‘Een tijdbom onder het (democratisch) functioneren van de overheid’, zo schetsen De Friese afdeling van de Viag en de provinciale archiefinspectie Frieslân het gevolg van het uitblijven van maatregelen om digitale gegevensbestanden voor de toekomst veilig te stellen.
Op 20 april presenteren de Viag (Vereniging van Coördinatoren Informatievoorziening en Automatisering in Nederlandse Gemeenten) en archiefinspectie Frieslân het rapportNaar een digitaal geheugen. De uitkomsten van een onderzoek onder de eenendertig gemeenten en de zes waterschappen in de provincie noemen ze ‘verontrustend’. Geen van de overheidsinstanties voldoet aan de wettelijke bewaarplichten. Ze kennen geen procedures voor het langdurig (meer dan tien jaar) beheren en bewaren van digitale bestanden. Zonder dat valt niet te voorzien in de drie functies van archivering: ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden, democratische verantwoording achteraf en het veilig stellen van mogelijkheden voor historische onderzoek.
Slechts zeventien gemeenten hebben een informatie- of automatiseringsplan. Slechts één daarvan schenkt aandacht aan langdurig bewaren. Vijf van de zes waterschappen hebben een informatie-/automatiseringsplan, alle zonder bewaarparagraaf. Van de achttien gemeenten met een beveiligingsplan heeft niet één het onderwerp daarin ondergebracht. Vijf waterschappen hebben geen beveiligingsplan. Het zesde heeft ‘deels’ zo’n plan en dat deel heeft geen betrekking op bewaren.
