Zorginstelling Frion besteedt de infrastructuur van de centrale it-omgeving inclusief beheer uit aan Avensus. Daarnaast gaat de ict-dienstverlener fungeren als de it-helpdesk voor alle medewerkers van Frion. Hierdoor kan Frion zich meer toeleggen op zijn kerntaak: het ondersteunen van mensen met een verstandelijke beperking.
Frion wilde zijn kennis borgen, maar verhoging van het serviceniveau en kostenoptimalisatie waren zeker zo belangrijk. Na een aantal overlegsessies heeft Avensus verschillende scenario’s uitgeschreven. Uiteindelijk heeft Frion besloten uitbesteding in twee fasen door te voeren. De eerste fase was de overname en het beheer van de infrastructuur van de centrale it-omgeving en de tweede fase is de uitbesteding en overname van de servicedesk, het beheer van de decentrale locaties en het fysieke werkplekbeheer. Voorwaarde daarbij was dat het fysieke werkplekbeheer ging worden uitgevoerd door een lokale it-organisatie.
Aansturing door Avensus
Het beheer van de it-omgeving werd kort daarna overgenomen en inmiddels is ook fase twee van de transitie uitgevoerd en worden de eindgebruikers door Avensus ondersteund. Het fysieke werkplekbeheer wordt uitgevoerd door een lokale it-organisatie uit Zwolle, die contractueel en operationeel door Avensus wordt aangestuurd.
Avensus monitort en ondersteunt continu de volledige it-backoffice. De eindgebruikers worden vanuit één beheerteam van support voorzien, zodat de medewerkers van Frion direct een oplossing wordt geboden bij een gebruikersprobleem. De betrokkenheid van Avensus levert Frion schaalbaarheid, rapportage en inzicht. Daarnaast krijgt Frion proactief it-advies op alle ontwikkelingen en veranderingen binnen de organisatie en haar omgeving.
Verhogen serviceniveau
‘Als zorginstelling wil Frion al zijn processen strikt bewaken’, zegt Jo Wetzels, directeur bedrijfsvoering bij Frion. ‘Kostenoptimalisatie begint bij het zo efficiënt mogelijk inrichten van alle systemen. It helpt ons daarbij en levert een bijdrage aan het verhogen van ons serviceniveau. Door delen uit te besteden, geven we wellicht kennis uit handen, maar daarvoor hoeven we zelf niet meer een it-afdeling te onderhouden en kunnen we ons puur richten op het bieden van persoonlijke ondersteuning aan onze cliënten. Daarnaast maken we als organisatie steeds meer gebruik van digitale mogelijkheden.’
‘Naast een technische verandering wordt zeker ook de werkverandering opgenomen in het project’, zegt Manfred Pallencaöe, practise head managed services bij Avensus. ‘Het belangrijkste is dat een dergelijke transitie in een goede, onderlinge samenwerking plaatsvindt. Hierbij geldt voor ons duidelijk afspraak is afspraak; zowel intern als extern. Ook zorgen wij dat de leveranciers van telefonie en software worden aangestuurd en alles op dit gebied via één loket loopt. Door een slimme aanpak van it ondersteunen we organisaties als Frion in efficiency, kostenbeheersing en kennisborging.’
