Dierentuin Artis in Amsterdam heeft een nieuw personeelsplanningssysteem geïmplementeerd van softwareleverancier Ortec. Ook voert Artis de twee bijbehorende modules Ortec Harmony WebAccess en Ortec Harmony Shiftbidding in. Het nieuwe systeem houdt rekening met de zeer specifieke vraag die Artis heeft voor flexibele personeelsplanning.
Met de nieuwe softwareoplossing wil Artis vraag en aanbod beter op elkaar afstemmen. ‘Dankzij een strakke personeelsplanning zorgen wij ervoor dat alles soepel verloopt', zegt projectleider implementatie Erik Bakker. ‘Hoewel andere factoren meespelen, zijn de bezoekersaantallen veelal weersafhankelijk. Bij lagere bezoekersaantallen is er minder kassa- en horecapersoneel nodig. Daarom bestaat deze groep ook grotendeels uit oproepkrachten. Wordt er schitterend weer voorspeld, maar regent het opeens de hele dag, dan kunnen we in de ochtend nog oproepkrachten afbellen.'
Arbeidstijdenwet
Belangrijk voor de personeelsplanning in Artis is ook dat het juiste gekwalificeerde personeel op de juiste werkplekken ingepland wordt. Daarnaast moet Artis, net als elke andere organisatie, voldoen aan de Arbeidstijdenwet (ATW) en gelden voor de omgang met bepaalde dieren veiligheidsvoorschriften waarmee rekening moet worden gehouden. Bij de omgang met het schoonmaken van de verblijven van roofdieren zijn bijvoorbeeld altijd twee medewerkers aanwezig. Bovendien werkt Artis met een minimale bezettingseis voor zijn vakgroepen dier en plant.
‘Dat betekent dat we altijd toewerken naar de minimale bezetting die nodig is om een Artis operationeel te houden', vervolgt Bakker. ‘Dankzij de geavanceerde personeelsplanningsoplossing van Ortec hebben we beter inzicht en meer overzicht op de planning, waardoor gaten snel opgevuld kunnen worden. Bovendien stelt dit systeem ons in staat om overschrijdingen op de ATW direct te spotten en dus te voorkomen.'
Harmony WebAccess en Shiftbidding
Naast het personeelsplanningssysteem heeft Artis ook twee bijbehorende modules ingevoerd: Ortec Harmony WebAccess en Ortec Harmony Shiftbidding. Met eerstgenoemde module kunnen medewerkers dienstruilingen en verlof aanvragen. De tweede module wordt gebruikt voor de vrijwilligers die hiermee hun voorkeur voor een bepaalde dienst of rondleiding kenbaar kunnen maken.
