KPN zet het intelligente contentplatform van Doculayer in op met behulp van artificial intelligence en machine learning ruim twee miljoen salescontracten te digitaliseren. In een latere fase wordt het Doculayer.ai-platform gekoppeld aan Salesforce, het crm-systeem van KPN.
Gezien contracten op verschillende plekken in de organisatie werden gearchiveerd, is het volgens KPN een uitdaging om contracten op een efficiënte manier te beheren. Ook wil het bedrijf de impact van papieren archieven op het milieu verkleinen en duurzamer gaan werken. Daarom besluit het bedrijf alle salescontracten volledig te digitaliseren en onder te brengen in een centrale digitale omgeving.
Uitgebreide selectie
KPN ging op zoek naar een efficiënte en slimme oplossing voor contractbeheer en koos uiteindelijk voor Doculayer.ai. Hans Bakker, binnen KPN verantwoordelijk voor de zakelijke markt, geeft aan dat er een uitgebreide selectie aan voorafging. ‘De keuze viel op Doculayer.ai, omdat zij ons een gebruiksvriendelijke en kostenefficiënte oplossing boden. Bovendien is het platform gebaseerd op de nieuwste artificial intelligence- en machine learning-technologie’. Bakker geeft verder aan dat Doculayer veel expertise op het gebied van bedrijfsprocessen en compliance had, waardoor KPN goed geadviseerd kon worden over de meest efficiënte implementatie.
Ondertussen is het project achter de rug en zijn er in vier jaar tijd zes archiefomgevingen gemigreerd naar een centrale digitale omgeving waarin alle salescontracten nu te vinden zijn. Alle papieren archieven zijn verwijderd en worden nu alleen nog hardcopy opgeslagen als dit wettelijk verplicht is. Dankzij de ai- en machine learning-functionaliteit van Doculayer.ai, kunnen medewerkers contracten volgens de betrokkenen nu makkelijk vinden en opvragen.
Koppeling Doculayer.ai en Salesforce
In de toekomst komt er een koppeling tussen het Doculayer.ai-platform en Salesforce, het crm-systeem van KPN. Momenteel worden contracten die voortkomen uit Salesforce nog door medewerkers gearchiveerd in Doculayer.ai. Door een api te bouwen voor de communicatie tussen Salesforce en Doculayer.ai vindt digitaal archiveren straks volgens de betrokken partijen volledig geautomatiseerd plaats.
