Gemeenten waren in 2021 per inwoner meer geld kwijt aan ict dan in de jaren ervoor. De kostenstijging is vooral te wijten aan uitgaven aan software, en dan met name die voor de Omgevingswet, informatiebeveiliging en dure saas-toepassingen. Dit blijkt uit de ICT Benchmark Gemeenten 2022 van adviesbureau M&I/Partners.
De totale ict-kosten per inwoner bedroegen in 2021 96 euro. Dat is per inwoner drie euro meer dan in 2020 en tien euro meer dan in 2019. Het is het zesde jaar op rij dat de ict-kosten per inwoner meer stijgen dan de inflatie in dat jaar. Bovendien maken de ict-kosten de afgelopen jaren een groter deel uit van de totale gemeentelijke begroting. In 2016 bedroegen de ict-kosten 2,6 procent van de begroting, in 2021 was dit 3,2 procent.
Softwarekosten
De softwarekosten bedroegen in 2021 gemiddeld 33 euro per inwoner, een toename van vier euro ten opzichte van 2020. De helft van deze toename komt doordat gemeenten meer toepassingen afnemen als saas-applicatie. Het financiële systeem en bijvoorbeeld midoffice-software voor de Wet open overheid (Woo) worden daardoor duurder en een deel van de inhuurkosten van personeel verschuift naar software.
De onderzoekers verwachten dat de toenemende kosten van saas-applicaties de komende jaren voortzet. Het aanbod van zulke toepassingen neemt toe, hoewel volgens hen uiteindelijk wel wat applicaties op eigen servers blijven draaien. Voor deze applicaties is geen saas-alternatief of noodzaak van vervanging. De kosten van Office 365, het cloudgebaseerde kantoorportfolio van Microsoft, nemen waarschijnlijk niet meer toe. De meeste gemeenten hebben dit al in coronajaar 2020 geïmplementeerd.
Ook investeren gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden veel in applicaties voor de Omgevingswet, de wet die overheden binnenkort verplicht uiteenlopende omgevingsplannen op een centrale plek te publiceren. Per inwoner kwam deze investering in 2021 neer op een euro extra. Tot slot besteedden de gemeenten ook een euro per inwoner extra aan informatiebeveiligingssoftware, zoals beveiligd mailen, ict-beheertools en E5-licenties van Microsoft.
Personeel en infrastructuur
De gemeentelijke kosten van ict hebben niet alleen betrekking op software, maar bijvoorbeeld ook op personeel en infrastructuur. Deze twee componenten werden in 2021 over het algemeen goedkoper dan het jaar voordien. Gemiddeld daalden de ict-personeelskosten per inwoner van 47 euro in 2020 naar 46 euro in 2021. De daling is eigenlijk een verschuiving van de personeelskosten naar software, doordat personeel steeds vaker via de leverancier wordt ingehuurd.
De gemiddelde kosten van ict-infrastructuur namen af van 18 euro per inwoner in 2020 naar 17 euro een jaar later. De plotse toename van kosten aan servers en storage in coronajaar 2020 zwakte af in 2021. Onder invloed van hoge eisen aan de continuïteit en informatiebeveiliging zullen de kosten van servers en opslag wel geleidelijk blijven stijgen. De kosten van de werkplek en die van netwerk en data bleven nagenoeg gelijk. De spraak- en beeldkosten namen af, waardoor de totale gemiddelde infrastructuurkosten lager uitvielen dan het jaar voordien. Er is in de meeste gemeenten nog geen sprake van grootschalige uitbesteding van de ict-infrastructuur.
Middelgrote gemeenten profiteren
Volgens de onderzoekers worden de hoogste ict-kosten gemaakt door gemeenten met meer dan honderdduizend inwoners. Zulke gemeenten besteedden in 2021 per inwoner gemiddeld 98 euro aan ict. Middelgrote gemeenten, met een inwonersaantal tussen de zestigduizend en honderdduizend, hadden de laagste ict-kosten: gemiddeld 87 euro. Kleine gemeenten waren gemiddeld 93 euro per inwoner kwijt aan ict, voornamelijk doordat zij een minimale omvang nodig hebben om de gemeentelijke taken uit te voeren en softwareleveranciers daarvoor meestal een vast bedrag rekenen.
