Bedrijven die niet over een fatsoenlijke strategie rond document management beschikken, maken ook nauwelijks kans een om met succes projecten op het gebied van e-commercie of e-zakendoen van de grond te tillen.
Dat stelt onderzoeksbureau Ovum (http://www.ovum.co.uk) in een recent verschenen rapport. Sterker nog, menen de onderzoekers, wanneer een onderneming probeert een e-commercie site op te zetten zonder dat ze voldoende aandacht heeft geschonken aan het beheer van de documentstromen, is de kans groot dat het project in chaos zal eindigen.
Twee aspecten spelen hierbij een belangrijke rol. Allereerst blijkt in veel bedrijven de beschikbare kennis en informatie nauwelijks terug te vinden. Gegevens worden vastgelegd in allerhande bestanden en bovendien veelal zonder dat daar vaste regels of structuren voor gelden. Informatie boven water halen is dan ook veelal een langdurige zoektocht, waarbij niet zelden geen garantie kan worden gegevens of de gevonden gegevens inderdaad de juiste of meest actuele versies zijn.
Een ander punt dat meespeelt is het feit dat online klanten alleen nog maar interesse hebben in websites waar hen meer dan alleen de basisfunctionaliteit wordt verschaft. Dit wil zeggen dat steeds meer gegevens van klanten moeten worden vastgelegd om gebruikt te worden wanneer die klant de site weer bezoekt, of om dit soort online shoppers aanbiedingen te kunnen doen. Alleen wanneer informatie zeer gestructureerd wordt vastgelegd, valt dit daadwerkelijk en on the fly te realiseren.
Een deel van het probleem zit ‘m volgens Ovum in een trage bewustwording van dit soort kwesties. Toch is het bureau redelijk optimistisch. Het constateert in ieder geval een snel groeiende aandacht voor dit probleem. Verder valt ook de leveranciers van softwareproducten het een en ander te verwijten. Het beheer van applicaties voor e-zakendoen is toch wel iets anders dan het managen van een offline verkoopinformatiesysteem of -logistieke applicatie. Aanbieders spelen volgens Ovum te traag in op deze veranderende eisen en wensen.
