Familiebedrijf Concorp is de derde speler op de Nederlandse drop- en snoepmarkt en onder meer bekend van het dropmerk Autodrop. Door internationale expansie en algehele groei van het bedrijf nam het aantal facturen voor de productievestigingen toe van tweeduizend naar vijfduizend per jaar. Handmatig scannen bleek niet meer toereikend.
Nobel Document Group adviseerde Concorp een optimalisatie van deze documentstroom door de inzet van mfp's, geavanceerde scansoftware voor het snel en efficiënt scannen en beheren van de facturen, en door proactief beheer van het printerpark door middel van managed print services. Waar Concorp voorheen tachtig facturen per dag verwerkte, is het bedrijf door de inzet van ReadSoft in staat om zo'n veertig facturen inclusief appendices per uur te verwerken. Hierdoor is op alle vier de Nederlandse vestigingen van het bedrijf, inclusief het hoofdkantoor in Oisterwijk, aanzienlijk op de (arbeids)kosten bespaard.
Reducering tonerafval
'Onze groei en inefficiënte documentverwerking dwongen ons ertoe op zoek te gaan naar een partij om ons te ondersteunen', zegt Alfred Boers, senior administrator bij Concorp. 'Nobel Document Group bleek voor ons precies de juiste partner. Niet alleen hebben ze ons scanproces geoptimaliseerd, ze hebben ook ons printerpark gemoderniseerd met kwalitatief uitstekende Xerox-machines en ons het beheer ervan volledig uit handen genomen. We besparen daardoor niet alleen aanzienlijk in de kosten, maar digitalisering en reducering van het tonerafval hebben ook een veel minder negatief effect op het milieu.'
Reacties
Hee, dat is leuk.
Oude situatie:
Er worden 80 facturen per dag verwerkt.
Nieuwe situatie:
Er is per dag capaciteit voor 8 x 40 = 320 facturen. (uitgaande van een werkdag van diezelfde medewerker(s).
Laten we voor de discussie aannemen dat er een werkaanbod van 320 facturen is (dat kan tenslotte in de nieuwe situatie verwerkt worden). Ofwel in de oude situatie was er dan een structurele werkachterstand van 80-320=240 facturen per dag. Dan wil ik liever geen leverancier zijn van deze organisatie. Ofwel (als mijn aanname niet klopt) is in de nieuwe situatie sprake van overcapaciteit (320-80 is andermaal 240 facturen).
Readsoft zal echt niet de belemmering zijn om een veelvoud van die 40 facturen per uur te verwerken. Dat betreft tenslotte een scanner waar je een stapel papier in legt. Zodra de leercurve van Readsoft een eind op gang is moet je daar veel meer dan 40 facturen per uur doorheen kunnen halen.
Voor mij een teken dat je die genoemde besparing niet zo maar met het scannen zelf realiseert. Het (niet meer) handmatig in hoeven kloppen van je facturen draagt natuurlijk bij. Grote kans dat de echte besparing zit in het traject daarna (workflow en factuurmatching): het opheffen van indirecte en verborgen kosten bij budgethouders en andere factuurgoedkeurders, het verlagen van je foutmarge en het verminderen van navraag en belletjes van leveranciers.
Overigens heeft de inleiding het over twee productie vestigingen en wordt verderop gesproken over “alle 4” de vestigingen.