Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) kiest een nieuw vastgoedinformatiesysteem: Condor van Covalent. Opvallend, want in 2010 had de asielorganisatie juist speciaal voor het vastgoedbeheer het Ibis-pakket van Brink aangeschaft. Bij het COA ligt de focus sinds medio 2012 echter meer op een regierol, waarbij onderhoudspartijen en inspectiebureau’s de taken uitvoeren. Het COA wilde daarom een nieuw integraal systeem voor meerjarenonderhoud, meldingen – klachten & storingen, asbestregistratie, legionellabeheer – en een werkstroom volgens de RgdBoei-inspectiesystematiek.
Jeroen van de Laar van Brink stelt dat het COA door een nieuwe strategie een nieuw systeem wilde van één leverancier. ‘Wij werken met best-of-breed-oplossingen. Het COA zette Ibis in voor het meerjarenonderhoud; voor andere taken gebruikt het SAP. Wij hebben nog gekeken of we samen met SAP konden meedoen aan de aanbesteding, maar de knock-outcriteria waren helder: alleen leveranciers die alles konden bieden in één oplossing, konden meedingen.’
Het COA nodigde zeven partijen uit voor het selectietraject, zegt Gerrit Olthoff, teamhoofd Onderhoud van de unit Huisvesting van het COA. ‘Volgens een vooraf vastgestelde objectieve selectiemethode is gekozen voor het best passende softwarepakket. Gebleken is dat het softwarepakket van Brink geen geïntegreerde mogelijkheden kon bieden ten aanzien van meldingen. IBIS wordt uitgefaseerd.’
Jammer, vindt Van de Laar het besluit om te stoppen met Ibis, ‘want COA was een fijne klant, de gebruikers waren tevreden en de implementatie was goed verlopen. We hebben nog wel na afloop op uitnodiging van het COA een gesprek gehad. Maar het is niet anders; soms lopen zaken door bepaalde ontwikkelingen anders dan je had gewild.’
Condor
Uiteindelijk viel de keuze voor de oplossing voor integraal vastgoedmanagement op Condor van het adviesbureau annex softwarebedrijf Covalent. Het COA verwacht dat dit informatiesysteem alle werkprocessen ondersteunt en zicht geeft op de actuele onderhoudsstatus van het vastgoed. De veelheid aan locaties, verschillende soorten gebouwen en altijd wisselende samenstelling van de huisvestingsvoorraad maken vastgoedmanagement voor het COA een dynamische taak, aldus de asielinstantie.
Het Amersfoortse Covalent, dat in 2001 is opgericht, werkt met Condor onder andere ook voor de Rijksgebouwendienst (RGD). Die zet de software in voor het beheer van het Rijks-vastgoed. Het systeem van Covalent faciliteert de planning van inspectie en onderhoud, bewaakt uitvoering en controleert kwaliteit. In een webgebaseerde werkomgeving kunnen medewerkers, zowel intern als extern, tegelijk aan toegekende beheer- en controlerende taken werken. De inspectieresultaten worden bovendien vertaald naar strategische doelen, waarmee de cirkel voor integraal vastgoedmanagement rond is.