De hoofdpunten uit de benchmark zijn te vinden op de site van M&I/Partners.
Softwarekosten? Klinkt meer als licentiekosten, zoals ook met SaaS. Typerend trouwens dat gezegd wordt dat de kosten van Office365 niet meer toenemen, klinkt als de raming over het waterverbruik van Microsoft. Misschien wordt het eens tijd om de business case voor open source te herzien want iedereen weet dat de duimschroeven straks aangedraaid worden. De nationale benchmark wordt pas echt interessant als we voorbij de grenzen kijken want als de middelgrote gemeenten efficiënter zijn dan de grote waarom nog inzetten op gemeentelijk herindelingen? Of moeten we de cijfers met een korrel zout nemen doordat je uiteindelijk alles op het costcenter ICT kunt boeken?
Uiteraard zal wetgeving impact hebben op de ICT kosten, de WOO is een leuke als we kijken naar personele kosten van de ‘zwartlakkers’ die naast alle communicatiemedewerkers aangenomen zijn. Meest pragmatische oplossing hierin is alle data weggooien, een toepassing van de Rutte doctrine als het gaat om de groeiende digitale dementie. Nu is data mijn favoriete olifant in de hoek van de kamer waar niemand het over wil hebben. Want spraak- en beeldkosten waren tijdens de pandemie als een comedy. Als burger volg ik namelijk de beraadslagingen vanaf de bank en ik moest lachen om de ‘keukentafel’ politiek hierin.
Wat betreft pieken & dalen is niemand geïnteresseerd in de saaie vergaderingen maar zodra het om de NIMBY van de omgeving gaat dan is de digitale publieke tribune al snel te klein. Wat betreft de bestuurlijke continuïteit zal er in 2020 dan ook flink geïnvesteerd zijn in de infrastructuur toen we door de situatie gedwongen werden tot een digitale equivalent van vergaderen. Een saillant detail, de meeste gemeenten hebben meer dan voldoende netwerk capaciteit tussen de publieke locaties maar het probleem van thuiswerkende ambtenaren en raadsleden ging om de private verbindingen.
Wat betreft een uitvoer van de gemeentelijke taken zijn er de primaire taken welke vooral om een continuïteit gaan, zeg maar de kerntaken die door een pandemie behoorlijk onder druk kwamen te staan. Want ‘never waste a good crisis’ is de vraag of de lakmoesproef van een pandemie de burger vertrouwen geeft hierin want geld is uiteindelijk geen kwaliteitsattribuut.
Als ik mij goed herinner was het motto van de SaaS verkopers altijd dat het goedkoper was om die kant op te gaan: de server werd gedeeld door meerdere mensen, dus de kosten verspreid en dus goedkoper voor allemaal (volgens de gospel van het nieuwe liberalisme). Daarnaast zijn de mensen die besluiten om met SaaS diensten in zee te gaan natuurlijk budgetverantwoordelijk en zullen dan (volgens de gospel van de vrije markt economie) met iets gaan beginnen wat voor iedereen goedkoper is.
Wat nu dus wordt verteld is dat wat er uiteindelijk met bijna alles wat door het nieuwe liberalisme is aangeraakt toch weer duurder gaat zijn dan hetgeen wat we wilden vervangen omdat dat te duur was of zou worden.
De verdediging gaat natuurlijk zijn dat SaaS nog steeds goedkoper zou zijn dan het alternatief. Maar onderliggende getallen zijn niet uit onafhankelijke bronnen te verkrijgen (“wij van WC eend….”).
Open Source oplossingen zijn overigens niet perse gratis of goedkoper, al is de kans wellicht groter. Met open source kan op z’n minst de keuzevrijheid worden verhoogd, omdat gegevensuitwisseling (en dus ook migratie) op papier in elk geval eenvoudiger zal zijn.
Hoe bedoelt u dat de kosten voor Office365 niet meer toenemen? Misschien niet de implementatiekosten, maar de abonnementskosten zullen wel blijven stijgen. Microsoft heeft maanden geleden al een verhoging aangekondigd. Volgens mij is die nog niet ingevoerd, maar dat is een kwestie van tijd.
Daarbij komt dat ze ook steeds weer nieuwe applicaties introduceren, vaak met een kostenplaatje buiten de bestaande Office365 suite om.