Managed hosting door True

'Utrecht kan 4,1 miljoen besparen door ICT'

Dit artikel delen:

De gemeente Utrecht kan 4,1 miljoen euro per jaar besparen door een kwart van de dienstverlening van de afdeling Burgerzaken te digitaliseren. Dat stelt onderzoeksbureau Deloitte na een doorlichting van de gemeente. Om de besparing te bereiken is eerst een ict-investering nodig van 12 tot 15 miljoen euro. Het rapport is onderdeel van bezuinigingsplannen waarmee de gemeente 55 miljoen euro hoopt te besparen.

In het Implementatieplan Dienstverlening Gemeente Utrecht 2011-2013 zijn voorbeelden en verwachtingen uitgewerkt. Zo stelt Deloitte dat het verschuiven van een kwart van alle klantcontacten van de balie naar het internet een structurele besparing kan opleveren van ruim 2 miljoen euro per jaar.

Het omzetten van een kwart van de huidige inkomende post naar e-mail betekent een mogelijke besparing van ruim 1,7 miljoen euro per jaar. Het met een vijfde deel terugbrengen van telefoongesprekken en verbeteringen in het telefoonverkeer kunnen gemeentebreed een besparing van bijna 0,4 miljoen euro per jaar opleveren.

De onderzoekers stellen dat het verbeteren van de informatievoorziening in het eerstelijns klantcontact leidt tot 'zuiverdere' aanvragen en minder bezwaren en benadrukt dat bezwaarafhandeling meestal het duurste product is dat een gemeente aanbiedt.

Minder personeel

De schattingen zijn gebaseerd op ervaringen bij andere gemeenten als Almere en Eindhoven. Het bureau stelt in het rapport: 'Door de dienstverleningsprocessen te stroomlijnen en te standaardiseren en tegelijkertijd zoveel mogelijk in te zetten op een gedigitaliseerde dienstverlening is het mogelijk met lagere kosten een betere dienstverlening te realiseren bij een gelijkblijvend aantal aanvragen.' Het bureau meldt dat door die aanpak bij de gemeente Almere 32 voltijdbanen structureel overbodig zijn geworden.

Het rapport geeft ook een overzicht van de status van de automatisering van verschillende onderdelen van de gemeente Utrecht.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Goed dat gekeken is naar voorbeelden van andere gemeenten. Zie http://www.it-simplification.nl/418-ict-afdelingen-van-418-gemeenten/

Een investering van 12-15 miljoen om een besparing van 4 op te leveren.
Volgens mij moet je het daarom niet doen.
Die 12-15 miljoen worden er snel een paar meer en dan heb je een minimaal een terugverdientijd van 4 jaar.... maar na 4 jaar is ICT ook weer aan vervanging toe.
Waarschijnlijk zijn de kosten wat lager dan maar voordat je dan écht winst hebt ben je zo 6 jaar verder. Uitgaande van dat erg echt mensen ontslagen worden (wat ook nog maar de vraag is). Met een beetje pech belanden die vervolgens in de ww en daarna de bijstand en betaalt de gemeente ze alsnog.
Dan heb ik liever dan ze aan het werk zijn en dat er geen geld naar bijvoorbeeld Microsoft of Oracle gaat.

Automatisering zouden ze dus uit oogpunt van verbeterde dienstverlening naar de klant moeten doen... die kostenbesparing zie ik nog niet zo snel gebeuren.

Ik wil nog wel een stapje verder gaan. Aangezien al dit soort werkzaamheden van gemeentes hetzelfde is kan het makkelijk uit om met z'n allen meerdere applicaties (open-source) te laten bouwen en die met z'n allen af te nemen. En kunnen ze zelf het beheer hiervan of zelf uitvoeren of uitbesteden.
Alleen lijkt me dit politiek gezien onmogelijk uit te voeren aangezien dit nooit geaccepteerd gaat worden door gemeentelijke ego's en de grote ICT (old) boys.

Maar 4.1 miljoen?

Slecht rapport van Deloitte zeg.

Het zou heel mooi zijn, maar ik moet het eerst nog eens zien. Ik vrees namelijk dat Robert wel een punt heeft.

Opvallend trouwens hoeveel zaken zijn aangeschaft, maar nog niet zijn geïmplementeerd.



Erg eens met Robert, dit is een business case waar ik nooit ja tegen zou zeggen. Als je als organisatie een zo groot (financieel) probleem hebt als deze gemeente, dan is het nuttiger om de ambities hoger te zetten. Niet een beetje baliewerk, een beetje telefonie verbeteren, maar de werkwijze en aanpak ter discussie stellen. Amerikanen hebben het vaak over "paving the cowpath", en dat is wat er vaak gebeurt, duur en suboptimaal. Van een extern adviseur zou je meer verwachten (maar die heeft waarschijnlijk ook maar een smalle opdracht gekregen). Mooi project voor Binnenlandse Zaken. Niet alleen meer regie en standaadisatie op de rijksoverheid, maar op de decntrale overheid. Pech voor de ego's maar wel geld besparen en efficiency verbeteren.

In Friesland is een samenwerkingsverband mbt ICT tussen een aantal gemeenten al jaren succesvol - dus inderdaad waarom opnieuw het wiel uitvinden!

Zie: ISZF, het Shared service centrum voor Informatie en Communicatie Technologie (ICT) van 5 gemeenten en hun diensten in Fryslân - www.iszf.nl

Die ego's zitten niet alleen bij verschillende gemeentes, maar ook in de afdelingen binnen de gemeente Utrecht. Als de dienst ondersteuning (ICT) niet (snel genoeg) voldoet aan de vraag van een andere dienst, gaat die gewoon zelf in ICT investeren.

