Een tijdelijke ict-autoriteit die toeziet op ict-projecten bij de overheid maakt de situatie eerder complexer dan minder complex. Dat stelt voormalig rijks-cio Maarten Hillenaar in een interview met Computable. 'Je kunt beter de verantwoordelijkheid laten waar die nu ligt, bij de organisatie of het departement waar het ict-project de grootste gevolgen heeft voor de primaire processen', stelt hij.
‘Als de tijdelijke ict-autoriteit gaat toezien op naleving van gemaakte afspraken over bijvoorbeeld de architectuur, de standaarden of hergebruik gaat dat helpen, maar die taken kun je dan net zo goed bij de rijks-cio leggen.’ Hillenaar reageert op een aanbeveling in het eindrapport ‘Naar grip op ICT’ om een tijdelijke ict-autoriteit in te richten die orde moet scheppen in de problemen met grote ict-projecten bij het rijk.
Hillenaar: ‘Anders dan vijf jaar geleden, toen ieder departement alles helemaal zelf deed, zou de rol van de rijks-cio nu steviger kunnen worden ingericht.’ Daarmee reageert hij ook op de bevindingen van de tijdelijke ict-commissie over de invloed van de rijks-cio. Die wordt volgens de commissie bepaald door de ‘overredingskracht’ van de rijks-cio, maar volgens de commissie heeft de rijks-cio in principe niet meer macht dan de cio’s van de departementen.
Hillenaar die tussen 2009 en 2014 de functie van rijks-cio bekleedde en tweemaal voor de commissie verscheen zegt: ‘Mijn bevoegdheden waren afgeleid van de rol van de minister van Binnenlandse Zaken (nu Wonen en Rijksdienst) en die is verantwoordelijk voor het werken van het systeem van afspraken over ict-beleid bij het Rijk. Dat is een beperkte rol, maar ik ben daar niet rouwig om.’ Volgens Hillenaar is de manier waarop binnen het rijk en in meer algemene zin tegen de rol van de cio wordt aangekeken veranderd. ‘Er waren vijf jaar geleden nog geen cio’s. Inmiddels zijn die geaccepteerd en vrijwel overal gewaardeerd.’
Gateway-reviews
Hillenaar benadrukt dat er naast de misstanden die in het rapport worden genoemd ook een flink aantal ict-zaken in gang is gezet. ‘Er wordt gewerkt aan de uitwerking van één gemeenschappelijke I-strategie. Je kunt dus wel degelijk stappen zetten. Waar het ging om de grote ict-projecten zijn er nu gateway-reviews, er is een ict-dashboard (overzicht van de voortgang van projecten, red.) en er is een pool van eigen projectmanagers en het opdrachtgeverschap beter ingevuld. Waar we in eerste instantie rapporteerden over projecten boven de twintig miljoen hebben we de grens naar vijf miljoen verlaagd.’
Heel goed en helemaal eens met Maarten Hillenaar! Het bureau BIT zal waarschijnlijk alleen extra overhead creeeren en weinig toevoegen. Kun je beter inzetten op de bestaande CIO’s meer beslissende macht te geven.
Daarnaast is complexiteitsreductie mij nummer 1 architectuurprincipe welke van toepassing is op de overheid. Vooral nu je weet dat je als overheid de competenties en capaciteiten niet hebt om ICT projecten goed uit te (laten) voeren.
Naar aanleiding van de Rekenkamer rapporten in 2007/2008 ging de Rijksoverheid tot het benoemen van een departementale CIO. Dit zou, net als in de private sector, het aantal falende projecten moeten terugdringen. Bij de private sector is het echter niet veel beter en, nu 4 jaar later, blijkt dat de benoeming van een departementale CIO op sommige departementen halfslachtig is uitgevoerd. Het heeft geen significante verbetering opgeleverd.
Ook is naar aanleiding van de rapporten van de Rekenkamer overgegaan tot de aanschaf van een Gateway Review methode. Ook dit heeft blijkbaar nog onvoldoende opgeleverd.
Feit is dat de overhead aan interne opdrachtnemerskant (!!) is vergroot en dat de overkill aan control is toegenomen (conclusie Rekenkamer).
En dan nu de BIT: eveneens een toename van de overhead en, zoals uit bovenstaand artikel blijkt, de toename van de complexiteit?
