Dimpact laat bij drie gemeenten een proef draaien met de nieuwe standaard software voor frontoffice- en midofficefunctionaliteit van Atos. Om welk drietal het gaat is nog niet bekend, maar het gaat om een grote, middelgrote en kleine gemeente. Het pilotproject loopt van juni tot december van dit jaar. Na de pilotacceptatie volgt begin 2013 de definitieve oplevering. In de loop van dat jaar zullen de huidige dertig lidgemeenten van de coöperatie over gaan op de nieuwe functionaliteit.
De coöperatieve vereniging Dimpact wees Atos begin februari 2012 als winnaar aan van de aanbesteding voor een nieuwe front- en midofficesuite voor haar dertig gemeenteleden. De automatiseerder had net als de laatst overgebleven concurrent Exxellence een offerte ingediend voor het brede palet aan gevraagde functionaliteit en technologie. Vier andere meedingers, Brein Informatisering, Inter Access, Logica en Pinkroccade, haakten in een eerder stadium af.
Prijsstelling
Dimpact stelt dat het de aanbieders om een scherpe prijs vroeg. De leverancier mocht een eenmalig bedrag per inwoner voor de implementatie, en een jaarlijks bedrag per inwoner voor de licentiekosten offreren. In de aanbesteding is een maximumprijs gesteld, namelijk dat het totale bedrag lager is dan 2,40 euro, inclusief BTW.
De prijsstelling is exclusief eventuele ondersteunende software, zoals RDBMS'en, applicatie- en webservers, besturingssystemen en virtualisatiesoftware. In totaal zijn de dertig gemeenten, die lid zijn van Dimpact, goed voor 1,2 miljoen inwoners. Dimpact heeft de optie om aanvullende licenties af te nemen voor nieuwe leden, tot een maximum van drie miljoen inwoners.
Ingewikkeld
Volgens een ingewijde was de offertestelling een ingewikkelde rekensom, aangezien het tempo van implementatie en acceptatie van grote invloed is op de omvang van de opdracht. 'Dimpact geeft een garantie af voor de dertig gemeenten. Facturatie vindt plaats na acceptatie van elke individuele gemeente. De leverancier mocht zelf bepalen hoe hoog de eenmalige component was en hoe hoog de jaarlijks wederkerende component. Al kan de jaarlijkse bijdrage per inwoner nooit meer bedragen dan 2,40 inclusief BTW. Daarnaast diende de leverancier in ieder geval 0,25 euro per inwoner te reserveren waarvoor Dimpact nieuwe functies mag laten ontwikkelen.'
Voor de leverancier betekent deze opzet in de eerste twee jaar een grote voorinvestering voor de ontwikkeling van standaardprogrammatuur voor de gemeentelijke mid- en frontoffice van Dimpact. In het eerste jaar (2012) is de software nodig voor de proefprojecten bij de drie gemeenten; het tweede jaar (2013) moeten dan de overige 27 gemeenten volgen.
Geen business case
Volgens Dimpact gaven de vier afgehaakte leveranciers aan de gevraagde functionaliteit graag te willen ontwikkelen, maar nu nog niet helemaal voor handen te hebben. 'Dit vergde voorinvesteringen van de betreffende leveranciers. Gegeven dat Dimpact een maximumprijs hanteert in de aanbesteding, hebben sommige leveranciers blijkbaar de business case niet rond gekregen. Exxellence en Atos echter wel', stelt een woordvoerster.
Over de precieze prijs van de uiteindelijke winnaar Atos doet zij geen uitspraken. Wel meldt zij dat in vergelijking met de huidige Dimpact-oplossing bij de nieuwe suite de aangeboden functionaliteit uitgebreider is en de prijs lager.
Lees ook: Dimpact-tender: een gelijk speelveld met hobbels
Lidgemeenten en softwaresuite
Tot de dertig Dimpact-leden horen de gemeenten Hellendoorn, Enschede, Zwolle, Oldenzaal, Emmen, Borne, Coevorden, Oost Gelre, Noordoostpolder, Hardenberg, Borger-Odoorn, Helmond, Gemert-Bakel, Assen, Oldambt, Bellingwedde, Menterwolde, Pekela, Veendam, Velsen, Waterland, Purmerend, Landsmeer, Blaricum, Eemnes, Laren, Kampen, Gilze en Rijen, Landerd en Roermond.
Zij kunnen bij de nieuwe standaard frontoffice- en midofficesuite straks kiezen uit een basis die bestaat uit:
Frontoffice:
– E-loket en product-dienstencatalogus (PDC / kennisbank)
– Webintake (e-Formulieren)
– Persoonlijke informatievoorziening (Mijn Loket)
– Klantcontactsysteem (KCS)
– Content Management Systeem (CMS)
Midoffice:
– Zaaksysteem
– Document Management Systeem (DMS) met recordsmanagement, geïntegreerd in het Zaaksysteem
– Intergemeentelijke collaboratie (keten- en projectsamenwerking)
– Broker / ESB en adapters (koppelingen)
– Gegevensmagazijn
Na 2013 volgen jaarlijkse 'plateaus' waarin nieuwe functionaliteit ter beschikking komt, zoals geavanceerde KCS-functionaliteit (onder andere telefoonintegratie, contentintegratie, ‘enterprise search', crm, baliefunctionaliteit), Bestuurlijke besluitvorming (BIS), één beheerinterface en multi-tenancy op basis van één codebase / SaaS.
Naast de voorgedefinieerde basisfunctionaliteit en de plateaus heeft Dimpact een aantal opties in de aanbesteding opgenomen:
– Front- en backoffice plug-ins
– Geavanceerd Geografisch Informatie Systeem (GIS)
– Gegevensdistributie (ofwel datadistributie)
– mGBA
– Raad Informatie Systeem (RIS)
Bron: Dimpact
