De stadsregio Rotterdam, een samenwerkingsverband van vijftien gemeenten in de regio Rijnmond, heeft een nieuw document management-systeem van ecm-leverancier OpenText in gebruik genomen. Implementatiepartner One Fox heeft de tachtig medewerkers van de stadsregio in één keer overgezet naar een volledig nieuwe installatie van OpenText eDocs 5.3 met Office 2010.
De eDocs 5.3-omgeving wordt hosted aangeboden en beschikt ook over directe integratie met de zakendossiers, record management en nieuwe huisstijlsjablonen. De stadsregio beschikt nu over een snelle en stabiele document management-omgeving toegespitst op hun bedrijfsprocessen.
De stadsregio Rotterdam heeft zich los gemaakt van DocLoods, het dms (op basis van eDocs) van de gemeente Rotterdam en heeft hiermee een aantal noemenswaardige verbeteringen doorgevoerd. 'De verbeteringen zijn behaald door onder meer het maatwerk te vervangen door standaard document management-software van OpenText', zegt Mark Schadé, projectmanager ICT 2012 Stadsregio Rotterdam. 'Dit moet problemen bij toekomstige upgrades vermijden en komt de prestaties van de eDocs-omgeving, qua snelheid en stabiliteit, aanzienlijk ten goede. Daarnaast is er direct een update uitgevoerd naar de nieuwste versie van eDocs 5.3.'
Word, Excel en PowerPoint
Om de nieuwe eDocs-omgeving gebruiksvriendelijker te maken heeft One Fox ook de gebruikersinterface vereenvoudigd. De nieuwe interface heeft een frissere look die in lijn ligt met Microsoft-applicaties. Tevens zijn de niet gebruikte velden verwijderd. Het sjabloonsysteem dat de stadregio voorheen gebruikte, is vervangen door standaard sjablonen in de nieuwe Office 2010-omgeving. Hiermee is voor Word, Excel en PowerPoint een directe integratie gerealiseerd met eDocs. In de nieuwe sjablonen worden door middel van een invoegtoepassing direct gegevens uit eDocs ingevoegd, zonder dat hier een aparte applicatie voor nodig is.
De nieuwe document management-omgeving is binnen twee maanden geïmplementeerd en in productie genomen. 'De eerste gebruikers van de stadsregio Rotterdam reageren positief over de geboden snelheid en de gebruiksvriendelijkheid van hun nieuwe eDocs-omgeving', zegt Schadé. 'De gebruikersinterface, metagegevens en zaken sluiten aan op onze gebruikersbehoefte en zorgen voor een kwalitatief betere ondersteuning van de werkzaamheden.'
