Het einde van de klucht over de aanbesteding voor afdrukapparatuur van de gemeente Utrecht is nog lang niet in zicht. Pas medio maart 2012 beslist het gerechtshof in Arnhem wat de volgende stap in de gerechtelijke procedure wordt. De zaak rond het hoger beroep van Xerox bevindt zich nog steeds in een schriftelijke fase. Utrecht blijft vooralsnog opgezadeld met een oude generatie printers en copiers (multifunctionals).
Volgens een woordvoerder van het gerechtshof in Arnhem staat de zaak voor 'memorie van antwoord'. Hierbij moet in dit geval de gemeente Utrecht een reactie geven op wat Xerox als eisende partij stelt in een appèlprocedure in civiele zaken. Dat is een schriftelijk gedeelte van de procedure. Van een pleidooi of uitspraak is dus nog geen sprake. Op 14 maart aanstaande besluit het hof wat de volgende stap in de procedure wordt.
Printerfabrikant Xerox stapte afgelopen december naar het gerechtshof in Arnhem om hoger beroep in te stellen tegen een uitspraak van de voorzieningenrechter in Utrecht. Die had beslist dat de gemeente Utrecht terecht een grote order voor afdrukapparatuur aan Ricoh had gegund. Xerox vindt dat die gunning in strijd is met de offerteaanvraag van de gemeente. Eerder al had Océ tevergeefs de order opgeëist bij de Utrechtse rechtbank.
Centraliseren
De order betreft een vierjarige raamovereenkomst voor de verhuur van afdrukapparatuur en toebehoren en het leveren van aanvullende diensten. De gemeente Utrecht is met jaarlijks ruim 23,7 miljoen zwart/wit en bijna vijf miljoen kleurenafdrukken een grootverbruiker. De aanbesteding startte in april 2011. Het huidig contract met leverancier Nashuatech (inmiddels overgenomen door Ricoh) stamt uit 2006 en liep af op 1 november 2011. De overeenkomst is met onbepaalde tijd verlengd. Volgens het hoofd concerninkoop van de gemeente zijn er nog geen stappen ondernomen om over te gaan tot tijdelijke vervanging van de apparatuur.
De gemeente heeft ook nog wel even tijd. Nu nog bestaat de gemeente uit zestien diensten die gehuisvest zijn op circa honderd locaties in de Domstad. De medewerkers (in totaal 4750) maken gebruik van decentraal opgestelde afdrukapparatuur en hebben de mogelijkheid om grotere afdrukopdrachten bij een centrale printerservice te laten uitvoeren. Utrecht wil uiteindelijk naar een groot stadskantoor toe. Dat zal naar verwachting eind 2014 worden gerealiseerd.
Het bijzondere hier is dat Ricoh tot op heden de grote winnaar is. Het oude contract met Ricoh is verlengt en mogelijk onder de oude, veelal duurdere condities. Gelijktijdig is het nieuwe 60 maanden contract nog niet ingegaan. Mocht uiteindelijk worden gegund aan Ricoh krijgen ze er wederom 5 jaar bij, in dit geval tegen de nieuwe condities.
Door de actie van de concurrent komt duurt het dus nog langer voor de gemeente Utrecht weer op de markt komt.
Het is vooral zuur voor de gemeente en haar inwoners. Mijn inschatting is dat Utrecht 10 – 25% kan besparen op een aanzienlijke kostenpost en bovendien nu verstoken blijft van een nieuwe printomgeving die beter past bij de huidige behoefte. Ook een CO2/energiereductie van 40-60% kan nog niet worden gerealiseerd.
De gemeente is hier deels zelf schuld aan doordat ze heeft gekozen voor een complexe berekening van de kosten en het daarbij behorende gunningcriterium. Dat had een stuk eenvoudiger gekund en transparanter.
Ik kan aanbestedende organisaties alleen maar aanbevelen een dergelijke aanbesteding in overleg te doen met een onafhankelijk deskundige die ook op de hoogte is van de laatste marktontwikkelingen. Aanzienlijke kostenreductie, verduurzaming, bekostging op basis van werkelijk volume én een infrastructuur die aansluit bij digitalisering en het nieuwe werken is namelijk heel goed te realiseren.
@Johan Kosters:
“Het oude contract met Ricoh is verlengt en mogelijk onder de oude, veelal duurdere condities.”
‘Mogelijk’? Oftewel… Puur giswerk?
Wat is ‘het nieuwe werken’? Net zoiets als ‘web 2.0’? Een beetje een ongedefinieerde term?
“Ook een CO2/energiereductie van 40-60% kan nog niet worden gerealiseerd.”
Een dermate hoge en m.i. overdreven gunstige schatting van reductie dat hier sprake moet zijn van insider-informatie. Dit lijkt wel erg veel op een reclame-praatje…
Beste M, in tegendeel. Geen insite informatie. Ik heb de aanbesteding gezien aangezien die publiekelijk beschikbaar is geweest. Daarnaast de discussie vanuit vakinhoudelijke interesse gevolgd.
De genoemde getallen zijn zaken die wij, als onafhankelijk bureau, voor opdrachtgevers realiseren. De reductie van de CO2 is door 1) consolidate van afdrukapparatuur en de veel betere energiehuishouding van de huidige generatie apparatuur (in vergelijk met 5 jaar geleden) aanzienlijk verbeterd.
Ik heb in de werkgroep voor ‘Criteria Duurzaam Inkopen Reproductie Apparatuur’ gezeten. versie 1.6 is eind 2011 vrijgegeven. Online te vinden bij Pianoo. Daar is het voorstel gedaan omde TEC waarde (indicatie voor stroomverbruik bij vastgelegde test, als onderdeel van EnergyStar certificatie) mee te nemen als gunningscriterium voor printers en multifunctionals. De TEC waarde van de huidige generatie is tot 80% lager dan die van de generatie voor ~2007.
Voor de lezers van Comptable mag m.i. ‘Het Nieuwe Werken’ bekend worden verondersteld. Flexibel kantoor- en werkconcept waarbij informatie digitaal beschikbaar is en via computer, laptop, mobiel en tablet toegankelijk is. Hierdoor specifieke eisen aan de printapparatuur, waaronder Follow-You (dus niet meer zomaar uitprinten, eerst identificeren bij centrale multifunctional) en scanAps om informatie te digitaliseren en op te slaan in DMS met de metadata.
Toegegeven er is een stukje reclame, namelijk het advies tijdig inschakelen van deskundigen, omdat de meeste organisaties eens in de 4-5 jaar een dergelijk traject doorlopen en daarmee de kennis en ervaring missen.
Misschien moet de overheid eens af van dat openbaar aanbesteden. Ik geloof niet dat het daar goedkoper of eerlijker van wordt. Het kost alleen maar meer tijd en het zijn vooral de grote jongens die de opdrachten wegslepen.
Als we willen dat de overheid z’n businness efficient runt dan hoort daar ook bij dat ze zelf hun inkoopprocedures bepalen.