Gemeente Hengelo krijgt hulp van robot

Dit artikel delen:

Gemeentehuis Hengelo

Hengelose ambtenaren op de afdeling Informatie Management krijgen sinds kort hulp van een virtuele robot. Op de afdeling die documenten beheert, archiveert, registreert en beschikbaar stelt, nemen softwarematige robots allerlei administratieve taken over. De Twentse gemeente claimt een voorloper te zijn met de inzet van robotic process automation (rpa) in Nederland.

Het gaat onder meer om de automatisering van repeterende handelingen en de handmatige invoer van data. Volgens implementatiepartner Coforce uit Ede draait het bij robotic process automation (rpa) om de automatisering van op business rules gebaseerde bedrijfsprocessen door middel van een software-applicatie of ‘robot’. ‘Het is een softwarelaag die over de bestaande systemen wordt gelegd en zodanig wordt getraind of ingericht dat het de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van taken weet te vinden.’

Volgens innovatie- en informatiemanager Arjan Lenferink van de gemeente Hengelo zijn andere gemeenten ook bezig met rpa. Dat zijn vaak pilots, maar zijn gemeente heeft rpa geïmplementeerd in de praktijk. De inzet van rpa in Hengelo, dat ruim tachtigduizend inwoners telt, is onderdeel van een digitaliseringsprogramma waarin de gemeente ernaar streeft om zowel de dienstverlening in de front- als backoffice te verbeteren. Hij vertelt aan Computable dat de gemeente het Kofax Kapow-systeem, dat geleverd wordt door Coforce, in gebruik heeft en dat inmiddels de eerste stappen zijn gezet in het robotiseren van administratieve taken.

Applicaties, spreadsheets en portals

Door taken met een repetitief karakter, zoals terugkerende administratieve processen, te robotiseren moeten medewerkers ontlast worden. Het gaat bijvoorbeeld om het verzamelen, invoeren, valideren en consolideren van informatie uit bijvoorbeeld een combinatie van applicaties, portals of spreadsheets. Door de ondersteuning van robots moet er ruimte ontstaan voor medewerkers om zich met belangrijkere zaken bezig te houden dan het bijhouden en registreren van gegevens. 

In Hengelo gaat het specifiek om het versturen van de uitgaande post rondom besluiten over aanvragen. Daarvoor moest een ambtenaar eerder handmatig de informatie uit allerlei systemen koppelen. 'De halve voltijdbaan die voor die taken was berekend, kan nu ingezet worden voor andere taken zoals het ontvangen van gasten aan de publieksbalie', legt Lenferink uit.”

Arbeidsmarkt

De informatiemanager stelt dat de digitalisering ook een antwoord biedt op de krimpende arbeidsmarkt. ‘We zullen door vergrijzing en de beperkte beschikbaarheid van personeel met minder mensen hetzelfde werk moeten doen. We doen dit niet zo zeer om mensen van hun werk af te halen. We doen dit omdat we efficiënter willen zijn en een betere dienstverlening willen bieden. Dat kan tot gesprekken leiden met medewerkers om ze op andere plekken in te zetten waar ze meer impact hebben.’

Op dit moment wordt de functioneel beheerder van de gemeente getraind om in de toekomst zonder hulp van de implementatiepartner de robot in te kunnen stellen.

Coforce: ‘De rpa-robot die wij hebben ontwikkeld in samenwerking met de gemeente Hengelo richt zich op het automatisch printen van ontvangstbevestigingen voor bijna alle zaaktypen die in Iris (zaaksysteem) zijn ingericht.’ Lenferink: Dat kan ook via koppelingen met leveranciers, maar die zijn vaak heel prijzig en lastig te realiseren. Bij robotisering worden de bestaande stromen en processen in tact gehouden.’

In onderstaande video gaat Coforce in op de voordelen van rpa voor organisaties. 

Robotic Process Automation (RPA)

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Virtuele robots. Het wordt steeds verwarrender. Chatbot, botnet. Of colloboratief, dan is het cobot. Idee was juist dat een robot een fysieke automation tool is. Misschien kan een VM als appliance geleverd gaan worden. Een soort desktop/laptop zegmaar. Met direct attached storage, dat scheelt network overhead. En hostless, je hebt immers geen VM guest meer maar een container, dus zonder dependencies. Afgestemd op de persoonlijke wensen van de gebruiker. De pc, de droom van elke beheer organisatie.
Nu nog software defined, remote, as a service met een dashboard.

Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met je persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2019-02-22T15:44:00.000Z Pim van der Beek
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.