Aanbieders van scanoplossingen voor boekingsdocumenten zoals bonnen en inkoopfacturen bieden nog nauwelijks mobiele apps aan. Zes van de 23 onderzochte leveranciers heeft een mobiele app op de markt waarmee gebruikers hun documenten kunnen aanbieden door bijvoorbeeld met hun smartphone of tablet een foto te maken van een kassabon. Die wordt dan via de app direct ingevoerd in de administratie.
Dat blijkt uit het rapport ‘Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking 2015’ van onderzoeksbureau GBNED. Dat concludeert dat de meeste van de onderzochte aanbieders voor het scannen en herkennen van boekingsdocumenten inspelen op de toenemende digitale gegevensuitwisseling, maar achterblijft als het aankomt op mobiele apps.
Volgens de onderzoekers bieden 19 van de 23 aanbieders de mogelijkheid om per klant een mailbox aan te maken waar klanten hun digitale boekingsdocumenten kunnen afleveren. Ook kan zo’n mailbox gebruikt worden om leveranciers van klanten direct digitaal facturen te laten afleveren.
18 van de 23 aanbieders heeft een upload-functie voor documenten. Zo kunnen door de klant ontvangen facturen in PDF-formaat direct via een upload-functie ter verwerking aangeboden worden. 22 van de 23 onderzochte leverancier biedt ondersteuning waarbij factureren in PDF-formaat worden opgeslagen in het digitale (boekings)archief en geschikt worden gemaakt voor herkenning.
UBL ‘defacto-standaard’
Onderzoeker Gerard Bottemanne: ‘Nu de belangrijkste boekhoudpakketten het factuurformaat UBL standaard beschikbaar maken voor hun klanten wordt vanuit scan en herkentoepassingen UBL ook steeds meer ondersteund als digitaal factuurformaat. Scan en herkentoepassingen zijn daarmee steeds meer en meer hybride toepassingen om boekingsdocumenten via meerdere kanalen op een eenduidige wijze te verzamelen en verder te verwerken. Hoewel relatief nieuw bieden nu al 19 leveranciers deze functie, waarvan 13 leveranciers ook de UBL Ketentest succesvol hebben doorlopen.
Bottemanne: ‘Dat UBL als ‘defacto-standaard’ geldt als digitaal factuurformaat valt mede op te maken uit het feit dat nauwelijks andere gestructureerde formaten worden genoemd die ondersteund worden. Eén leverancier noemt GS1 en 6 leveranciers spreken van XML, waarop standaards als UBL en GS1 gebaseerd zijn.’
Toegevoegde waarde
Bottemannne: ‘Over de toegevoegde waarde van het scannen en herkennen van boekingsdocumenten lopen in de praktijk de meningen sterk uiteen als het gaat om een directe tijdsbesparing bij het inboeken. Niet in de laatste plaats heeft dit te maken met de soort van boekingsdocumenten, het aantal boekingsdocumenten en de kwaliteit van de basisadministratie.’
Volgens de onderzoeker was er aanvankelijk binnen de wereld van accountants- en administratiekantoren veel discussie over de toegevoegde waarde en daadwerkelijke tijdsbesparing van digitaal inboeken. Maar het gros van de accountants en administratiekantoren is het eens dat het direct digitaal beschikbaar hebben van boekingsdocumenten (zoals een inkoopfactuur en een kassabon) als nuttig wordt ervaren. Men ziet in dat digitaal uitwisselen van facturen in een standaard formaat werk scheelt en de kans op fouten verkleint. Bovendien zal scannen en herkennen een beperkte levensduur kennen en steeds meer opgevolgd worden door elektronische factuurverwerking.
Het complete rapport dat ook de specificatie van oplossingen van 23 leveranciers en de praktijkervaring van zes accountants- c.q. administratiekantoren bevat is gratis te downloaden.
