Het Nederlands Talen Instituut (NTI) gaat software van Unit4 inzetten ter ondersteuning van de personeels- en salarisadministratie. Medewerkers en leidinggevenden kunnen straks via het eHRM-systeem zelf informatie opvragen en doorgeven. Hierdoor neemt de administratieve druk af en kunnen de mensen op de hr-afdeling zich meer bezighouden met strategisch advies.
Aanleiding voor de aanschaf van nieuwe software voor de personeels- en salarisadministratie was de wetswijziging voor verlofregistratie. Verlofdagen kunnen vanaf 2013 verjaren en daarom moet de werkgever zijn administratie aanpassen. Het verlofregistratiesysteem, dat NTI zelf heeft gemaakt, kon hierin niet voorzien.
In de zoektocht naar een nieuw systeem ontdekte de educatieve instelling dat de verlofregistratie vaak deel uitmaakt van een geïntegreerde oplossing voor de personeels- en salarisadministratie. NTI werkt nu nog met losse systemen voor de personeels- en salarisadministratie en de verlofaanvraagadministratie. Ook wordt veel gebruik gemaakt van spreadsheets. Daardoor gaan veel handelingen nog handmatig, waardoor hr-medewerkers hun tijd vooral besteden aan administratie.
App op smartphone
Het NTI heeft zes leveranciers en systemen bekeken. Het taleninstituut koos Unit4 dit om de structuur van de programmatuur en het uiterlijk van de workflows. De implementatie start op 1 augustus 2012 en NTI wil per 1 januari 2013 het systeem in gebruik nemen. Medewerkers kunnen dan zelf hun loonstroken inzien, basisgegevens wijzigen en verlof aanvragen. Leidinggevenden krijgen hiervan een seintje en kunnen deze mutatie accepteren of afwijzen. Daarna komt de melding in het backoffice-systeem, waarna de hr-medewerker de mutatie definitief maakt. Medewerkers met een smartphone hebben de mogelijkheid om een app te downloaden waarmee ze verlofaanvragen kunnen indienen of hun loonstrook inzien.
