Miscommunicatie met Baan en organisatorische onvolwassenheid kenmerken de eerste drie maanden van het bestaan van de Nederlandse gebruikersvereniging Baan World Users (BWU).
Baan en BWU voerden vorige week overleg. De communicatieproblemen stonden hoog op de agenda. "We zijn nader tot elkaar gekomen en ik ga ervan uit dat alles nu goed gaat. Baan toont goede wil, maar moet zich in de praktijk nog bewijzen", aldus Albert Verhoeven, BWU-voorzitter.
BWU ontstond drie maanden geleden uit een fusie van acht bestaande verenigingen. In totaal gebruiken duizend bedrijven in Nederland Baan-software. Minimaal 40 procent daarvan wil BWU uiteindelijk in zijn ledenbestand hebben. Momenteel zijn dat er 270. De eerste ervaringen van Verhoeven met Baan zijn niet allemaal positief. Het bedrijf stimuleert het bestaan van een onafhankelijk gebruikersplatform. "Maar als puntje bij paaltje komt, laat Baan het, mede door onduidelijkheid van afspraken, soms afweten. Reacties blijven uit of zijn onduidelijk. Om voor beide partijen duidelijkheid te scheppen, worden vanaf nu alle afspraken schriftelijk vastgelegd."
De contacten met BBS (Baan Business Systems) noemt Verhoeven goed, maar de ontwikkelingen binnen Baan Nederland gaan zo snel en de positiewisselingen zijn zo talrijk dat BWU moeilijk overzicht weet te behouden. Het streven is op directieniveau contact te hebben met Baan.
Naast regulier overleg bestaat in urgente gevallen behoefte aan directe communicatielijnen. Onlangs dook bijvoorbeeld een fout op waarvan Baans support-afdeling op de hoogte was. BWU werd echter niet ingelicht. Verhoeven eiste afgelopen week met succes een actieve rol van Baan in de informatieverstrekking over knelpunten in de software. "Nu liggen er afspraken dat we in urgente gevallen toegang op directieniveau hebben met BBS of Baan Nederland."
Naast de communicatie is BWU bezig met de structurering van de eigen organisatie. Dit jaar wil men enkele werkgroepen instellen. In eerste instantie weerspiegelen de werkgroepen de oude gebruikersverenigingen en zijn ze branchegericht. Op termijn voorspelt Verhoeven meer functioneel ingerichte groepen. Als de organisatie ingericht is, kan BWU zich bezighouden met inhoudelijke zaken. "BWU is er primair om de belangen te behartigen van gebruikers van Baan-software. Informatie-uitwisseling over nieuwe producten, knelpunten, te gebruiken tools en zelfs maatwerk." De leden kunnen ook informatie krijgen via de website (http://www.bwu.nl), de themadagen en de BWU-periodiek. Ook gebruikers die geen lid zijn, hebben toegang tot bepaalde activiteiten.
