Op de IIB zal het begrip e-procurement naam maken. Prof dr Jan Telgen, e-procurement specialist bij Pricewaterhouse Coopers, stipt alvast enkele hoofdpunten aan.
"Het is pure wildgroei momenteel. Iedereen wil wat, het is ontzettend moeilijk het woud van aanbieders bij te houden, en dat geldt zeker voor de gemiddelde gebruiker. Niet alles is goud wat er blinkt", waarschuwt Telgen. "Voor de vakantie hadden we voor een onderzoek aan de TU Twente (waar hij ook doceert, red.) contact met 13 aanbieders – na de vakantie bleken vijf niet meer te bestaan, of overgenomen."
Voor digitale marktplaatsen geldt hetzelfde: Telgen bekeek er 60 op chemisch gebied, en 50 daarvan bleken nog nooit één transactie verricht te hebben.
Niet helemaal onbekend in de ICT-sector, die komeetachtige verschijning en verdwijning, maar wel een teken hoe groot de belangstelling is, en hoe ver nog de concrete werekelijkheid. Volgens prof Telgen is een sanering vooral bij de marketplaatsen onvermijdelijk – en door de onderzoeksbureaus ook al keurig voorspeld.
Toch is het volgens Telgen overduidelijk: alle grote bedrijven zijn er al mee bezig of oriënteren zich – de voordelen zijn immers te evident. Het zijn er drie: je kunt processen automatiseren, wat personeel scheelt, je kunt je beter aan contracten houden, en je krijgt veel meer overzicht over je inkoop. Bij punt twee geeft Telgen een voorbeeld uit eigen bedrijf: bij PWC bestaat er een algemeen contract voor vergaderruimten tegen 15% korting met de Bilderberg-groep. Toch wordt er nog veel vergaderd bij andere uitspanningen, eenvoudig omdat het contract niet aan alle PWC’ers bekend is.
Een duidelijk nadeel van e-procurement is de reis naar het onbekende, in ICT-kringen helaas nog een van de meest verkochte reizen. Want je kunt volgens Telgen wel een pakket aanschaffen, maar wat de implementatie je gaat kosten is op geen enkele manier te becijferen, ook niet als het via een relatief duidelijk ASP-overeenkomsten gaat. De wens bestaat bij grotere organisaties bovendien om e-procurement aan te sluiten op hun gangbare Erp-solution. Alle Erp-systemen draaien tot nu toeunplugged, zoals Telgen het noemt, en die aansluiting is er nog even niet. De alliantie tussen Sap en Commerce One is in opbouw, dus daar gaat nog wel zo’n twee jaar overheen.
Ook weet Telgen dat de wens in het bedrijfsleven bestaat om elektronische inkoop te combineren met Personeels Informatie Systemen (Pim’s), omdat er bij inkoop door e-procurementpakketten vaak om autorisatie gevraagd wordt. Alleen is er hem geen enkele PIM bekend, die dergelijke informatie over exact in welke omstandigheden wie de baas is van wie bevat. Waarbij dan nog komt, als die informatie er wel is, de baas net twee dagen weg is, of ziek, of vervangen, of met pensioen. Telgen schat dat het bij bedrijven 1 fte per 300 mensen kost om dit soort informatie bij te houden, over wie hoeveel potloden mag inkopen en wiens paraaf daar bij moet.
Een extra probleem bij de invoering van e-procurement software is dat je er niet komt met ofwel een goeie inkoper die weinig van Erp weet, of een goeie Erp-man die niets van inkopen weet. Om uit die patstelling te komen zou misschien de overheid voor dit soort projecten voorwaardelijke subsidies kunnen geven, waarbij bedrijven het geld mogen houden als zij slagen. Maar het tekort aan capabele mensen zal nog wel even aanhouden.
