Het nieuwe archiveringssysteem van de Nationale Politie, in 2013 aangeschaft, draait nog steeds niet volledig. Daardoor moet de politie het huidige systeem van Corsa langer in de lucht houden, met een extra kostenpost van 2,5 miljoen euro. Dat bedrag komt bovenop de 12,7 miljoen euro die tot eind vorig jaar is uitgegeven aan het nieuwe systeem, gebaseerd op de Documentum-oplossing van OpenText.
Zo’n 15,2 miljoen euro en 51.000 manuren is de Nationale Politie al kwijt aan de vervanging van het digitale archief. Het archiveringssysteem, Documentum van OpenText, werd in 2013 aangeschaft en draait nog altijd niet volledig. De politie is al jaren bezig met het invoeren van het ict-systeem waarin alle documenten van het politiekorps zijn te archiveren en beheren. Dit meldt het AD na eigen onderzoek.
De aankoop van Documentum, een product van het Canadese softwarebedrijf OpenText, is totaal onderschat, blijkt uit stukken die in handen zijn van de krant. Al in 2014 constateerde de politietop dat ‘het softwarepakket meer complex is dan vooraf ingeschat’. Politie-ict’ers snapten niet hoe het digitale archief werkt. Het systeem blijkt bovendien erg traag te werken op politiecomputers.
Het dagblad meldt dat de politie in 2016 externe consultants invloog om de invoering van het systeem alsnog in goede banen te leiden. Dat lukte niet op tijd: de politie moest begin dit jaar 2,5 miljoen euro uitgeven om het huidige documentmanagementsysteem van Corsa langer in de lucht te houden. Volgens het AD heeft de politie ook al 12,7 miljoen euro uitgegeven aan het nieuwe systeem. Het merendeel daarvan ging op aan licentiekosten en onderhoud. Daarnaast werden 51.000 manuren in het project gestopt.
Geen kant-en-klaar-systeem
Documentum was jarenlang onderdeel van EMC, maar is vorig jaar september overgenomen door OpenText (nadat EMC was gekocht door Dell). In een reactie aan Computable stelt een politiewoordvoerder dat de overname geen rol heeft gespeeld in de vertraagde invoering van het systeem. Ook vertelt hij dat er geen implementatiepartner bij de invoering betrokken was. Oorzaak van de vertraging is volgens hem een verkeerde inschatting geweest. ‘We hebben ons verkeken op het systeem. We dachten een kant-en-klaar systeem te krijgen, maar het moest nog volledig worden ingericht. Omdat we een tekort hadden aan mensen met kennis hierover, hebben we consultants aangenomen om onze it’ers op te leiden.’
Het kennisniveau is nu op peil en het systeem werkt niet meer traag, beweert de zegsman. ‘We werkten eerder met Internet Explorer 8 en daarop was Documentum erg langzaam. In 2015 zijn we overgestapt op Google Chrome en nu werkt het archief naar behoren.’ OpenText wil zelf niet op het nieuws reageren en verwijst naar de politiewoordvoerder.
Vertraging
De invoering van de software is ongeveer met een jaar vertraagd; in juni 2017 zouden alle eenheden met Documentum moeten werken. Momenteel werken zes van de tien politie-eenheden met het archiveringssysteem.
Vernieuwing van het digitale archief is al jaren broodnodig. De politie produceert jaarlijks zo’n zestien miljoen documenten. ‘Die rapporten, verslagen, brieven en aangiftes worden binnen het politiekorps op verschillende manieren opgeslagen en bewaard. Dat werkt inefficiënt en tijdrovend’, zo schreef de politie in 2012 in een intern rapport.
Zoveelste ICT-debacle
De problemen en kosten bij de invoering van het archiveringssysteem zijn de zoveelste tegenvaller voor de politie op ict-gebied. Recent reed de politie nog een scheve schaats met de iets te uitbundige aanschaf van Microsoft-licenties. Dat leverde eveneens een miljoenenstrop op.
Eind 2016 meldde Computable dat de vernieuwing van de ict bij de politie in het gedrang is en dat het in de lucht houden van bestaande ict-systemen, die verouderd zijn en aan vervanging toe, steeds meer geld kosten. Deze uitgaven dreigen ten koste te gaan van het budget voor de broodnodige ict-vernieuwing, dat pas in 2020 beschikbaar komt en waardoor de politiemedewerker weinig merkt van verbetering. Dit stelde de Algemene Rekenkamer in het onderzoek ‘ICT politie 2016’ waar onze berichtgeving van eind 2016 op gebaseerd was. Met het beheer, het onderhoud en de noodzakelijke vernieuwing van de politie-ict is veel geld gemoeid: van 566 miljoen euro in 2016 tot 661 miljoen euro in 2020.
April 2016 werd door PN nog een migratieteam ingericht. Hiervoor deed PN o.a. uitvraag voor een ‘Technisch Projectleider Documentum/Corsa’ en voor twee ‘Sr. Xillio migratieconsultants’.
In de opdrachtomschrijvingen werd gesteld dat PN de jaren daarvóór EMC Documentum had geïmplementeerd voor de bedrijfsvoeringsprocessen.
En dat nu – onder gebruik van Xillio software – data en content van naar schatting zo’n 26 regionale BTC Corsa implementaties gefaseerd moest worden gemigreerd naar Documentum.
Streven was om eind 2016 de meeste Corsa systemen uitgefaseerd te hebben
De huidige problemen zullen dus betrekking hebben op het *migratie*traject, niet op het *implementatie*traject.
Dit maakt nogal wat uit bij de definitie van een ‘niet werkend systeem’. Oók in juridische zin.
Dat werpt daarmee een heel ander licht op de zaak. Immers, je begint geen implementatietraject als over het daarop volgende migratietraject geen duidelijkheid bestaat.
