Fujitsu is afgelopen 1 augustus officieel begonnen als nieuwe ict-partner voor de gemeente Almere (2400 werkplekstations). Na een aanbesteding volgt de ict-dienstverlener Atos op en gaat het voor minimaal vier jaar de werkplek- en rekencentrumdiensten verzorgen. Daarbij wil de gemeente ook de ict-infrastructuur vernieuwen, een 'nieuwe werken'-concept invoeren en een tweede datacenter als uitwijkcentrum laten inrichten.
Ook moet de aansturing worden verbeterd via een service level agreements-checklist en een uniformering van het leveranciersbeheer middels ISO 27002. De samenwerking met leverancier-van-het-eerste-uur Atos verliep namelijk niet soepel. Er was herhaaldelijk gedoe over de monitoring van de prestaties en de kosten en tot twee keer toe waren er grote ict-storingen die het werken onmogelijk maakte.
Gevaar voor continuïteit
Ruim zeven maanden nadat Fujitsu als nieuwe ict-partner door de gemeente Almere werd binnengehaald is de overgang naar de door de nieuwe partner ingerichte en beheerder ict-omgeving echter nog steeds niet afgerond. Accountant PWC blijkt afgelopen najaar in een jaarrekeningrapportage de gemeente al gewezen te hebben op de grote impact die de migratie heeft op de organisatie. '2013 is evenals 2012, een jaar van grote veranderingen op it-gebied. Vooral de transitie van uw leverancier Atos naar Fujitsu heeft grote impact op uw organisatie. Het traject heeft een lange doorlooptijd, verloopt moeizaam en beperkt de beschikbaarheid van uw eigen mensen en middelen', schrijft PWC aan het college van B&W.
Het bureau stelt vast dat opgelopen vertraging onder andere heeft geleid tot een verlenging van de overeenkomst met Atos en het uitstellen van investeringen in hardware (HP-switches en -servers en Unix-systemen), een ict-beveiligingsassessment voor DigiD en de Oracle 11-implementatie (Oracle 10 wordt niet meer ondersteund). 'Wij benadrukken dat het niet vervangen van end-of-life it- componenten gevolgen kan hebben voor de continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking en kan leiden tot down time en data-verlies', waarschuwt PWC.
Verbeterplan
Het bureau snapt dat de gemeente niet wil investeren in de oude Atos-omgeving. PWC raadt wel aan een overzicht te maken van de componenten die minimaal vervangen moeten worden om de risico’s van verouderde hardware te beperken en de continuïteit van de kritische systemen en data te waarborgen. Dat het college een verbeterplan heeft opgesteld en mede op basis hiervan de projectorganisatie en -aanpak heeft aangescherpt, juicht PWC toe maar de accountant adviseert de gemeente 'dringend om blijvend aandacht te houden voor de voortgang en kwaliteit van het transitietraject.'
Wel moet hierbij de kanttekening worden gemaakt dat de gemeente al van begin af aan zich bewust was van de complexheid van de ict-transitie zou betekenen. Het contract met Atos betekende in 2007 de eerste keer dat Almere zijn ict uitbesteedde; zo'n 45 man moesten overstappen naar de ict-dienstverlening. Het contract met Fujitsu - het telefoniedeel is overigens naar Imtech gegaan en wordt wel naar tevredenheid uitgevoerd - is een tweede-genereratiecontract voor minimaal vier jaar (met verlengingsopties van twee keer twee jaar). De waarde van het contract is 14,5 miljoen euro, waarbij de gemeente voor de transitie een extra voorziening heeft opgenomen van 2,6 miljoen euro. Daarvan is inmiddels al zeker 1,6 miljoen euro uitgegeven.
Capaciteitsgebrek
Het college heeft PWC laten weten dat er actief wordt gestuurd op het project en dat naar verwachting in het voorjaar 2014 de transitie en migratie kan worden afgerond. Een zegsvrouw van de gemeente reageert echter niet op de vraag of Fujitsu wel de capaciteit in huis heeft om het omvangrijke transitietraject uit te voeren. De Japanse ict-dienstverlener is in Nederland geen grote speler, maar heeft in Nederland wel al een aantal grote klanten, waaronder recent ING, die aandacht vergen. De woordvoerster erkent wel dat de uitvoering trager verloopt 'dan dat we vooraf hadden beoogd. Dat is inherent aan een transitieproces.' Ook een zegsman van Fujitsu wil niet inhoudelijk ingaan op vragen hierover.
Reacties
Inside informatie bracht ook het volgende na voren:
1. Doordat er inderdaad geen middelen en mensen beschikbaar worden gesteld door de gemeente Almere lopen projecten uit of starten later.
2. Atos levert pas data op de uiterste deadline!!
3. Bij gemeente Almere is naast middelen en mensen ook de volgende te kortkoming: KENNIS
Hallo ING, lezen jullie ook mee? http://www.computable.nl/artikel/nieuws/infrastructuur/5025389/2379248/ing-strikt-fujitsu-voor-werkplekdienstverlening.html
Dat komt ervan als je uitbesteedt terwijl je niet in control bent en dan denkt te kunnen bezuinigen.
Het zou me niet verbazen als alle kosten over de afgelopen zes jaar uiteindelijk hoger blijken dan wanneer Almere de ICT gewoon zelf was blijven doen.
HK,
Die kans is aannemelijk. Outsourcing is niet altijd kostenverlagend en de oplossing voor al je problemen. Zeker niet als je je zaakjes niet goed voor elkaar hebt.