Het kan voorkomen dat priotering van ICT is bepaald op basis van afspraken tussen alle diensten, maar dat één dienst het er niet mee eens is en daarom wat consultants en wat servers laat komen. Liefst om een tijdelijke oplossing te bouwen die niet aansluit bij datgene wat is afgesproken...

De problematiek van uitrekenen wat de besparing door het inzetten van ICT nu werkelijk is, blijft een verhaal waar ik nog elke keer zit te wachten op een integrale beoordeling en beargumentering.

De investering van 12-15 miljoen voor het besparen van 4 is geen optie. Dat zal Deloitte ongetwijfeld anders geformuleerd hebben. En als de terugverdien periode inderdaad maar 4 jaar is, dan wordt niks bespaard. Wat wel wordt gecreëerd is een hoop organisatorische onrust en een (lange) periode waarin de dienstverlening onder druk staat door het (onnodige(?)) veranderingstraject.

Overigens: het verschuiven van interactie met de gemeente naar het internet is geen bron van besparing die voor het oprapen ligt. Zo lijkt het gepresenteerd te worden in het rapport van Deloitte, lees ik uit het artikel. Het feit dat iemand 20 minuten tijd van een ambtenaar aan de balie 'verbruikt' en daarmee alles heeft geregeld wat de burger en de overheid van elkaar nodig hebben, kan geen vergelijk qua besparing of anderszins doorstaan wanneer deze actie tot een eindeloze interactie leidt door mail, verkeerd ingevulde webforms en wat allemaal zou kunnen gebeuren. Zelfs als het voor de 'deskundigen' een simpele taak lijkt die 'makkelijk' via het internet kan. Frustratie bij het kunnen bereiken of interacteren met de (lokale) overheid leidt altijd tot de situatie dat mensen hun eigen ding gaan doen. De kosten die daaruit voortkomen, vallen ergens anders onder dan de ICT (project) kosten, maar is wel verspilt geld van de gemeenschap. In mijn opinie is onze gemeenschap en al haar technologie allang de tijd voorbij waarin mensen zomaar hun eigen ding kunnen doen zonder dat iemand anders daar mee te maken heeft. Zeker in Nederland.

Op termijn gekeken is het automatiseren van taken interessant. Alleen als dan ook werkelijk wordt gekeken naar de omgeving. Is het automatiseren bedoeld om een werkwijze te gaan afdwingen in het kader van 'de computer kan het alleen maar zo verwerken.'? Is het de bedoeling mensen 'overbodig' te maken en dus te kunnen ontslaan? Zo zijn diverse vragen te stellen.

Mocht het betekenen dat mensen inderdaad uit hun baan worden gezet, dan is het in het kader van een overheidsorganisatie nodig om het totaal plaatje te betrekken. Of ambtenaren nu werken of in de WW zitten, ze kosten geld. Wat je doet met mensen in de WW duwen is hun welstand verlagen. Mijn keuze zou zijn: dan maar iets meer betalen en de welstand behouden voor deze mensen.

Het inzetten van ICT betekent geenzins dat de werkzaamheden effectiever en efficiënter gaan. Zoals 'Consultant' al opmerkt: het kan uitermate averechts werken.

Positief aan het hele verhaal is, dat zich (opnieuw, alweer) een kans voordoet voor visionaire (beleids)ambtenaren om meer verbinding te krijgen met bestaande projecten, dure closed source licenties te kunnen inruilen voor open source die, zoals verschillende reacties aangeven, reeds vergaand uitgekristaliseerd en ingeregeld zijn. Kunnen de implementatiekosten waarschijnlijk flink omlaag. Het samen delen van software bronnen is kostenbesparend, efficiënt en duurzaam. Het is een kans om blijk te geven van een geïntegreerde visie op gemeenschap en de plaats die technologie daarin dient in te nemen. Kom dus eens naar buiten met een reactie op dit rapport waarin wordt aangegeven hoe de verantwoordelijke ambtenaren alle aspecten van dit voornemen hebben gewogen en de balans hebben opgemaakt. Het zou, wat mij betreft, een verademing zijn.

Niets veroorzaakt zo'n grote desinvestering als het onvermogen tot samenwerken. Je krijgt versnippering, belangentegenstellingen, afwijkende verwachtingspatronen, scope creep.
Andersom : Niets levert meer op dan coöperatie. Vandaar dat in mijn ICT vak (BI) steeds meer ondernemingen een data governance of IT alignment programma starten.

De businesscase is blijkbaar: veel investeren, weinig implementeren. Voordeel: kan er ook weinig fout gaan.

Ik denk dat men 10 Miljoen kan besparen door het niet te doen!!
Het zou misschien handig zijn als alle gemeenten gebruik zouden maken dezelfde systemen. Dit kan enkel worden ingevoerd als er een landelijke organisatie eisen stelt aan de processen die door de gemeentes uitgevoerd moeten worden.
Tevens moet men zich realiseren dat IT een gereedschap is en geen doel.

Mijn motto:
Gebruik je gezond verstand en houdt de onderzoeks bureau's zoveel mogelijk buiten de deur!!!
De duur betaalde management organisaties moeten zelf maar eens beslissingen/verantwoordelijkheid nemen.

Laten we onnodige bezwaren eens achterwege, een besparing van 20 euro op je WOZ belasting kost de gemeenscap gauw 100 euro of meer, een niet toegekend bezwaar kost hetzelfde! Nederlanders zijn kampioen bezwaarmakers en dat kost bakken met geld (zie stemmen met een rood potlood....)
Ik zie overigens niet in waarom er voor ambtenearen alleen de WW als alternatief is, die kunnen toch ook gewoon elders aan het werk?

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2011-03-15T09:03:00.000Z Pim van der Beek
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.