Zie ook ons artikel over falende projecten: ongrijpbaar of hardnekkig op http://www.eestum.eu/pubmenu/overzicht-publicaties/13-falende-projecten
De Rijks CIO dan wel het BIT zou niet moeten sturen of controleren op projecten cq programma’s, maar vooral op het faciliiteren van de volwassenwording van ICT binnen de overheid. Het is vooral een kwestie van veel inspanning en leren omgaan met 2 machtige systemen:
Systeem 1: de ontwikkling van ICT informatiesytemen.
Systeem 2: de werkwijze en de cultuur van de overheid en de politiek
Das best een kluif om hier mee te leren omgaan.
Beste Maarten,
Goed stuk om te beginnen. Het is zoals altijd met politieke zaken. Je laat een onderzoekje uitvoeren door lieden die zelf affiniteit en competentie van het betreffende ontberen, balblaat veel voor de vaak weg. Presenteerd een rapportje dat een ander binnen vier weken geschreven zou kunnen hebben en…. ik voorspelde het al, je komt met een grote pleister. Been there, done it! En we kunnen weer over tot de orde van de dag.
Afgezien van mijn persoonlijke fulmineren en aversie tegen dit soort praktijken, één heel simpele term die ik dan toch mis van deze Weledelehoogachtelijkeedelgestrengeopposanteopportunistische heren en dames.
Standaardisatie
Niemand kwam klaarblijkelijk op het lumineuse idee gewoon te stellen dat je heel veel wint met standaardisatie
Gedragscode
ja er moet een gedragscode worden afgesproken maar hoe die er uit zou moeten zien? Geen letter
Protocol
Ik las in het rapport ook helemaal niets terug van een eenduidig protocol waarr de gehele overheid zich vanad dagdatum xx.xx.xxxx aan zou moeten gaan houden. Nog niet eens als advies
Stappen gezet
Er zullen bij de overheid best wel stappen zijn gezet, maar klaarblijkelijk hebben die gewoon en nog steeds niet geleid tot hetgeen je met IT tract te bewerkstelligen. Want één van de wetmatigheden van en in IT is nu eenmaal,” Ga je op onjuiste wijze of onnadenkend om met IT, dan leverd dit je gegarandeerd heel veel hele hoge rekeningen op.”
En laat nu juist dat hetgeen zijn waar wij met zijn allen nu al jaren tegen aan aan het kijken zijn…..
Wil iemand mij nu nog vertellen dat er bij de overheid stappen worden gezet? You must be kidding, realy.
Iedereen die ooit een opdracht bij de rijksoverheid heeft gehad waar meerdere afdelingen bij betrokken zijn, weet hoe lastig het is de neuzen een kant op te krijgen. Vanuit de interne organisatie is er nauwelijks control op de uitvoering van de primaire processen.
Wie bij de overheid aan de slag wil moet gevoel hebben voor zogenaamde “politieke verhoudingen”. In de praktijk blijkt er sprake van eilandvorming en heftige belangenbescherming. Wie daar niet tegen kan of niet mee om kan gaan, loopt een verloren race. Ligt dat dan aan de ICT? Nee, natuurlijk niet. Het ambtenarenbolwerk wordt door zeer veel lieden, vooral die van de oude garde, in stand gehouden. Stel je voor dat ze echt gingen samenwerken – er zou een enorme afslankingsoperatie nodig zijn om alle overbodige ambtenaren uit laten stromen. Dat kost te veel, want veel kunnen nergens anders terecht.
Dus blijven we op basis van vage plannen en hoog-over concepten, halfslachtige afspraken maken met ICT leveranciers die handenwrijvend minimum offertes doen met in de kleinste lettertjes alle ruimte om extra inzet te declareren als deadline moet worden gehaald, de opdrachtgever beter moet worden ondersteund of ergens lijken uit de kast komen die discreet moeten worden opgeruimd omdat de afdeling toch stiekem haar eigen agenda hanteert.
Er is af en toe echt niet door te komen. Hoe makkelijk is het dan om de ICT de schuld te geven? Te makkelijk. Men houdt dus vol dat niemand ICT “snapt”, dat ICT slecht communiceert met de business en dat men amper benul heeft van de enorme mogelijkheden. Ik geloof er geen bal van. Ambtenaren zijn geen domme mensen. Die weten heel goed wat de mogelijkheden van goede ICT zijn en die weten heel goed dat de juiste vraagstelling de juiste ICT oplossing op gaat leveren.
