De Koninklijke Nederlandse Voetbal Bond (KNVB) heeft zijn scheidsrechter-volgsysteem voor betaald voetbal geautomatiseerd met het platform van software- en consultancybedrijf FileLinx. Met de oplossing moet de KNVB het complete functioneren van zijn (assistent)-scheidsrechters kunnen monitoren. In totaal worden 120 scheidsrechters en assistent-scheidsrechters gevolgd. De implementatie is in vier weken tijd afgerond.
‘Voor het databeheer met betrekking tot het volgen van de prestaties van (assistent-) scheidsrechters betaald voetbal was eerder geen specifieke software beschikbaar binnen de KNVB’, zegt woordvoerder René Mijderwijk. ‘Door een uitbreiding van het ontwikkelings- en opleidingsprogramma is de behoefte aan een op maat gemaakt volgsysteem gegroeid.’ Dit was volgens Mijderwijk dan ook de aanleiding voor de zoektocht naar een geschikt softwareprogramma.
De oplossing die de KNVB zocht was zodanig specifiek dat dit niet met standaardsoftware was op te lossen. Bij deze zoektocht kwam de KNVB uit bij FileLinx. Mijderwijk licht de keuze voor de het softwarebedrijf toe: FileLinx biedt een op maat gemaakt volgsysteem, het is gebruiksvriendelijk en flexibel en er kon een snelle implementatie worden gerealiseerd.’
Het softwarebedrijf uit Amsterdam biedt een documentmanagementsysteem dat gegevens uit alle bedrijfsapplicaties, documenten en email opslaat en doorzoekt.
Snelheid geboden
Het platform van FileLinx moet de KNVB in staat stellen om het complete functioneren van in totaal 120 scheidsrechters en assistent-scheidsrechters betaald voetbal te monitoren. Bij dit monitoren worden ook 91 coaches en waarnemers ingezet. Met behulp van de software verwacht de KNVB in staat te zijn op ieder moment uitlopende gegevens betreffende de verrichtingen van het scheidsrechterskorps te kunnen verzamelen en analyseren. Dit met als doel scheidsrechters en assistent-scheidsrechters beter te kunnen helpen in hun ontwikkeling. Gegevens die hiervoor gebruikt kunnen worden zijn bijvoorbeeld beoordelingen bij wedstrijden en resultaten bij fysieke testen.
De implementatie moest volgens Arjan de Goffau, FileLinx-woordvoerder, snel verlopen, omdat het proces volledig in gebruik moest worden genomen bij de start van het voetbalseizoen. De opdracht werd begin juli gegeven en voor de start van het voetbalseizoen 2015/’16 was de oplevering een feit. ‘In vier weken tijd is de oplossing gerealiseerd precies volgens de wensen van de KNVB’, aldus De Goffau.
Duidelijkheid succesfactor
Volgens beide partijen hielp het feit dat de voetbalbond vooraf een duidelijk beeld had van hoe het proces moest verlopen, mee bij het snel invoeren van het volgsysteem. De Goffau zegt hierover: ‘Dat maakte de vertaling naar de oplossing in FileLinx en de implementatie daarvan snel uit te voeren. Ook tijdens het verloop was de communicatie met de KNVB goed.’
De KNVB beaamt dit: ‘De KNVB had een duidelijk beeld over het gewenste gebruik van het in te richten volgsysteem. In goede afstemming met FileLinx zijn de behoeften voor de inrichting van het systeem tot in detail besproken. In korte tijd zijn alle voor de KNVB benodigde componenten aangebracht in FileLinx. Nadat het systeem was getest, kon er bij aanvang van het voetbalseizoen 2015/’16 worden gestart met het gebruik van FileLinx’, aldus de woordvoerder.
Uitkomsten workshop
De Goffau legt uit dat het proces ook zo duidelijk verliep, doordat de implementatie begon met het uitvragen van dit proces tijdens een workshop. ‘In deze workshop leverden de belangrijkste gebruikers hun input en zorgen FileLinx-consultants voor een blauwdruk van het proces. Tevens werd de eerste inrichting in FileLinx bedacht.’
Vervolgens gingen de consultants aan de slag om de oplossing in FileLinx te configureren, aldus De Goffau. ‘De configuratie werd aan deze belangrijkste gebruikers gepresenteerd om te toetsen of de uitkomsten van de workshop behaald zijn. Meestal volgen hieruit wat kleine punten die snel verwerkt kunnen worden. Direct hierna ging de KNVB aan de slag met het testen van het proces in FileLinx. De punten die hieruit kwamen, werden door onze consultants verwerkt, waarna de oplevering en live-gang plaatsvonden.’
Uitdagende implementatie
Volgens De Goffau was de implementatie voor de consultants een extra uitdaging, omdat de oplossing in vier weken opgeleverd moest worden. ‘Ook de privacy-gevoelige informatie over scheidsrechters maakt extra zorgvuldigheid noodzakelijk.’ Voor de KNVB kwamen er bij het in gebruik nemen van de software nog enkele details naar boven, zoals het aanpassen van een datumnotitie, het vergroten van de maximale tekstgrootte van een invoerveld en het maken van een kleine aanpassing in gebruikersrechten. Volgens Mijderwijk konden deze zaken binnen korte tijd worden aangepast door FileLinx.
FileLinx-consultants boden ondersteuning toen de oplossing in productie was en direct na het na het project tijdens het in gebruik nemen. De oplossing is nu volledig in gebruik, maar wordt niet beheerd door de it-afdeling van de KNVB. Dat ligt binnen de afdeling scheidsrechterszaken betaald voetbal zelf.