Of Fujitsu nu wel of niet de capaciteit heeft bij college B&W blijkt die in elk geval al lang foetsie. Maar ja de ambtelijke en politieke snoeshanen in Almere lopen geen enkel risico want als het misgaat is het de schuld van IT en die was uitbesteed, dus probleem opgelost!
'Wij benadrukken dat niet vervangen van end-of-life componenten gevolgen kan hebben voor de continuïteit van geautomatiseerde gegevensverwerking en kan leiden tot downtime en data verlies'
En dan vindt die politieke prietpraatpaal in Brussel (Neelie) het gek dat we geen vertrouwen meer hebben in de digitale diensten van de overheid? Jorritsma kan dan wel leuk roepen om herinvoer van de stemcomputer maar ik denk dat dit zeker in Almere dus niet zo'n goed idee is.
Mijn analyse is een beetje op de "tast". Iemand die de situatie beter kent zal hier vast kunnen aangeven of ik het bij het rechte end heb of niet (reacties dus welkom).
Een belangrijk detail in dit artikel is nog niet in de reacties genoemd: "Het contract met Atos betekende in 2007 de eerste keer dat Almere zijn ict uitbesteedde; zo'n 45 man moesten overstappen naar de ict-dienstverlening".
Daaruit maak ik op dat de meesten van deze mensen zijn overgestapt naar Atos en de meesten daarvan zullen nog sterk gelieerd zijn geweest aan de klant "Almere". Waarbij managers denken dat alles wat na de outsourcing goed gaat te danken is aan de strakke SLA's, komt dit echter vaak doordat er nog steeds enige "bezieling" aanwezig is bij de "ge-outsource'te" medewerkers.
Nu gaat men over naar een partij die de gemeente nauwelijks "kent", met alle problemen van dien. Let op: dit hoeft niet alleen kennis te zijn. Kan ook cultuur zijn. Die strookte vanzelf met de eerste partij (in casu Atos) doordat de mensen over gingen. En de nieuwe partij kan daar wel eens een enorme mismatch hebben.
En zeker in het laatste geval (cultuur) zullen er maar weinig partijen zijn die dit in 1 keer goed doen. Zeker igv relatief eenvoudige kantoorautomatisering mag technische kennis niet de grootste bottle-neck zijn. Het gaat dan veel meer om organisatie-kennis en -cultuur.
@Peter In de outsourcing is kwaliteits verbetering en kosten verlaging sterk aan de orde. Daar worden harde afspraken over gemaakt. Atos zal zeker die 45 man voor een deel op andere taken moetn zetten buiten Almere. Bij het overgaan naar Fujitsu hebben die mensen recht om het werk te volgen dus kan Almere de basis kennis behouden. Het gaat hier met name om dat Fujitsus gewoon de kennis niet heeft om dit te kunnen en dit terwijl ze bezig zijn kennis moeten opbouwen, dat neemnt tijd in beslag en verhoogd risico.
@Ewout. Vergeet niet dat er nu een officeel rapport ligt van PWC met de flinke tekortkomingen. Dan nemen ze zeker in de overheid zeer serieurs. Er zullen politiek vragen over worden gesteld en als er niet snel oplossingen komen dan zullen er zeker kopen rollen van politiek personen binnen Almere, dan komen ze niet weg met de IT de schuld te geven.
Dit soort artikelen krijg je alleen wanneer er mensen bij zijn betrokken die geen benul hebben van E2E IT ketens, geen benul hebben van Migratie management en al helemaal geen enkele benul hebben van de wetmatigheden van deze materie.
Wanneer je dat namelijk, of één van de drie, niet bezit, dan krijg je dit soort situaties en scenario's. En dat is eenvoudig aanwijsbaar en oplosbaar en daar heb je nu eenmaal geen puissant betaalde PCW voor nodig dat inzichtelijk te maken.
Begin maar eens met drie bovenstaande, dan kom je al een heel eind.
Eens NumoQuest. Het is weer eens mega complex gemaakt om zogenaamde kostenverlagend te zijn. Ik ben bang dat dit velen malen meer gaat kosten.
Een grote fout in dit artikel is dat de transitie naar Fujitsu niet op 1 augustus 2013 is begonnen, maar dat in december 2012 Fujitsu de transitie kreeg toegewezen en mid januari 2013 het contract getekend is, = startdatum. De gehele transitie moest gereed zijn op 1 augustus 2013, dus alle applicaties, servers en werkplekken. Na een aantal weken werd al geconstateerd dat het niet goed liep.
Dus als ING zou ik mij nog maar eens goed bedenken, want de klant betaald de prijs en niet degene die het contract tekent.
@Criticaster: je mist nog een puntje, die van HK (in control zijn) en van Peter (cultuur van de organisatie en kennis bij leverancier).
@Peter: het gaat idd niet alleen over werkplekken (wat behoorlijk standaard is) maar ook over de overgang van alle applicaties/infra met alle integratie aspecten van dien. En ja, het is cultuur, kennis en ‘in control zijn’.
Zo zie je maar dat het uitbesteden van ICT vaak belachelijk is. En bovendien erg duur, werknemers jawel de gene met kennis zijn vaak de dupe. En krijgen een projectcontract voor de duur van het project.
Een gebrek aan Goed Opdrachtgeverschap? Het lijkt er wel weer op.