Binnen de overheid worden veel ict-projecten onvoldoende geëvalueerd. Dit ontneemt de kans om te leren en te verbeteren. Dat concludeert promovendus drs. Wouter Bronsgeest van de Universiteit Twente in zijn proefschrift. Hij pleit ervoor om vaker te evalueren en te reflecteren en voor een scherper geformuleerde vraag- en probleemstelling.
Bronsgeest nam voor zijn proefschrift 88 evaluatierapporten van ict-projecten binnen de overheid onder de loep. ‘Eigenlijk kan men beter niet spreken van ict-projecten. Die bestaan niet. Het zijn organisatorische projecten met een ict-component. De pijn zit meer bij de organisatie dan bij de ict’, concludeert hij.
Overheden kunnen de evaluaties van ict-projecten volgens de promovendus op twee manieren verbeteren. Allereerst meent hij dat de kwaliteit van de aanpak en de evaluatievorm onvoldoende zijn. Zo ontbreken in veel evaluatierapporten een heldere vraag- en probleemstelling, conclusies en aanbevelingen. Deze fouten zijn volgens hem makkelijk op te lossen of zelfs te voorkomen.
Het tweede verbeterpunt betreft de inzet van evaluaties. Bronsgeest pleit ervoor om evaluaties vaker in te zetten als terugkerend reflectie- en leermoment. Dit, zodat de overheid opvolging kan geven aan het rapport van de Tijdelijke Commissie ict-projecten (Commissie Elias) over de ict-projecten van de overheid. Die commissie concludeert namelijk dat er weinig geleerd wordt binnen de overheid.
Proefschrift
Bronsgeest promoveert vandaag,11 november 2016, aan de Universiteit Twente. Zijn onderzoek is ondergebracht bij het Centre for Telematics and Information Technology (CTIT) en het Center for eGovernment Studies (CFES).
Reacties
En dan te bedenken dat de echte uitdaging ligt bij het omzetten van de bevindingen uit een evaluatie in structurele verbeteringen. We hebben nog een hele weg te gaan...
En dan te bedenken dat deze jongeman hierop promoveert. Zolang de overheid haar leveranciers niet keihard afrekent obv het niet nakomen van afspraken en niet in staat is haar eigen opdrachten in een fixed result te formuleren (incl onderliggende business case), zullen op dit onderwerp nog wel meer mensen gaan promoveren vrees ik. Wat moet er toch in hemelsnaam veranderen om dat inzicht bij de overheid te laten landen? Nog 10 mislukte projecten (of zoals het regelmatig heet: projecten waarvan de tijdslijnen en bestedingen obv voortschrijdend inzicht zijn gewijzigd)?
De geschiedenis leert dat men niet leert van de geschiedenis. Misschien kan je ook die op die thesis afstuderen.
Wat ik telkens weer mis, ik blijft het maar herhalen, is de telkens weer vergeten of veronachtzaamde allereerste stap. Zorg dat je klant begrijpt wat IT is, hoe het werkt en hoe je met die materie om gaat. Vervolgens maak je je het jezelf enorm eenvoudiger omdat je dan namelijk eindelijk eens iets doet met klantmanagement.
He debiet komt dan in alle trajecten die je met je klant bewandeld en de interrupts tot een minimum beperkt omdat iedereen in dezelfde lijn mee loopt en denkt. Een na-evaluatie behoord gewoon standaard tot de gehele IT keten van TO/IO tot opleveren en nazien van de gevolgde processen.
Ook dat is een stuk wat je als leverancier van de klant moet vragen en onderhouden omdat dat gewoon deel uit maakt van je IT keten. Uiteraard kun je zeggen, de klant vraagt er niet om dus waarom zou ik mij daar dan druk over maken?
Nou mijn antwoord daarop is vrij eenvoudig. Wil je vaker de klant tot jouw klant willen rekenen, dan moet je je klant ook echt het gevoel en idee geven dat je de klant helpt in het aftersales traject. Want wanneer je namelijk een klant hebt die jou uit en t na vertrouwt, dan doe je iets aan toekomst managements en bestaansrecht van je eigen organisatie.
Just a thought.
Ik moet altijd weer lachen om dit soort proefschriften, rapporten en ook zeker om naïeve reacties zoals die van René. Als je, zoals ik, diverse ICT-projecten voor de overheid hebt gedaan, dan weet je dat het probleem als zevenblad in de cultuur geworteld zit. Er is minimaal 1 koninkrijk op iedere 20 man personeel, en die verkeren allemaal in oorlog met elkaar. Alleen al het idee dat men bereid is om serieus te evalueren en reflecteren. Of dat het doel voor ogen een succesvolle live-gang, binnen budget, van broodnodige functionaliteit is. Ik weet wel beter. Prince II regeert. Ze schrijven zich een breuk aan exception reports, en project technisch is er geen vuiltje aan de lucht. Natuurlijk zijn er positieve uitzonderingen, maar die voeren een eenzame strijd.
De grove bezem moet erdoor. Man en paard moet genoemd worden. Maar helaas geloof ik al lang niet meer in sprookjes.