeerd op het gebied van wet- en regelgeving, verzekeringen, juridische-, sociale- en fiscale zaken. Daarnaast adviseert NOA over verzuimmanagement, Arbo- en arbeidszaken. Toch maakte de vereniging nog geen gebruik van een document management systeem (dms). ‘Er werden niet of nauwelijks documenten en contactmomenten vastgelegd’, zegt een woordvoerster van IDB Groep.
Met de implementatie van Digioffice wil NOA de efficiëntie verhogen en de verschillende bedrijfsprocessen verder optimaliseren. In Digioffice worden alle gegevens en bestanden bijgehouden. Dit betekent dat gegevens maar eenmalig hoeven worden ingevoerd, waarbij relevante gegevens worden gerepliceerd naar andere applicaties. Volgens de woordvoerster van IDB Groep zorgt dit voor tijdwinst, vermindert dit de kans op fouten en wordt hierdoor geen dubbel werk meer gedaan. ‘Daarnaast kan informatie hierdoor ook snel en eenvoudig worden gevonden en gedeeld. Daarmee wordt beter en slimmer samenwerken gefaciliteerd.’
Implementatie volgens Prince2
Projectleider Guido van Leeuwen van IDB Groep laat weten dat NOA naar verwachting half augustus live gaat. Om het project goed te laten verlopen is vooraf een projectplan uitgeschreven uitgaande van de basisprincipes Prince2. ‘Per fase heeft de projectleider beschreven welke activiteiten er worden uitgevoerd’, zegt de woordvoerster. ‘Dit plan wordt in samenspraak met de klant gemaakt en pas na goedkeuring uitgevoerd. Iedere fase kent een deeloplevering en goedkeuring. Daarnaast bestaat er per project een projectteam en een stuurgroep met daarin zowel verantwoordelijken van de klant als van IDB Groep.’
NOA heeft voor Digioffice op basis van eerdere ervaring met IDB Groep gekozen. Netwerkengineers van de ict-dienstverlener verzorgen namelijk al een tijd de ict-infrastructuur van NOA.