Maar zolang ze daar niet op aangestuurd worden zullen ze net blijven doen alsof ze gek zijn en blijven ze acteren in een “uiterst complexe” omgeving die bol staat van de “politieke verhoudingen”.
Zolang daar dus niks aan verandert, verandert er ook niks aan de kwaliteit van wat voor traject dan ook. ICT of niet.
Het BIT als extra slot op de deur bij grote automatiseringsprojecten lijkt geen slecht idee, zeker als dat een echt onafhankelijk is, er mensen met werkelijke ICT kennis en praktijkervaring bij betrokken zijn en ze gezag hebben en beslissingen kunnen nemen. Zeker op dit moment waarop de geldveslindende ICT projecten nog lopen. Inderdaad, het vergroot de complexiteit maar al lezende in het rapport krijg ik het idee dat het amper complexer kan. Een van de woorden die veel terugkomt is versnippering. Veel ICT afdelingen, over de departementen heen dan komen er nog diverse commissies voorbij, of het nu over de Ioverheid of over beveiliging gaat.
Die ICT kennis zal er moeten zijn als ik lees dat er geoordeeld moet worden over architectuur, standaarden en hergebruik. Zal al een hele klus voor het BIT zijn. Kan een CIO zonder ICT achtergrond dat wel? Ik betwijfel het en is dat zijn taak wel? Dat het ICT dashboard genoemd wordt als instrument voor de voortgang van ICT projecten is mal. Dat dashboard komt er niet best vanaf. Het lijkt nu een instrument om mooi weer te spelen bij falende en uit de bocht gierende projecten. Alle seinen op groen.
Het BIT kan er wellicht voor zorgen dat vooraf aan het starten van een groot ICT project tenminste een aantal zaken goed zijn voorbereid en doordacht. Nadeel is dat dit weer vertragend werkt aan het begin van een project, en dat dit boven de procedurele aspecten komt van een Europese aanbesteding. En die procedure is ook al intensief. Ook dat zijn allemaal kostenposten, dus moet er goed gekeken worden hoe je dit efficiënt kan doen. Nogmaals ik denk dat het beter is dat uiteindelijk de organisaties zelf de juiste kennis en ervaring opdoen, zodat een extra controleslag niet nodig is, maar misschien is dit in de eerste periode wel een aanvaardbare oplossing.
En de vraag of dit via de Rijks CIO of BIT moet gaan. Mij lijkt dat een Rijks CIO zich vooral moet richten op de visie en het beleid van ICT, en een organisatie als het BIT kan zich focussen op de (voorbereiding op de) projecten met ICT componenten.
Zoals Louis Kossen hierboven al aangeeft stelt het ICT dashboard niets voor. Zie ook de eerdere bijdragen van Rene Veldwijk.
Ik heb een keer zo’n Gateway review gezien, en ook dat is een wassen neus. Door de parameters wat bij te stellen kwam een dramatisch verlopen project er goed vanaf. Het management keek voornamelijk naar het dozijn ‘stoplichten’ waarmee de review werd samengevat. Uiteraard wilden de betrokken ambtenaren en ingehuurde projectmanagers de uitvoerende partij (Crap Gemini) niet voor het hoofd stoten…
Interessant verhaal – en evenzo de reacties. Het toevoegen van een nieuwe laag lijkt inderdaad niet de beste optie en de suggestie de taken Een de middelen!) samen te voegen met de CIO vind ik goed gevonden.
Wel ben ik wat verbaasd over de beoordeling van Nico Verwer over de (in zijn ogen matige) effectiviteit van de Gateway review. Ik heb helemaal in de begintijd een keer deel uitgemaakt van een reviewteam en was verrast over de effectiviteit van de methode. Wat wel heel belangrijk is voor het resultaat is een volkomen onafhankelijk team dat over voldoende competenties en inzicht beschikt om het project te reviewen. Dat kan soms lastig te vinden zijn en als dat niet lukt kan ik me voorstellen dat je magere resultaten krijgt. Maar een goed team dat kan praten met iedereen die ze willen haalt de onderste steen boven: daar ben ik van overtuigd.
De aanbeveling om de rol van de Rijks-CIO te versterken en het voorstel om een BIT in te richten lijken me prima samen te kunnen gaan. BIT kan toegevoegde waarde hebben omdat het onafhankelijk is en verschillende soorten (ook markt)kennis kan bundelen. En ja, uiteraard geldt dat, net als bij alle andere maatregelen die je kunt bedenken, dat functies goed ingevuld moeten worden.