Ook gezien de andere issues rond politie-ICT roept dit steeds dringender vragen op over het opdrachtgeverschap bij PN, inclusief contractmanagement en programma-management.
ICT en de Roverheid is al decennia een dodelijke combi. Maar ach, het is maar belastinggeld, toch?
Quote ‘We hebben ons verkeken op het systeem. We dachten een kant-en-klaar systeem te krijgen, maar het moest nog volledig worden ingericht. Omdat we een tekort hadden aan mensen met kennis hierover, hebben we consultants aangenomen om onze it’ers op te leiden.’ Unquote
Degene die dit gesteld heeft, moet op staande voet ontslagen worden. Documentum is een Document Management Systeem, en dat is NOOIT kant en klaar. Dat moet je ALTIJD inrichten, net als een SAP systeem, of een Content Management Systeem.
Ik vraag me af of de ooit gestelde business case voor Documentum nog steeds stand houdt. Met het uitgegeven geld had Corsa ook nog 5 jaar in de lucht gehouden kunnen worden….
“We dachten een kant-en-klaar systeem te krijgen, maar het moest nog volledig worden ingericht.” Dat klinkt nogal sneu. Het lijkt er op dat de problemen al voor de aanschaf begonnen zijn. Was het wel duidelijk dat zaken zoals bepalen van requirements, aanschaf, installatie, implementatie, migratie / uitfasering verschillende zaken zijn, die van te voren al op hoofdlijnen uitgewerkt moeten zijn? Het Aanvalsprogramma Informatievoorziening Politie 2011-2014 lijkt meer een uitvalsprogramma te zijn. Was de top niet te veel bezig met de politiek, beloningen, reorganisatie, OR en langzaamaanacties om dit soort grootschalige projecten aan te kunnen sturen?
Inderdaad Jaap, duidelijk een geval van handtekening zetten, zonder dat je van de gevolgen enige kennis hebt.
Het lijkt wel de “standaard” bij sommige overheden……….
“Sneu” is wel zwak uitgedrukt. Maar ik heb zo’n donkerbruin vermoeden dat vanuit de applicatie-/systeembeheer-hoek wel enig tegengas is geweest, dat vervolgens in een la is verdwenen.
Bovendien is er februari 2016 een inspectierapport Nationale Politie over de duurzame toegankelijkheid uitgebracht. Daaruit blijkt dat er voor de invoering van Documentum en de uitfasering van Corsa geen migratieplan was, noch een conversieplan, noch een transitieplan.
Dat verklaart zo’n beetje alles van het huidige migratieprobleem.
Ik vraag mij ernstig af in welke wereld de politie-opdrachtgever leefde en ben dan ook popelend benieuwd naar de kamervragen.
“We dachten een kant-en-klaar systeem te krijgen, maar het moest nog volledig worden ingericht.” Dat klinkt nogal sneu. Het lijkt er op dat de problemen al voor de aanschaf begonnen zijn. Was het wel duidelijk dat zaken zoals bepalen van requirements, aanschaf, installatie, implementatie, migratie / uitfasering verschillende zaken zijn, die van te voren al op hoofdlijnen uitgewerkt moeten zijn? Het Aanvalsprogramma Informatievoorziening Politie 2011-2014 lijkt meer een uitvalsprogramma te zijn. Was de top niet te veel bezig met de politiek, beloningen, reorganisatie, OR en langzaamaanacties om dit soort grootschalige projecten aan te kunnen sturen?
De problemen van de invoering van Documentum zaten al ingebakken in de uitgangspunten. Een belangrijk uitgangspunt was in 2013 dat Corsa als DMS vervangen moest worden door Documentum.
Dat project viel echter samen met de fusie van 26 korpsen, met ieder hun eigen Corsa database, tot één Nationale Politie. Corsa moest door Documentum worden vervangen. Maar de werkprocessen waarvoor het documentmanagementproces in Corsa was ingericht, waren bij alle voormalige korpsen anders georganiseerd.
Bij de projectleiding en stuurgroep ontbrak het inzicht dat invoering van Documentum als DMS voor de Politie ingrijpt in alle werkprocessen. In feite gaat het bij een dergelijk grootschalig in gebruik nemen van een Documentmanagement systeem om het invoeren van het digitale werken. De wijze waarop in werkprocessen de documentaire informatie wordt gestructureerd grijpt in in die werkprocessen.
Die processen waren intussen onderhevig aan een enorme centralisatieslag, waarbij werkprocessen in de diverse nieuwe eenheden van de Nationale Politie werden geüniformeerd. Processen moesten worden geüniformeerd, alvorens men in Documentum het digitale documentmanagement in die processen kon inrichten.
Het inzicht ontbrak dat dit project nooit succesvol zou kunnen zijn als de Business, de eigenaren van de werkprocessen, niet intensief bij het project betrokken zouden worden.
Het idee dat het project implementatie Documentum zou kunnen gaan om het overzetten van documentmanagent van het ene systeem naar het andere is dus een enorme onderschatting van de werkelijke uitdaging geweest.
“We dachten een kant-en-klaar systeem te krijgen, maar het moest nog volledig worden ingericht.” Dat klinkt nogal sneu. Het lijkt er op dat de problemen al voor de aanschaf begonnen zijn. Was het wel duidelijk dat zaken zoals bepalen van requirements, aanschaf, installatie, implementatie, migratie / uitfasering verschillende zaken zijn, die van te voren al op hoofdlijnen uitgewerkt moeten zijn? Het Aanvalsprogramma Informatievoorziening Politie 2011-2014 lijkt meer een uitvalsprogramma te zijn. Was de top niet te veel bezig met de politiek, beloningen, reorganisatie, OR en langzaamaanacties om dit soort grootschalige projecten aan te kunnen sturen?